Koszty uzyskania przychodu to zawsze gorący temat, który elektryzuje zarazem przedsiębiorców, jak i księgowych. Często jest tak, że prowadzący firmę najchętniej wrzuciłby w koszty każdy wydatek, jaki poniesie, a obsługujące go biuro rachunkowe wolałoby zachować dużo dalej idącą ostrożność. Ekspres do kawy w koszty firmowe? Jasne, ale tylko w niektórych przypadkach.
Nie ma chyba bardziej gorącego tematu związanego z prowadzeniem działalności, jak określenie czy dany wydatek może być ujęty w kosztach uzyskania przychodu. Jest to o tyle istotne, że przypomnijmy, iż zaliczka na podatek wyliczana jest w taki sposób, że od tego, co zarobi w danym miesiącu przedsiębiorca, odejmuje się wszelkie wydatki jakie musiał ponieść, by osiągnąć ten przychód i dopiero różnica, która jest faktycznym dochodem, zostaje opodatkowana.
Sprawia to, że jeżeli ktoś zakupi np. ekspres do kawy za 2000 złotych to przy opodatkowaniu zwykłą skalą podatkową, przy pierwszym progu, wynoszącym 17%, ujęcie tego w kosztach pozwoliłoby zaoszczędzić na podatku 340 złotych (2000 złotych * 17%). Przy podatku liniowym jest to jeszcze bardziej opłacalne, bo wynosi on 19%, co dałoby oszczędność w wysokości 380 złotych. Są to więc kwoty warte uwagi.
Ekspres do kawy w koszty firmy tylko wtedy, gdy będzie faktycznie potrzebny w działalności
Kiedy więc można w koszty ekspres do kawy, kanapę lub telewizor? Przede wszystkim trzeba spojrzeć na art. 22 ustawy o podatku od osób fizycznych. Tam jest wskazane, że:
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oznacza to, że podstawowym warunkiem, by coś ująć w kosztach, jest to, że musimy to faktycznie wykorzystywać w działalności gospodarczej. Jeżeli mamy kawiarnie to oczywiście jest logiczne, że ekspres do kawy czy krzesła lub kanapę, na której siedzą klienci, można ująć w koszty. Jeżeli jednak prowadzimy np. jednoosobowy serwis samochodowy, to problem może być już większy.
Ekspres czy kanapa będzie wtedy faktycznym kosztem podatkowym, jeżeli nie zakupimy go po to, by samemu z nich korzystać, a po to, by np. mogły z niego korzystać osoby, które czekają na naszą obsługę w poczekalni. Tak samo, jeżeli jesteśmy np. adwokatem i wiemy, że rozmowy z naszymi klientami będą trwały dłużej niż kilka chwil, to logicznym jest, że będziemy chcieli zaproponować im cokolwiek ciepłego do picia, a w naszej kulturze czymś takim zazwyczaj jest właśnie kawa.
Dobrze jest więc potrafić udokumentować wykorzystywanie takiego sprzętu w firmie. Sama faktura może być mało wystarczająco, więc warto zrobić chociażby zdjęcie potwierdzające, gdzie w miejscu prowadzenia działalności stoi taki zakupiony sprzęt i jak wygląda poczekalnia. Tak, by po 2-3 latach nie było problemu z udowodnieniem, przy ewentualnej kontroli, że ekspres czy kanapa stały w firmie, a nie w domu. A właśnie takie zakupy są zazwyczaj najbardziej sprawdzane przez urzędników.
Dużo łatwiejsza sytuacja, zwłaszcza związana z ekspresem do kawy, jest wtedy, gdy przedsiębiorca ma pracowników. Zakup kawy, herbaty, a tym samym ekspresu czy mikrofalówki nie jest problemem, ponieważ wydatki związane z potrzebami zatrudnianych przez niego pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.
W koszty nie można ujmować wydatków związanych z reprezentacją. Niestety ustawodawca nie ustalił jasno czym jest sama reprezentacja
Jedynym problemem, przy zakupie np. ekspresu, może być tylko to, czy nie zostanie to uznane jako „koszty reprezentacji”, które, zgodnie z art. 23 ustawy o podatku od osób fizycznych, nie mogą stanowić kosztów. Ustalenie co oznacza pojęcie „reprezentacji”, nie jest proste, ponieważ ustawodawca nie przygotował definicji tego terminu. Opierając się na wyroku wydanym przez Naczelny Sąd Administracyjny z dnia 25 stycznia 2012 roku (sygn.. akt II FSK 1445/10), koszty reprezentacji to:
wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.
Czy za takie można uznać, wydatek związany z przygotowaniem kawy dla klienta, z którym rozmawiamy? Wydaje się, że nie, a tym samym nie powinno być problemem ujęcie w kosztach ekspresu do kawy lub kanapy, na której oczekiwać ma klient. Także zakup telewizora, który będzie np. grał w poczekalni i umilał czas oczekiwania, nie powinien być problematyczny, o ile faktycznie zawiśnie on w firmie i będzie wykorzystywany w ramach prowadzonej firmy.
