Decyzja o tym, czy wystawiać faktury konsumenckie w KSeF, będzie należała do przedsiębiorcy
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur oznacza konieczność przyzwyczajenia się do nowych realiów. Pewne rzeczy pozostają jednak niezmienione. Przykładem może być sposób postępowania z fakturami w transakcjach zawieranych z konsumentem. KSeF wcale nie zmusi nas do ich wystawiania. W mocy pozostają przepisy dotyczące powstawania i niepowstawania obowiązku wystawienia faktury w postaci art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług.
Przypomnijmy: wystawianie faktur na rzecz konsumentów jest dobrowolne. Nie musimy tego robić, jeśli nie zażąda tego od nas sam konsument. Ma na to 3 miesiące liczone od końca miesiąca, w którym dostarczono mu towar albo wykonano usługę, ewentualnie otrzymano całość lub część zapłaty. Jeżeli tak się stanie, to jesteśmy związani jego życzeniem.
Jak więc będą w praktyce wyglądać faktury konsumenckie w KSeF? Ministerstwo Finansów w swoich pytaniach i odpowiedziach dotyczących systemu nie pozostawia cienia wątpliwości. Zasada dobrowolności zostanie utrzymana. Jakby tego było mało, sami zdecydujemy, czy w ogóle będziemy chcieli wystawić e-fakturę w KSeF. Przedsiębiorca może to zrobić, ale nowe przepisy go do tego nie zmuszą. Nie będzie także związany w tym zakresie wolą konsumenta w tym zakresie.
Co mamy do dyspozycji? Będziemy mogli wystawić konsumentowi fakturę "po staremu", a więc w formie papierowej albo jako plik .pdf, który następnie załączymy do wiadomości e-mail. Wiele zależy od naszych ustaleń z konsumentem oraz dotychczasowej praktyki.
Jak już wspomniałem, jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z systemu, to jak najbardziej będziemy mogli to zrobić. E-faktury konsumenckie w KSeF pod względem technicznym wystawimy w taki sam sposób jak każdą inną. Musimy jednak w takim przypadku pamiętać o konieczności zapewnienia konsumentowi dostępu do wystawionej przez nas e-faktury w postaci kodu QR. Na jego życzenie będziemy także musieli wydać fakturę w tradycyjnej formie.
Z punktu widzenia samego konsumenta wystawienie faktury w KSeF nie ma tak naprawdę większego znaczenia
W tym momencie warto wspomnieć o kilku niuansach. Przede wszystkim, wyłączenia z KSeF obejmują w końcu podmioty zagraniczne, a więc także konsumentów kupujących nasze towary i usługi, którzy pochodzą z innych państw.
Istotne jest także to, że krajowego nabywcę, który nie dysponuje numerem NIP, będziemy mogli zakwalifikować jako konsumenta ze wszystkimi wskazanymi wyżej konsekwencjami. Podmiot dysponujący NIP jest w końcu zobowiązany do jego podania. Nie da się jednak ukryć, że w praktyce możemy mieć do czynienia z różnego rodzaju pomyłkami. Niewystawienie faktury w KSeF w sytuacji, gdy powinniśmy to zrobić, narazi nas na kary finansowe. Zaczną one obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. W tej sytuacji warto się zastanowić, czy nie lepiej zdecydować się na dobrowolne e-fakturowanie, zamiast korzystać z każdej okazji do unikania KSeF. Po wdrożeniu systemu w naszej firmie najgorsze już właściwie za nami.
Ktoś mógłby się zastanawiać, czy faktury konsumenckie w KSeF są w ogóle potrzebne i jak realna jest perspektywa żądania ich wystawienia przez nabywców niebędących przedsiębiorcami. Nie da się w końcu ukryć, że z czysto fiskalnego punktu widzenia transakcje B2C są i tak odnotowywane za pomocą paragonów. Samym konsumentom faktury nie są przesadnie potrzebne. Nie są oni podatnikami VAT, a więc nie dokonują odliczeń naliczonego podatku. Owszem, papierowe i wirtualne faktury są trwalszym dowodem zakupu od paragonów, które mają tendencję do szybkiego blaknięcia oraz mizernej wytrzymałości. Taki niepodważalny dowód jest bardzo przydatny, gdy konsument chce udokumentować zakup, albo skorzystać z przysługujących mu praw w zakresie gwarancji albo rękojmi.
Równocześnie wydaje się, że z punktu widzenia konsumenta nie ma większego znaczenia, czy przedsiębiorca wystawi mu fakturę w KSeF, czy zrobi to "po staremu". Zaryzykowałbym wręcz stwierdzenie, że tradycyjny papierowy dokument zazwyczaj będzie bardziej praktycznym rozwiązaniem. Wniosek nasuwa się sam: faktury konsumenckie w KSeF będziemy wystawiać wtedy, kiedy to korzystne dla naszej firmy. Będzie to bardziej wyjątek niż reguła.
Na koniec warto wspomnieć, że tzw. faktury proforma, które często otrzymują konsumenci, nie są prawdziwą fakturą z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT. Taki dokument ma jedynie charakter informacyjny. Ich wystawienie w KSeF najzwyczajniej w świecie nie będzie możliwe.
