Wykonywanie zadań w godzinach nadliczbowych to zwykle spora uciążliwość wiążąca się ze skróceniem wypoczynku, a zatem i prawa do bycia „offline”. Nic dziwnego, że za pracę ponad normę pracodawca musi zatem zapłacić dodatkowo. Problem rodzi się wtedy, gdy pomimo upomnień wypłata zaległych nadgodzin nie następuje. W takim przypadku pracownik powinien zainteresować się tym, jak wygląda jego ewidencja czasu pracy. Pracodawca udostępnia ją na każde zgłoszone żądanie.

Ewidencja czasy pracy jest to jeden z podstawowych dokumentów, którego właściwe prowadzenie musi zapewnić pracodawca. To źródło wiedzy o liczbie przepracowanych godzin, liczbie godzin pracy w porze mocnej, a także ewentualnych godzinach nadliczbowych. Stąd też zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany do jej przechowywania aż przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu.

W przypadku nieprzechowania dokumentacji kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1.000 do nawet 30.000 złotych. Z kolei fałszowanie ewidencji stanowi przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów i podlega karze od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności.

Ukaranie pracodawcy nie rozwiązuje jednak problemu pracownika domagającego się wypłaty zaległych nadgodzin. Czy zatem w sytuacji, gdy przełożeni nie wypełniają jednego z podstawowych obowiązków nadal możliwe jest udowodnienie pracy ponad przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy? Jak najbardziej. Jak wynika z orzecznictwa sądów brak prowadzenia ewidencji czasu pracy to bardziej problem pracodawcy niż pracownika.

Tym samym można stwierdzić, że rzetelnie prowadzona ewidencja czasu pracy jest doskonałym narzędziem obrony dla pracodawcy. Jeśli jednak przedsiębiorca nie przedstawia stosownej dokumentacji w tym zakresie, musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami w postaci udowodnienia swoich racji przez pracownika we wszelki możliwy sposób.

Jednym z najlepiej ocenianych przed sądem dowodów są te osobowe, a więc zeznania świadków oraz przesłuchanie stron. Pracownik domagający się wypłaty zaległych nadgodzin powinien zatem potrafić precyzyjnie opisać z czego wynikała praca w godzinach nadliczbowych, jakie wykonywał wtedy obowiązki, a przede wszystkim, czy pracodawca wiedział o takiej sytuacji. Do skutecznego dochodzenia zapłaty za przepracowane nadgodziny niezbędna jest bowiem choćby domniemana zgoda pracodawcy na wykonywanie obowiązków ponad ustalone normy.

Świetnym pomysłem będzie powołanie na świadków kolegów z pracy. To oni jako osoby bezstronne mogą zaświadczyć, że dany pracownik z pewnością pracował więcej niż 8 godzin dziennie. Bardzo istotne jest jednak, by potrafili oni umiejscowić w czasie wykonywanie nadgodzin. Być może sami świadczyli pracę w jakimś konkretnym „gorącym okresie” w zakładzie.

Pomocne w postępowaniu przed sądem mogą okazać się prywatne zapiski w kalendarzu, czy notesie. Ich znaczenie jako dokumentów prywatnych nie jest jednak aż tak silne. Coraz częściej dowodem na pracę w nadgodzinach jest za to monitoring oraz prowadzony przez pracodawcę elektroniczny system wejść i wyjść.

Możliwości dowodowe przed sądem pracowników w przypadku braków w ewidencji czasu pracy są zatem naprawdę spore. Warto je wykorzystywać, gdyż w procesie cywilnym to w szczególności powód, a więc pracownik powinien dostarczać dowodów na udowodnienie swoich racji. Bez nich nawet najbardziej zasadne roszczenie nie ma szans na sukces w sądzie.