Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to dużo poważniejsza sprawa, niż się wydaje. Czynności te należą w końcu do podstawowych obowiązków pracodawcy, z których wcale nie zwalnia rozwiązanie stosunku pracy. Dokumentacja byłego pracownika pozostanie w firmie jeszcze przez co najmniej dekadę.
Dokumentacja byłego pracownika może zostać w firmie nawet pół wieku
Wydawać by się mogło, że rozwiązanie stosunku pracy, rozliczenie z byłym pracownikiem i wręczenie mu świadectwa pracy kończy relację. Nic jednak bardziej mylnego. Stosunek pracy być może ustał, ale na przedsiębiorcy wciąż ciążą określone obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą. Warto dodać, że nie są to byle jakie obowiązki. Ustawodawca wprost zaliczył je do tych podstawowych. Zgodnie z art. 94 pkt 9b) kodeksu pracy:
Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
Oznacza to tyle, że dokumentacja byłego pracownika zostanie w naszej firmie przez przynajmniej dekadę. Słowo „przynajmniej” wciąż jest warte uwagi. Warto bowiem pamiętać, że okres 10 lat dotyczy przede wszystkim zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych wcześniej może się on zauważalnie wydłużyć.
Jeżeli stosunek pracy został zawarty do 31 grudnia 1998 r., to musimy przechowywać jej akta przez aż 50 lat. Pomiędzy tymi dwiema datami istnieją dwie możliwości. Jeśli złożyliśmy specjalny raport informacyjny do ZUS, to dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 10 lat. W przeciwnym wypadku wracamy do okresu 50 lat.
Należy przy tym wspomnieć, że zamknięcie działalności gospodarczej wcale nas z tego obowiązku nie zwalnia. Jego zignorowanie stanowi wykroczenie. Zgodnie z art. 281 §1 6a) grozi nam grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Taka sama kara dotyczy tych przedsiębiorców, którzy dopuszczają do tego, by dokumentacja byłego pracownika była przechowywana w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Nic nie stoi na przeszkodzie, by dokumenty pracowników przechowywać w formie elektronicznej
Obowiązujące przepisy co do zasady stosują dokładnie ten sam okres przechowywania wszystkich dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to zarówno wszystkich pięciu części akt osobowych, jak i dokumenty dotyczące spraw związanych ze stosunkiem pracy. W razie śmierci pracownika jego prawo do odbioru dokumentacji przechodzi na jego dzieci, małżonka albo rodziców.
Ktoś mógłby spytać, dlaczego to właściwie dokumentacja byłego pracownika jest taka ważna. W końcu z czysto funkcjonalnego punktu widzenia, pracodawcy się ona do niczego już najprawdopodobniej nie przyda. Państwu zależy jednak na niej dlatego, by w razie czego pracownik mógł potwierdzić swoje okresy składkowe i nieskładkowe w sprawach związanych z ubezpieczeniem społecznym. W szczególności chodzi o ubezpieczenie emerytalne.
Jak więc radzić sobie z tym obowiązkiem? Na szczęście przepisy wcale nie wymuszają przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Jak najbardziej możemy zastosować w tym przypadku formę elektroniczną. Kluczowe jest jedynie spełnienie wymogów wskazanych w zacytowanym wyżej art. 94 pkt 9b) kodeksu pracy. Mam tutaj na myśli integralność i kompletność dokumentacji danego pracownika, poufność zawartych w niej danych oraz zapewnienie dostępu tej osobie.
Nic nie stoi na przeszkodzie, by część dokumentacji pracowniczej przechowywać w formie elektronicznej, a część tradycyjnie na papierze. Mamy także możliwość zmiany formy wedle naszego upodobania. Jeżeli postanowimy zdigitalizować papierowe dokumenty byłych pracowników, na przykład po to, by zaoszczędzić sobie miejsce w firmowym archiwum, to powinniśmy sporządzić cyfrowe skany dokumentów. Następnie składamy na nich kwalifikowany podpis elektroniczny albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Zmiana w drugą stronę jest jeszcze prostsza. W takim wypadku po prostu drukujemy dokumenty i składamy na nich swój podpis, stwierdzając w ten sposób zgodność z dokumentem elektronicznym.
