Wiele osób, gdy zakłada działalność, zastanawia się czy rachunek firmowy jest obowiązkowy. Pytanie to jest zasadne zwłaszcza na początku działania firmy, kiedy jeszcze przychody nie są duże, a każdy dodatkowy wydatek kosztuje.
Wiele osób się zastanawia czy rachunek firmowy jest obowiązkowy. Otóż nie, ale warto się nad nim zastanowić
Okazuje się, że nie ma w polskim prawie przepisu, który by mówił, że przedsiębiorca musi posiadać specjalny rachunek firmowy. Jeżeli więc ktoś chce, może zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, używać swojego zwykłego rachunku jako tego, z którego będzie płacił rachunki związane z firmą i na który będzie otrzymywać wynagrodzenie.
Nie oznacza to jednak, że nie warto się zastanowić nad tym, czy założyć osobny, typowo firmowy rachunek. Przede wszystkim dlatego, że nie każdy bank pozwala na to, by rachunku prywatnego używać do prowadzenia działalności gospodarczej. Warto więc się dowiedzieć czy nasz bank ma takie obostrzenia w regulaminie. Jednak potem trzeba też śledzić regularnie te zmiany, bo może się okazać, że dziś takich przeciwwskazań nie ma, ale pojawią się one w przyszłości.
Teoretycznie mało który bank decyduje się na zamknięcie rachunku prywatnego, na którym dokonywane są płatności związane z działalnością, tylko dlatego, że taki zakaz jest w regulaminie, jednak często lepiej nie narażać się na to, że w każdej chwili może nas to spotkać.
Prywatny czy firmowy, każdy rachunek trzeba zgłosić do urzędu
Trzeba też pamiętać, że rachunek bankowy, który wykorzystujemy w działalności, należy zgłosić do urzędu skarbowego. Jeżeli nie chcemy, by z jakichkolwiek powodów urzędnicy znali numer naszego rachunku prywatnego, to lepiej założyć osobny, firmowy i go podać. Warto też pamiętać o tym, że przy każdej zmianie banku należy aktualizować te dane także w urzędzie. Stary zaś i niewykorzystywany już numer rachunku można usunąć, w podobny sposób jak zgłasza się nowy, czyli poprzez deklarację CEIDG-1.
Wiele osób nie chce zakładać rachunku firmowego, uznając, że płacenie za kolejne konto nie jest zbyt dobrym rozwiązaniem. Zwłaszcza na starcie działalności, gdy nie wiedzą, czy pomysł na firmę wypali. Jest w tym sporo racji, jednak obecnie wiele banków ma promocje, gdzie przez pierwsze lata przedsiębiorca nie płaci praktycznie nic za konto. Można więc je założyć, nie tracąc na to pieniędzy, a jeżeli biznes nie wypali, to konto zamknąć.
Dodatkowo zaś, kiedy mamy takie konto firmowe, nie ma problemy z księgowaniem wydatków z nim związanych do kosztów firmowych. Kiedy korzystamy z rachunku prywatnego i byśmy chcieli prowizje czy opłaty bankowe wrzucić w koszty działalności, musielibyśmy wyodrębnić tylko te związane ściśle z prowadzeniem firmy. W momencie, gdy mamy konto typowo firmowe, każdy koszt z nim związany będzie powiązany z prowadzeniem działalności.
Prywatny rachunek, a split payment. To tutaj może pojawić się najwięcej problemów
Głównym problemem, kiedy nie mamy konta firmowego, a korzystamy z prywatnego, jest płacenie z podzieloną płatnością. Banki zostały prawnie zobligowane do tego, by do każdego konta powiązanego z działalnością, założyć specjalny rachunek VAT-owy, na który wpływają kwoty związane z VAT.
Działa to tak, że jeżeli wystawimy fakturę na 12 300 złotych, gdzie 10 000 złotych to kwota netto, a 2 300 złotych to VAT, a nasz klient zapłaci za pomocą split payment, to na podstawowe konto firmowe otrzymamy kwotę netto, a kwota VAT pójdzie na konto VAT-owe. Pieniądze z konta VAT-owego mogą być wykorzystywane do płacenia innym kontrahentom za pomocą podzielonej płatności, albo gdy musimy zapłacić podatki. W innych przypadkach są zamrożone na rachunku.
Problemu nie ma, kiedy ktoś nam płaci, a my korzystamy z rachunku prywatnego. Wtedy, nawet jeżeli taka osoba będzie chciała skorzystać ze split payment, to albo otrzymamy całą kwotę brutto na nasz rachunek, albo wróci ona do nadawcy i będzie musiał on zrobić przelew jeszcze raz, w zwykły sposób, bez podzielonej płatności. Jednak zdarzyć się mogą sytuację, kiedy to my musimy zapłacić z podzieloną płatnością.
Ten obowiązek pojawia się, gdy płacimy za transakcję, której wartość przekracza 15 000 złotych, a dodatkowo czynność obejmuje towary lub usługi wymienione w nowym załączniku nr 15 do ustawy VAT. Wtedy nie mamy wyboru i musimy zapłacić za pomocą split payment. Problem jest jednak taki, że jeżeli nie mamy konta VAT-owego, to nie będziemy mieli takiej możliwości.
Opłacenie takiej transakcji ze zwykłego rachunku naraża przedsiębiorcę na sankcje, określone w art. 108a, ust 7 ustawy o VAT-owego:
W przypadku stwierdzenia, że podatnik dokonał płatności z naruszeniem ust. 1a, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.
Oznacza to, że jeżeli kwota VAT-u w tej transakcji wyniosła 5000 złotych, to w takiej sytuacji organ podatkowy może nałożyć karę w wysokości 30% tej kwoty VAT, czyli 1500 złotych.
Założenie rachunku firmowego nie jest więc konieczne do prowadzenia firmy, ale często przydatne, zwłaszcza gdy nasza działalność nabiera rozpędu. Często ułatwia też życie, ponieważ nie trzeba pamiętać np. o kwestiach związanych ze split paymentem. Nie mniej, jeżeli ktoś ma małą firmę, która jest raczej sposobem na dodatkowy zarobek i głównie wykonuje np. drobne usługi, to może spokojnie wykorzystywać swój prywatny rachunek.
