Ustawodawca zadbał o to, by nie dublować niepotrzebnie obowiązków związanych z cyfrowym fakturowaniem
Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 kwietnia dołączą do nich także mniejsze podmioty. Zostają najmniejsze przedsiębiorstwa, które zostaną objęte tym obowiązkiem od 2027 r. Wydawać by się mogło, że ustawodawca zechce włączyć do systemu absolutnie wszystkie firmy działające w Polsce. Okazuje się jednak, że tak nie jest. Wyłączenia z KSeF jak najbardziej istnieją i dotyczą sześciu kategorii podmiotów.
Nie mam przy tym na myśli wspomnianych już najmniejszych przedsiębiorstw, określanych mianem "wykluczonych cyfrowo". Owszem, podatnicy, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, mogą liczyć na taryfę ulgową w postaci odroczenia obowiązku do 1 stycznia. Im jednak Ministerstwo Finansów nie zamierza odpuścić, choć można się oczywiście zastanawiać, czy jest to dobre rozwiązanie.
Żeby ustalić, jakie podmioty zostaną zwolnione z obowiązku stosowania KSeF, musimy sięgnąć do art. 106ga ustawy o VAT. Znajdziemy w nim sześć kluczowych wyjątków od zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy systemu. Trzeba przyznać, że niektóre z nich są dość istotne.
Sprawdź polecane oferty
Nawet 1200 zł w tym 300 zł na Mikołajki
Citi Handlowy
RRSO 19,91%
W pierwszej kolejności warto wspomnieć o podatnikach korzystających z procedur VAT OSS i VAT IOSS. Chodzi o rozliczenie internetowej sprzedaży wysyłkowej do innych krajów Unii Europejskiej oraz sprzedaży na odległość towarów importowanych. Wyłączenia z KSeF w tym przypadku nie dziwią. Alternatywę stanowiłoby w praktyce dublowanie obowiązków.
Drugi przypadek również jest dość oczywisty. Ze zwolnienia ze stosowania KSeF skorzystają te podmioty, które wskaże w stosownym rozporządzeniu Minister Finansów. Zawsze warto sobie zostawić uchyloną furtkę na wypadek, gdyby okazała się potrzebna. Na uwagę zasługuje zwrot "odpowiednio udokumentowanych". Po raz kolejny można dostrzec chęć uniknięcia nakładania na podatników podwójnych obowiązków sprawozdawczych.
Wyłączenia z KSeF dotyczą przede wszystkim firm zagranicznych bez siedziby i miejsca wykonywania działalności w Polsce
Trzeci wyjątek śmiało można określić mianem interesującego. Wyłączenia z KSeF obejmą faktury wystawiane osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Na pierwszy rzut oka brzmi to całkiem rozsądnie. W trakcie konsultacji społecznych okazało się jednak, że:
[...] przedsiębiorcy sygnalizowali potrzebę zmiany tej regulacji z uwagi na to, że takie
rozwiązanie stanowiłoby dla nich przeszkodę w stosowaniu KSeF powszechnie, bez względu
na status nabywcy, a tym samym brak byłoby oczekiwanych efektów digitalizacji procesu
wystawiania e-faktur. Proponowane rozwiązanie ułatwi podatnikom wywiązywanie się z
obowiązku wystawienia faktur w KSeF i uwolni wystawcę faktury z potencjalnej
odpowiedzialności za pominięcie tego obowiązku.
Powyższy cytat pochodzi z uzasadnienia do korekty tego rozwiązania w ostatniej nowelizacji do nowelizacji. Proponowanym rozwiązaniem jest pozwolenie przedsiębiorcom w takich sytuacjach na dobrowolne skorzystanie z KSeF. Wystawienie e-faktury nie będzie wymagało przy tym zgody ze strony konsumenta. Decyzja w całości będzie leżała po stronie podatnika.
W podobnym duchu ustawodawca potraktował pozostałe trzy bardzo zbliżone do siebie wyjątki. Z KSeF nie będą musiały korzystać także te firmy, które nie posiadają na terenie naszego kraju siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Piąty przypadek dotyczy firm nieposiadających siedziby na terytorium RP, które co prawda dysponują stałym miejscem prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w żaden sposób w transakcjach, dla których wystawiono fakturę. Przy czym warto pamiętać, że firmy zagraniczne mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pomocą KSeF, jeśli mają takie życzenie.
Na koniec mamy wyłączenie ze stosowania KSeF dla podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium któregoś z pozostałych państw członkowskich Unii Europejskiej i zarazem korzystającego z polskiego zwolnienia z VAT.
Czy to oznacza, że do uwolnienia się od obowiązku stosowania KSeF wystarczy przenieść działalność gospodarczą za granicę? Czysto hipotetycznie rzecz ujmując, mogłoby to być wykonalne. Nie sposób jednak nie zauważyć, że tam również może funkcjonować jakiś odpowiednik polskiego KSeF, albo tamtejsze władze przymierzają się do jego wprowadzenia. Wydaje się więc, że od cyfryzacji fakturowania tak naprawdę nie ma ucieczki.
