Nikt nie ma wątpliwości, że telefon to jedno z podstawowych narzędzi pracy większości przedsiębiorców. Wydatki na telefon służbowy można też bez problemu wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Czy możliwe jest jednak, by posiadać dwa telefony w firmie jednoosobowej i nadal wliczać koszty obu w koszty firmowe?
Dwa telefony w firmie jednoosobowej a koszty uzyskania przychodu
Aby wliczyć jakiś wydatek w koszty uzyskania przychodu, wydatek ten musi zostać poniesiony w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo wydatek nie może znajdować się w wykazie wydatków w art. 23 ustawy o PIT, czyli wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Tyle teoria.
W praktyce jednak przedsiębiorcy bardzo często zastanawiają się, czy określony wydatek mogą wliczyć w koszty firmowe. Nierzadko zwracają się o wydanie indywidualnej interpretacji w swojej sprawie. Przedsiębiorcy, którzy rozważają taki krok muszą pamiętać, że interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego.
Teoretycznie wątpliwości nie wzbudza możliwość wliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków na telefon – oczywiście o ile jest to telefon używany przez przedsiębiorcę wyłącznie w celach firmowych. Większym problemem jest rozstrzygnięcie, czy to samo możliwe jest, jeśli są dwa telefony w firmie jednoosobowej. Teoretycznie bowiem przedsiębiorcy powinien wystarczać w zupełności jeden telefon (skoro nie zatrudnia pracowników), a drugi może zostać uznany niejako za kaprys i niepotrzebny zbytek.
Tymczasem wszystko zależy jednak od sytuacji. Przedsiębiorca powinien pamiętać, że w razie kontroli ze strony skarbówki musi udowodnić, że oba telefony służą do prowadzenia działalności. A w dodatku – że oba są używane. W innym wypadku wydatek może być uznany za bezzasadny.
Kiedy w takim razie dwa telefony w firmie jednoosobowej będą uzasadnione? Na przykład w sytuacji, gdy jeden telefon służy wyłącznie do obsługi kontrahentów (np. dostawców), a drugi – do obsługi klientów. Inny przykładowy podział? Jeden telefon do prowadzenia rozmów wyłącznie z firmami zainteresowanymi współpracą (np. w zakresie reklamy, wspólnych akcji marketingowych) czy dla prasy, drugi – dla klientów, którzy chcą złożyć reklamację lub mają pytania dotyczące produktu. Możliwości oczywiście jest więcej; dobrze jednak, jeżeli każdy telefon służy do innego rodzaju czynności firmowych.
Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca z telefonu prywatnego przeprowadza czasami rozmowy służbowe?
Innym ciekawym zagadnieniem jest sporadyczne używanie telefonu prywatnego do celów firmowych. Przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę z faktu, że wydatki poniesione na rozmowy służbowe – nawet z telefonu prywatnego – można wliczyć w koszty firmowe. Rozliczenia należy w takiej sytuacji dokonać na podstawie billingów. Może się to jednak okazać niemożliwe np. w momencie, gdy przedsiębiorca używał telefonu na kartę.
