- Bezprawnik -
- Firma -
- Skarbnik Gliwic mówi wprost: KSeF zmienił pracę urzędu nie do poznania
Skarbnik Gliwic mówi wprost: KSeF zmienił pracę urzędu nie do poznania
O wejściu w życie KSeF mówi się nie tylko w kontekście przedsiębiorców, ale także samorządów. Pomimo kilku wpadek, od jakiegoś czasu obserwujemy ustabilizowanie się systemu, a przedstawiciele samorządów coraz częściej chwalą wprowadzenie KSeF, który według nich usprawnia pracę urzędów. Od 1 kwietnia system obejmie kolejne podmioty – w tym mniejsze jednostki samorządu terytorialnego.
Skarbnik Gliwic chwali KSeF – ale zastrzega, że sukces nie przyszedł sam
O tym, jak KSeF wpłynął na usprawnienie pracy samorządów, mówiła dla PAP Małgorzata Kern, skarbnik Gliwic. Jej zdaniem początkowe trudności z wdrożeniem systemu nie zmieniły ogólnego stanu rzeczy – KSeF jest ogólnie dobry dla pracy samorządowej w Polsce:
Nie ukrywam, że z niepokojem oczekiwaliśmy terminu zerowego. Natomiast do uruchomienia systemu e-faktur bardzo dobrze się przygotowaliśmy. Uczestniczyliśmy w bardzo wielu szkoleniach organizowanych przez Ministerstwo Finansów. Wiedzieliśmy, że największym problemem będzie kwestia podmiotu trzeciego, czyli zdefiniowania czyja jest faktura. Dlatego akurat w moim mieście nie ma z tym problemów.
Małgorzata Kern podkreśla jednak, że zadowolenie gliwickiego samorządu z Krajowego Systemu e-Faktur nie przyszedł samo z siebie, a cały personel musiał włożyć wiele pracy w jego implementację. Warto pamiętać, że nie wszędzie przebiegło to tak gładko – w wielu podmiotach faktury nie znikają w KSeF, Ministerstwo twierdzi, że problem leży gdzieś indziej, a źródłem trudności są błędy integracyjne po stronie oprogramowania.
Zdefiniowanie odbiorcy faktury – kluczowy element implementacji KSeF w samorządach
Małgorzata Kern akcentuje kluczowy element, bez którego KSeF w samorządach będzie działał dużo gorzej – zdefiniowanie czyja jest faktura już w momencie jej przyjmowania. Mimo że można to zrobić w biurze obsługi interesanta, czasami jednak jest to niemożliwe.
Według gliwickiej skarbnik problem ten został rozwiązany poprzez stworzenie czegoś w rodzaju tablicy ogłoszeń online, na której umieszczamy taką niezdefiniowaną fakturę. To pokazuje, że nawet pozornie proste kwestie techniczne mogą wymagać niestandardowych rozwiązań. Przedsiębiorcy i samorządy muszą również mierzyć się z nowymi pułapkami w KSeF, takimi jak limity wielkości plików czy ograniczenia liczby pozycji na fakturze.
Od 1 kwietnia KSeF rusza w mniejszych samorządach
Czy doświadczenia większych miast sprawią, że KSeF równie dobrze przyjmie się w mniejszych jednostkach samorządu terytorialnego? Tego nie wiemy, jednak można z dużą dozą prawdopodobieństwa stwierdzić, że obawy o jego funkcjonowanie są w dużej mierze przesadzone. Sceptycy – jak były rzecznik przedsiębiorców, który twierdził, że KSeF od lutego zamieszanie, od kwietnia załamanie systemu – mogą się zdziwić, widząc pozytywne sygnały płynące z dużych miast.
Kwestie identyfikacji odbiorców faktur czy dostosowanie procedur wewnętrznych to ważne sprawy, jednak jak pokazuje przykład Gliwic, można szybko wypracować odpowiednie procedury, które poprawią i usprawnią funkcjonowanie nawet niewielkiego samorządu.
Konkretne korzyści z KSeF w samorządach
Samorządowcy po czasie zauważają konkretne korzyści z KSeF, które płyną z implementacji systemu w urzędach. Należy do nich przede wszystkim poprawienie i upłynnienie obiegu faktur w samorządach, zwiększona kontrola nad dokumentami, a także usprawnienie funkcjonowania działów finansowych.
KSeF odpowiednio przygotowany i sprawnie zaimplementowany, może być nie ryzykiem, a szansą dla samorządów na poprawienie wydajności pracy i zdjęcie ciężaru obowiązków z osób, zajmujących się finansami miast i gmin. Nie można przy tym zapominać, że wdrożenie systemu wiąże się z dodatkowymi obowiązkami – KSeF i RODO łączą się ze sobą, co oznacza konieczność aktualizacji polityk prywatności i przeszkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych.
KSeF jako szansa na cyfryzację polskich urzędów
Dalsze upowszechnienie KSeF w samorządach powinno tylko wzmocnić efekty cyfryzacji i standaryzacji procesów, o czym zapominamy i często nie myślimy, mając na uwadze zapóźnienie cyfrowe polskich urzędów, co powoduje zatory, kolejki i frustrację interesantów w całej Polsce.