Okres świąteczno-noworoczny to czas, w którym wielu może odpocząć od codziennej bieganiny. To również czas, w którym w życie wchodzi spora liczba zmian w prawie. 1 stycznia 2025 r. jest rokiem wyjątkowym, gdyż począwszy od tej daty dla nowo zarejestrowanych przedsiębiorców, a także prawników (radców prawnych i adwokatów) powstanie obowiązek posiadania skrzynki e-doręczeń. E-doręczenia już od dłuższego czasu prawnikom spędzają sen z powiek. Przypomnieć bowiem należy, że pierwotnie system miał wejść w życie z 1 stycznia 2024 r., jednakże ze względu na niewydolność systemu inaugurację odroczono do 1 stycznia 2025 r. i faktycznie od tej daty system zacznie obowiązywać ale, jak to w Polsce bywa, nie do końca.
E- doręczenia: o co w ogóle chodzi?
E- doręczenia, a w zasadzie doręczenia elektroniczne to system, który docelowo ma zastąpić wszelką korespondencję pomiędzy obywatelami, a szeroko pojętym państwem (urzędy, sądy powszechne, administracyjne, etc.). List wysłany elektronicznie będzie pełnił dokładnie taką samą rolę jak list polecony. Każdy z nas powinien posiadać elektroniczną skrzynkę do doręczeń, na którą urzędy będą dokonywały doręczeń w naszych sprawach, jeżeli nie odbierzemy korespondencji to otrzymamy stosowne zawiadomienie (awizo), a po upływie dwóch tygodni od pierwszego doręczenia poczta będzie uważana za doręczoną. Analogicznie, jako obywatele, mamy mieć możliwość załatwiania swoich spraw za pośrednictwem skrzynki elektronicznej.
W praktyce wszystko wygląda fajnie, ale niestety w całym systemie „kilka niedociągnięć jest”. Pomimo zapewnień, system e-doręczeń nie zacznie obowiązywać od początku 2025 r., a przynajmniej nie dla wszystkich. Od 1 stycznia 2025 r. bowiem powstanie jedynie obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki do e-doręczeń dla pełnomocników procesowych, a także nowo zarejestrowanych przedsiębiorców. Dla przedsiębiorców wpisanych do rejestrów przed tą datą obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń został odroczony do 1 kwietnia 2025 r. Oczywiście sam obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń nie sprawi, że będziemy mogli z niej korzystać, a przynajmniej nie w relacjach z urzędami i sądami. Dla organów administracji publicznej obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń i komunikowania się za jej pomocą, w tym odbierania poczty, odroczono do 1 stycznia 2026 r.
Co jest powodem odroczenia? A to, że urzędy muszą się przygotować, pracowników przeszkolić, etc. Należyte przygotowanie się do nowej instytucji jest zatem dla zarządu – a tobie Areczku pozostaje partyzancka nauka na własną rękę. Ze skrzynką do e-doręczeń będzie zatem jak z łazienką w komedii z cyklu „Kogiel-mogiel” będzie, ale nie będzie można z niej korzystać. Na tym jednak nie koniec absurdów związanych z tym systemem.
Doręczenia elektroniczne nie są w Polsce zintegrowane
Gdybym Was zapytał, ile macie skrzynek do doręczeń, to pewnie odpowiedzielibyście, że pewnie jedną albo dwie (prywatną w domu/mieszkaniu i firmową). Gdy zapytam ile macie adresów e-mail, też pewnie odpowiecie, że jeden, góra dwa, bo jeszcze służbowy. Natomiast gdy zapytacie przedsiębiorcę, a najlepiej zawodowego pełnomocnika, ile ma skrzynek do e-doręczeń, to zanim wam odpowie pewnie złapie się za głowę, a przy liczeniu i tak się pomyli. W naszym pięknym kraju nad Wisłą nikt nie wpadł bowiem na pomysł, by elektroniczny system do doręczeń zintegrować i w ten sposób istnieje kilka niezależnych od siebie systemów.
Na moim przykładzie mogę wyliczyć następujące skrzynki do e- doręczeń:
1) konto w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych, w którym doręczana mi jest korespondencja w sprawach karnych i cywilnych,
2) konto w systemie e-puap, w którym fakultatywnie doręczana mi jest korespondencja w postępowaniach administracyjnych i podatkowych,
3) konto w Portalu Rejestrów Sądowych, w którym doręczana mi jest korespondencja w sprawie rejestracji i zmian podmiotów wpisanych do KRS,
4) konto w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, w którym doręczana mi jest korespondencja w prowadzonych postępowaniach upadłościowych,
5) konto w EPU, w którym odbieram korespondencję z sądu elektronicznego w Lublinie,
6) konto do e-doręczeń dla prowadzonej przeze mnie działalności, w którym mam docelowo załatwiać wszystkie sprawy administracyjne z tym związane, np. zmianę formy opodatkowania,
7) konto do e-doręczeń jako pełnomocnik, które ma zastąpić e-puap ale póki co tego nie widać, więc pewnie organy będą doręczań korespondencje na jedno i drugie konto,
8) konto do prywatnych e-doręczeń za pośrednictwem, którego mam załatwiać swoje prywatne urzędowe sprawy.
Na dziś posiadam więc osiem skrzynek do e-doręczeń. Trzy ostatnie tylko z obowiązku ale reszty używam w codziennej pracy i jest to dosyć uciążliwe, bo każda z nich działa w innym systemie, każda ma inny sposób potwierdzania odbioru poczty, dodatkowo, niektóre nie informują o tym, że wpływa na nie korespondencja.
Najlepiej działającym systemem jest dla mnie Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. W tym systemie po zarejestrowaniu doręczenia otrzymuje zawiadomienie, które jest dwukrotnie powtarzane 7 i 14 dni od doręczenia. Poza tym mogę korzystać z portalu nie odbierając korespondencji w danej sprawie, dzięki czemu, np. przed doręczeniem uzasadnienia wyroku mogę się z nim zapoznać, przez co mam więcej czasu na pracę. W Portalu Rejestrów Sądowych co prawda otrzymacie zawiadomienie o wpływie korespondencji, ale jednocześnie nie możecie się zalogować na swoje konto bo system od razu doręcza korespondencję. Nie możecie więc załatwić sprawy spółki B, bez odbioru doręczenia adresowane dla spółki A. Jest to absurd, ale jak widać – nikomu nie przeszkadza, bo na zmiany się nie zanosi.
„Najlepszym” systemem jest dla mnie jednak Krajowy Rejestr Zadłużonych; w tym systemie bowiem nie otrzymujecie bowiem żadnych powiadomień o wpływie poczty. Sami musicie monitorować, czy coś do was wpływa czy nie. To tak jakbyście musieli chodzić na pocztę i pytać, czy nie ma przypadkiem do was jakiejś korespondencji. Nie muszę chyba pisać, jakie to byłoby irytujące. Muszę jednak oddać, że tę wadliwość próbowano zmienić, ale na tyle nieudolnie, że wierzyciele otrzymywali za jego pomocą zawiadomienia o wszelkiej korespondencji kierowanej przez syndyka czy sąd w danym postępowaniu. W sprawie upadłości GNB otrzymałem po powrocie z urlopu 721 zawiadomień na e-mail (myślałem, że umrę na zawał), żadne jednak mnie nie dotyczyło.
E-doręczenia do kosza?
Nie. I to zdecydowanie. Jestem zwolennikiem informatyzacji państwa. Jeżeli istnieje możliwość, by doręczenie tradycyjne zastąpić elektronicznym – mówię tak. Dzięki temu unikamy błędów listonoszy, którzy coraz gorzej wykonują swoją pracę. Jednak oczekuję również od państwa tego, że nie będzie wylewało dziecka z kąpielą i wreszcie wprowadzi jakąś reformę dobrze. Może na początek zamiast wprowadzać kolejną formę doręczeń, warto stworzyć i przetestować jeden system, w którym będziemy mogli załatwiać wszystkie sprawy urzędowe i sądowe, system w którym będzie doręczana nam korespondencja – a dopiero potem dodawajmy do niego nowe opcje. Jak już to zrobimy, to może warto wprowadzić w mediach jakąś kampanię edukacyjną i bezpłatne szkolenia dla obywateli by się systemu nauczyli i się go nie bali. Niestety w Polsce pewnie nikt na to nie wpadnie. Szkolić się będą urzędnicy, a my musimy radzić sobie na własną rękę.
