Raport stworzony przez FREENOW for Business traktuje o transporcie w bardzo szerokim ujęciu. Zbadano m.in. preferencje transportowe osób podróżujących służbowo, aplikacje służące do zamawiania przejazdów, polityki podróży firmowych, sposoby płatności wykorzystywane do rozliczania przejazdów służbowych oraz wiele innych aspektów. Jakie są wnioski po przeczytaniu raportu? Część danych nie zaskakuje, część zdecydowanie można nazwać odkrywczymi. W raporcie poznamy również perspektywę różnych stron: pracownika, pracodawcy, a także travel managera. Cały dokument to skarbnica wiedzy dla firm, których pracownicy podróżują służbowo w kraju i za granicą.
Kim jest Travel Manager?
Raport dotyczący transportu naziemnego w Europie skupia się przede wszystkim na roli travel managerów, czyli osób odpowiedzialnych za organizację i kontrolę podroży służbowych, a także za optymalizację wydatków. To zawód coraz bardziej powszechny, potrzebny i doceniany, ponieważ firmy są świadome, jak ważne jest zoptymalizowane podróżowanie – zarówno pod względem kosztów, jak i odpowiedzialnego podejścia do ochrony środowiska. W zależności od wielkości firmy, jego obowiązki może również pełnić office manager lub osoba odpowiedzialna za sprawy administracyjne w firmie.
Travel lub office managerowie odpowiadają też za wdrażanie i realizowanie polityki firmy dotyczącej przejazdów, co często jest trudne do połączenia z zapewnieniem satysfakcji podróżnym. Firmy starają się oszczędzać na przejazdach (co w dobie wysokich cen paliw raczej nikogo nie dziwi), jednocześnie nie ograniczając samych podróży. Pogodzenie tych dwóch aspektów może być naprawdę trudne.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 20,77%
FREENOW for Business bada trendy związane z transportem naziemnym
Ciągły rozwój transportu i skracanie się czasu potrzebnego do pokonania większych odległości ułatwia prowadzenie interesów i spotkania z klientami w całej Europie. Dlatego coraz większy nacisk kładzie się na transport naziemny (dominujący w europejskich podróżach służbowych). Z raportu FREENOW for Business wynika, jak wielowymiarowe jest to zagadnienie. Travel Managerowie podkreślają, że mówiąc o transporcie służbowym, wcale nie mają na myśli firmowej floty samochodów.
Zgodnie z raportem, aż 30% wydatków na transport naziemny w firmach jest przeznaczane na transport publiczny. Opłacanie taksówek tradycyjnych to 20% wydatków, zaś prywatny przewóz osób to 14%. Co ciekawe, analizując raport GBTA-FREENOW z 2020 roku, zauważamy, że środki na transport publiczny zwiększyły się. W 2020 roku przeznaczano na komunikację publiczną 16% wszystkich wydatków, zaś na prywatny przewóz osób (głównie taksówki) 18%.
Analizując te dane, możemy zadać sobie pytanie, dlaczego firmy obecnie kładą mniejszy nacisk na wygodę pracowników (przyjęło się, że podróż komunikacją publiczną do najwygodniejszych nie należy)? Chociaż sam raport wskazuje, jako główną przyczynę zwrot ku zrównoważonemu rozwojowi, możemy również domyślić się, że swój udział ma w tym pandemia COVID-19, która właśnie w 2020 roku zbierała największe żniwo. Firmy skupiały się wówczas na zdrowiu swoich pracowników i stosowaniu do obostrzeń, starając się zapewnić przejazdy służbowe z jak najmniejszym narażeniem swoich pracowników na kontakt z osobami postronnymi.
Nowe wyzwania przy organizowaniu przejazdów
Zmieniające się standardy podróżowania, ze szczególnym uwzględnieniem aspektów ekologicznych, stawiają nowe wyzwania przed osobami odpowiedzialnymi za organizację podróży i przejazdów dla pracowników. Jak wskazują osoby pracujące na takich stanowiskach, jednym z największych wyzwań jest monitorowanie emisji dwutlenku węgla z transportu naziemnego. Jest to szalenie istotny aspekt, ponieważ polityki wielu firm wymagają uwzględnienia danych dotyczących emisji dwutlenku węgla przy podróżach służbowych. Nieliczni dostawcy zapewniają dostęp do raportów uwzględniających emisję CO2.
Transport firmowy to nie tylko samochody, pociągi i autobusy
Informacją, która zwraca uwagę po analizie raportu, z pewnością są środki lokomocji, którymi w trakcie wyjazdów służbowych mogą poruszać się pracownicy. Polityka większości firm zakłada, że możliwe jest wynajęcie samochodu dla pracownika (99% programów przewiduje taką możliwość), podróż pociągiem (98%), tradycyjną taksówką (90%) lub zamówioną przez aplikację (89%). Co interesujące, ponad połowa firm zakłada możliwość wynajęcia roweru (57%) lub wypożyczenia hulajnogi (58%).
Analizując te dane, można dojść do wniosku, że wiele firm zwyczajnie dostosowuje się do nowych czasów. Wynajęcie hulajnogi czy roweru nie tylko sprawia, że koszty dojazdu drastycznie spadają, ale również jest rozsądne z punktu widzenia szybkości poruszania się w ruchu miejskim. W dużych aglomeracjach, gdzie korki są na porządku dziennym, pokonanie kilku kilometrów rowerem, czy hulajnogą, z pewnością zajmie nam mniej czasu niż przejazd samochodem. Widzimy, że wzrasta popularność rozwiązań tego typu – w 2020 roku wynajem hulajnogi lub roweru było uwzględnione w polityce przejazdów mniej niż połowy firm. Z kolei możliwość wynajmu limuzyny z kierowcą obecnie jest dopuszczalna, jednak w większości firm tylko w niektórych, ściśle uzasadnionych przypadkach.
Pociągiem najlepiej – pracownik podróżuje i może wysłać maila, czy przygotować raport
Dane w raporcie GBTA-FREENOW są jednoznaczne. Zdecydowana większość firm, a także pracowników bardzo ceni sobie podróżowanie pociągiem – aż 98% firmowych polityk uwzględnia ten środek lokomocji w swoich zasadach. Ten rodzaj transportu doceniają również pracownicy – aż 70% z nich wskazuje, że największym zainteresowaniem cieszą się właśnie przejazdy pociągami.
Ta prawidłowość nie powinna nikogo dziwić. Pociągi po pierwsze są ekonomicznym rozwiązaniem – zdecydowanie tańszym niż dojazd samochodem. Są również szybsze niż autobusy, a także bardziej komfortowe (zwłaszcza w przypadku dalekich tras). Co więcej, w pociągach bardzo często zapewniony jest dostęp do Internetu, przy siedzeniach umiejscowione są również gniazdka, dzięki czemu praca na laptopie, czy tablecie nie jest ograniczona pojemnością baterii w urządzeniu. Taki pracownik w podróży może więc wysłać służbowego maila, przygotować prezentację, czy analizować dane – jednocześnie podróżuje i pracuje.
Spojrzenie na transport naziemny jest uzależnione od kraju
Perspektywa na transport naziemny jest inna w zależności od kraju, w którym jest realizowany. Choć to zróżnicowanie nie powinno nikogo dziwić, to w raporcie możemy znaleźć kilka nieoczywistych informacji z tym związanych. Przykładowo, w Polsce i Francji częściej dostrzega się wpływ rosnących cen paliw na podróże służbowe, w Wielkiej Brytanii i Irlandii z kolei rzadziej zwraca się uwagę na ten aspekt, za to w większym stopniu zauważa się wpływ cięć budżetowych i kadrowych (również braki kadrowe) na podróże, w porównaniu z innymi europejskimi krajami.
Warto również zaznaczyć, że szerokość geograficzna ma olbrzymi wpływ na preferowany środek lokomocji. Francuzi są mniej zainteresowani korzystaniem z tradycyjnych taksówek czy limuzyn, z kolei w Hiszpanii przejazdy z aplikacji są najbardziej pożądaną formą transportu. Włoski styl życia deklasuje jednak pozostałe kraje pod kątem zainteresowania korzystaniem z hulajnóg na potrzeby służbowe, a Wielka Brytaniad ominuje w kategorii limuzyn.
Aplikacje do zamawiania przejazdów z istotnym wpływem na rynek podróży służbowych
Zamawianie przejazdów przy pomocy aplikacji pojawiło się około 15 lat temu i od tego czasu solidnie namieszało na rynku transportowym. Obecnie z takich aplikacji powszechnie korzystają pracownicy podróżujący służbowo. Aż trzech na pięciu ankietowanych odpowiedziało, że z tej formy organizacji przejazdów służbowych korzysta czasami lub często. Oczywiście aplikacje dostępne na rynku są różne, a ich oferta potrafi być bardzo zdywersyfikowana – zaliczają się do nich zarówno tradycyjne taksówki, jak i prywatny przewóz osób, a także samochody w standardzie Premium.
Dane z raportu są jednoznaczne – w większości krajów aplikacje do zamawiania przejazdów są wykorzystywane nie tylko w celach prywatnych. Chętnie (a czasem nawet chętniej) korzysta się z nich do zamawiania przejazdów służbowych. W Polsce, w celu realizowania przejazdów służbowych korzysta z nich 86% ankietowanych, zaś w życiu prywatnym tylko 66%. Z kolei w Irlandii służbowo korzysta z nich 73% ankietowanych, a prywatnie 60%. W Hiszpanii wynik jest wyrównany – 84% deklaruje korzystanie z aplikacji do zamawiania przejazdów zarówno na potrzeby służbowe, jak i prywatne. Wielką Brytanię cechuje natomiast wyższy odsetek dla przejazdów prywatnych niż biznesowych (88% vs. 86%).
Od kilku lat odsetek osób korzystających z aplikacji do zamawiania przejazdów znacząco wzrasta. Przykładowo, od 2020 roku w Wielkiej Brytanii zainteresowanie tym rodzajem przejazdów wzrosło o 17 pkt procentowych, w Niemczech o 7, a w Polsce o 8. W Hiszpanii i Irlandii utrzymuje się na stałym poziomie. Spadł tylko we Francji – o 6 pkt procentowych.
Za co pracownicy cenią sobie aplikacje do zamawiania przejazdów? Odpowiedzi są przewidywalne – największe atuty tego rozwiązania to łatwość zamawiania, dostępność taksówek, krótki czas oczekiwania na przejazd oraz koszt takiego przejazdu. Co więcej, część aplikacji oferuje firmom oprogramowanie do zarządzania przejazdami dla pracowników z jedną, centralnie ustawioną metodą płatności oraz integrację z wewnętrznymi narzędziami HR (np. Workday, Personio, HrWorks).
Jeżeli chodzi o obawy związane z przejazdami z aplikacji, osoby podróżujące służbowo zdecydowanie wskazują, że jest to bezpieczeństwo przejazdów oraz czystość w wybranych środkach transportu. Najwyższy odsetek użytkowników, którzy wyrazili takie obawy, znajduje się w Hiszpanii, Francji oraz Irlandii. Około 1/3 ankietowanych wskazuje również, że aplikacje do zamawiania przejazdów bywają zawodne (najmniej osób wskazuje tę cechę w Niemczech, Wielkiej Brytanii i Polsce).
Jak pracownicy płacą za służbowe przejazdy?
Ankietowani wskazywali kilka możliwości płatności za przejazdy służbowe. Przejazdy z własnej kieszeni (aby później otrzymać zwrot) najczęściej opłacają pracownicy w Niemczech i Irlandii (odpowiednio 57% i 56%). W Polsce połowa pracowników wykłada na ten cel własne środki, a w pozostałych krajach mniej niż połowa. Włosi w najmniejszym stopniu opłacają przejazdy prywatnie – tam tylko 40% podróżujących pracowników rozlicza później przejazdy służbowe. Spora część firm (w niektórych krajach większość) udostępnia metody płatności firmowej – np. firmowa karta kredytowa.
W dobie RODO kładziemy ogromny nacisk na kwestie prywatności
Omawiając wyniki raportu GBTA-FREENOW, nie można nie wspomnieć o kwestiach prywatności. We wszystkich badanych krajach, zdecydowana większość ankietowanych stwierdziła, że gromadzenie przez firmy danych o przejazdach służbowych ma dla nich kolosalne znaczenie (najmniej zainteresowani byli Francuzi – „tylko” 61% ankietowanych stwierdziło, że ten temat jest dla nich ważny).
Travel managerowie chcą mieć dane dotyczące przejazdów – możliwie wyczerpujące, a także szybki do nich dostęp. Pracownicy jednak mają w tym zakresie obawy. Jeżeli dane przejazdów udostępniane są w miarę szybko pracodawcom, firma może zapytać pracownika, dlaczego zamówił przejazd służbowy w środku nocy. Ogólnie pracownicy nie są nastawieni przychylnie do udostępniania żadnych danych, dotyczących ich podróży. Firmy, aby uniknąć obaw ze strony pracowników, mogą precyzyjnie ustalać polityki przejazdów, określając godziny, a nawet konkretne adresy, na które może być zamówiony przejazd. Takie rozwiązanie pozwoli firmie mieć kontrolę, a pracownikowi uniknąć obaw, że korzysta z przejazdów w sposób niezgodny z polityką firmy.
Podsumowując – liczy się zrównoważony rozwój, koszt oraz wygoda (głównie firmy)
Wyniki raportu wskazują wprost: europejskie firmy podążają za światowymi trendami i starają się organizować przejazdy swoich pracowników w taki sposób, aby emisja dwutlenku węgla była możliwie niska. Stąd słabnące zainteresowanie transportem Premium, takim jak limuzyna z kierowcą, czy nawet transportem lotniczym na rzecz naziemnego. Zwiększa się zainteresowanie przejazdami komunikacją publiczną (gdzie królują pociągi), a także ekologicznymi (i często praktycznymi) hulajnogami czy rowerami.
Oczywiście hulajnogi i rowery nigdy zupełnie nie wyprą taksówek (wyobraźmy sobie elegancko ubraną osobę, która z teczką spieszy się na spotkanie z kontrahentem), jednak zwiększony udział tego rodzaju transportu w przejazdach firmowych jest dobrym znakiem (być może firmy w ten sposób również oszczędzają – przejazd rowerem zamiast karnetu na siłownię?). Co więcej, w Niemczech aż 80%, a w Hiszpanii 64% podróżujących deklaruje skłonność do poświęceń, w celu redukcji emisji węgla, pochodzącego z transportu.
Firmy organizujące przejazdy swoim pracownikom również kładą nacisk na koszty. Rosnące ceny paliw w niektórych krajach są bardzo istotną kwestią, która wpływa na wydatki, dlatego część firm rezygnuje z własnej floty pojazdów na rzecz przejazdów z aplikacji. Stąd też (poza ekologią) skłonność do organizacji przejazdów środkami komunikacji publicznej, czy wprowadzenie możliwości korzystania z rowerów lub hulajnóg (optymalnych finansowo i czasowo na krótszych dystansach) do polityki organizowania transportu w firmach.
Wygoda również jest istotnym aspektem, co wpływa na rosnącą popularność pociągów. Nie jest to jednak aspekt kluczowy – dużo w tym zakresie zależy do miejsca docelowego podróży służbowej, czy też specyfiki pracy. Komfort pracownika ma jednak wysoki priorytet, dlatego na potrzeby codziennego lub nawet okazjonalnego przemieszczania się po mieście, firmy decydują się na współpracę z aplikacjami do zamawiania przejazdów, zapewniając pracownikom wygodne narzędzie, a sobie – prosty sposób na kontrolę kosztów, emisji dwutlenku węgla i zarządzanie przejazdami.
Pełny raport można pobrać na stronie FREENOW for Business.
Artykuł powstał we współpracy reklamowej z FREENOW, fot. tytułowa Dean Drobot/Shutterstock.com
