Pewne wydatki związane z mieszkaniem – o ile prowadzona jest w nim działalność gospodarcza – można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Jak jest jednak z wynajmem? Okazuje się, że wynajem mieszkania, pod pewnymi warunkami, również można uwzględnić w kosztach firmowych. Kiedy jest to możliwe?
Wynajem mieszkania w kosztach firmowych
Pewna przedsiębiorczyni postanowiła zwrócić się do fiskusa o interpretację indywidualną (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.225.2024.2.MW) dotyczącą możliwości wliczenia wydatków ponoszonych na wynajem mieszkania w koszty firmowe. Kobieta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której świadczy usługi wspomagające transport; jest zameldowana i prowadzi działalność w jednym mieście (A), natomiast ze względu na charakter świadczonych przez nią usług, wynajmuje pokój w innym mieście (B). Wszystko ze względu na fakt, że kilka razy w miesiącu pełni w mieście B dyżur telefoniczny (w ramach umowy B2B), a w ciągu godziny od wezwania, musi stawić się na miejscu (w obrębie miejscowości B). Tymczasem miejsce pełnienia dyżuru jest oddalone od miejsca zameldowania o 300 km – co oznacza, że kobieta nie byłaby w stanie w ciągu godziny dojechać do miasta B i z tego względu wynajmuje tam pokój.
Zdaniem przedsiębiorczymi w takiej sytuacji wydatki na wynajem mieszkania można rozliczyć w kosztach firmowych. I fiskus przychylił się do jej interpretacji:
Odnosząc powyższe do Pani sprawy, skoro wynajem mieszkania jest niezbędny w celu uzyskiwania przychodów z działalności gospodarczej, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Tym samym wydatki na wynajem mieszkania czy pokoju można rozliczyć w kosztach firmowych – choć pod pewnymi warunkami.
Ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy są właściwie udokumentowane
Jednocześnie jednak fiskus zaznaczył, że przedsiębiorczyni musi właściwie udokumentować wydatki poniesione na wynajem pokoju. Jak podkreślono w interpretacji, zgromadzone dowody nie mogą ograniczać się wyłącznie do dowodów stwierdzających jedynie wysokość wydatków z tytułu najmu mieszkania. Oprócz tego konieczne jest także posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajęte zostało mieszkanie. Dowody te powinny umożliwić „w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków”.
