Tymczasem dane z września 2025 r. pokazują, że wielu z nich nadal nie ma pojęcia, jak ten system działa. Z badania fillup i k24 wynika, że 30% firm wciąż nie podjęło żadnych przygotowań, a kolejne 26% dopiero planuje się tym zająć „w najbliższym kwartale”. W praktyce oznacza to, że ponad połowa przedsiębiorstw nie jest w fazie aktywnego wdrażania KSeF.
Co ciekawe – właśnie w tej najbardziej biernej grupie panuje największy spokój ducha
Aż 53% przedsiębiorców, którzy nie zrobili jeszcze nic w kierunku wdrożenia systemu, deklaruje brak jakichkolwiek obaw. Dla porównania, wśród firm „w pełni gotowych” taki optymizm wykazuje tylko 13% respondentów. Im mniej wiesz o KSeF, tym spokojniej śpisz.
Ten paradoks tłumaczą eksperci. Zuzanna Kwiatkowska, doradczyni księgowo-podatkowa i ambasadorka marki fillup k24, zwraca uwagę, że część przedsiębiorców „hibernuje” nie z powodu lenistwa, lecz z braku zasobów lub chaosu decyzyjnego. Ale nie brakuje też takich, którzy po prostu nie doceniają skali nadchodzących zmian. „30% firm czeka na wytyczne, nie podejmując żadnych działań. To największe ryzyko – bo gdy wytyczne się pojawią, będzie już za późno na spokojne i przemyślane wdrożenie” – ostrzega ekspertka.
Z kolei Monika Piątkowska z e-pity.pl dodaje, że pozorna pewność może być złudna. Wśród ankietowanych aż 72% uważa, że KSeF nie skomplikuje im życia, a 49,3% spodziewa się wręcz braku większego wpływu na codzienną działalność. „To może oznaczać, że część przedsiębiorców po prostu źle ocenia złożoność zmian. Może nie rozumie, jak głęboko KSeF wpłynie na procesy fakturowania, obiegu dokumentów czy relacje z kontrahentami” – podkreśla Piątkowska.
W praktyce KSeF to znacznie więcej niż tylko nowy sposób wystawiania faktur
Od lutego 2026 roku każda faktura sprzedażowa między firmami w Polsce będzie musiała przejść przez centralny, państwowy system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów. To tam będzie nadawany jej numer, czasem też data wystawienia. KSeF ma zapewnić większą transparentność, szybsze kontrole i automatyzację podatków, ale też oznacza całkowitą zmianę przyzwyczajeń – zwłaszcza w mikrofirmach i jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
To właśnie te najmniejsze podmioty, które stanowiły prawie połowę respondentów badania, są dziś w największym niebezpieczeństwie. Brakuje im ludzi, pieniędzy i kompetencji, by wdrożenie przeprowadzić samodzielnie. Jak ostrzegają eksperci – jeśli mikroprzedsiębiorcy nie ruszą teraz z przygotowaniami, to właśnie oni mogą stać się „wąskim gardłem” całej transformacji cyfrowej.
Na szczęście rynek już odpowiada. Dostępne są proste i intuicyjne narzędzia pozwalające wystawiać faktury w formacie wymaganym przez państwo, bez konieczności żmudnej integracji technicznej. Dla wielu firm to może być jedyna realna szansa, by wejść w 2026 rok z porządkiem w papierach (a raczej w danych XML).
Luty 2026 będzie więc testem nie tylko dla przedsiębiorców, ale dla całego państwa. Jeśli wdrożenie się uda, Polska zyska jedno z najnowocześniejszych narzędzi do cyfrowego fakturowania w Europie. Jeśli nie – czeka nas chaos porównywalny z początkiem reformy VAT-u. Dlatego lepiej nie spać zbyt spokojnie. Niewiedza wcale nie jest błogosławieństwem, a już zwłaszcza w tym wypadku.
