Teoretycznie nie są obowiązkowe dla przedsiębiorców, w praktyce zaś ciężko bez nich załatwić sprawę swojego przedsiębiorstwa w urzędach. Firmowe pieczątki przez długi czas były w biznesie nieodłącznym elementem. Okazuje się jednak, że rząd postanowił pójść z duchem czasu i wyeliminować konieczność ich posiadania.
Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii jest zdania, że zwykły podpis może zastąpić firmowe pieczątki
Jak można wyeliminować konieczność posiadania czegoś, co nie było obowiązkowe? Wprost.pl podaje, że rząd, na wniosek Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, zgodził się, by usunąć z przeszło 170 przepisów wymóg posiadania pieczątki przez osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa. Najczęściej chodzi o zawarte w przepisach wzory dokumentów, zawierające stosowne pola na przystawienie właściwej pieczątki. Tyle tylko, że żaden z tych przepisów nie nałożył na przedsiębiorców samego obowiązku wyrobienia swojej firmy pieczątki.
Inaczej ma się, rzecz jasna, sprawa praktyki. Firmowe pieczątki mają ten sens, że umożliwiają one, o ile zostały poprawnie odbite, łatwą identyfikację podmiotu, który ją przystawił. Prawo nadaje moc prawną przede wszystkim podpisowi, jednak ten nie zawsze jest czytelny. Sam podpis nie jest też w stanie automatycznie uprawdopodobnić urzędnikowi, że osoba go składająca jest osobą upoważnioną do podpisywania się na dokumentach w imieniu firmy. Z drugiej strony patrząc, rodzajów pieczątek jest sporo – płatnika, pracodawcy, podatnika, imienna, firmowa, wnioskodawcy, nagłówkowa. Wszystkie zaś wymagają regularnego nasączania tuszem, żeby spełniały swoją funkcję. Nie każdemu musi to odpowiadać.
Przedsiębiorcy będą mieli wybór – albo firmowe pieczątki, albo inny wybrany sposób identyfikacji
Warto też dodać, że bardzo często, jeśli ktoś chciał obejść się bez pieczątki, to napotykał na opór urzędników zajmujących się jego sprawą. Część z nich najpewniej po prostu nie wiedziała o tym, że obowiązek posiadania firmowej pieczęci zasadniczo nie istnieje. Część z kolei mogła nie chcieć ryzykować przyjęcia dokumentów potencjalnie dla nich niepewnych. Przemilczmy tych urzędników, dla których pieczątka jako taka stanowi swoistą relikwię – choć niestety, są i tacy. Samo złożenie dokumentu z samym podpisem to dopiero połowa sukcesu. Urząd musiał się upewnić, czy aby na pewno wszystko się zgadza. To, siłą rzeczy, wydłużało często załatwianie sprawy. Do tego firmowe pieczątki kiepsko współgrają z postępującą informatyzacją poszczególnych działów administracji. To z kolei Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii uznaje za niedopuszczalne.
Teraz ministerstwo chce dać przedsiębiorcom wybór. W zależności od tego, co uznają za wygodniejsze, będą mogli stosować firmowe pieczątki, albo identyfikować się na dokumentach w inny wybrany sposób. Na przykład poprzez czytelne wypisanie wszystkich koniecznych danych oprócz podpisu. W założeniu cała zmiana ma w pierwszej kolejności zminimalizować ryzyko opóźnień w stosowaniu procedur z powodów czysto formalnych – a za taki należy uznać brak pieczątki. Kolejnym celem, jaki przyświeca zmianie jest chęć zwyczajnego ułatwienia przedsiębiorcom kontakt z urzędami. W szczególności należy tu wskazać nacisk właśnie na elektroniczny sposób załatwiania spraw, ograniczający do minimum konieczność udawania się w sprawach firmy do siedzib poszczególnych urzędów.
Rząd stawia na informatyzację i wygodę, odrzucając przy tym zbędny formalizm
Zgodnie z założeniami, stosowne zmiany w prawie mają zostać wdrożone do lipca 2019 r. Biorąc pod uwagę wskazaną przez ministerstwo ilość przepisów wymagających zmiany, termin ten wydaje się być rozsądny. Warto jednocześnie podkreślić, że zmiany nie mają objąć drugiej strony. Pieczęci i pieczątki w urzędach jak najbardziej pozostaną. Należy zauważyć, że w tym przypadku sytuacja nieco się różni. Firmowe pieczątki dla przedsiębiorców są jedynie jednym z możliwych sposobów identyfikacji, dla urzędu przystawienie na dokumencie pieczęci jest oznaką, że został on wydany w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej.
Jak najbardziej można się cieszyć z planowanych zmian, nawet jeśli są one tak naprawdę jedynie swoistym umocnieniem pożądanego stanu obecnego. Eliminowanie choćby z samej praktyki zbędnych formalizmów jest wartością samą w sobie. Podobnie należy się cieszyć z tego, że rząd stawia na elektroniczne formy załatwiania spraw obywateli, w tym także pracodawców. Jest to bowiem jedna z wygodniejszych, a z całą pewnością najtańszych, form kontaktu z poszczególnymi urzędami i instytucjami państwowymi.
