Imprezy integracyjne. Jak rozliczyć koszty w firmie?

Kiedy imprezę integracyjną możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Impreza integracyjna jest wydatkiem, który w pierwszej kolejność kwalifikujemy do kosztów uzyskania przychodów na podstawie jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Poza tym wydatek musi być pokryty z zasobów majątkowych podatnika. Ponadto musi mieć charakter definitywny. Poza tym musi być właściwie udokumentowany oraz poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Nie może znajdować się w ustawowym katalogu wyłączeń ustawowych z kosztów uzyskania przychodów. Podatnik musi wykazać celowość i racjonalność zorganizowania imprezy integracyjnej.

Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2017 r. (sygn. 1462-IPPB5.4510.1106.2016.1.BC) zauważył, że:

Podobne podejście zostało zaprezentowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.62.2017.1.BC). Analogiczne stanowisko znajdziemy w w interpretacji indywidualnej z 11 stycznia 2017 r. Dyrektora KIS (sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.1050.2016.1.KB).

Wydatki na alkohol na imprezie integracyjnej.

W tym roku pojawiły się bardzo korzystne interpretacje mówiące o zaliczeniu wydatków na alkohol na spotkaniach z klientami biznesowymi. O czym pisaliśmy tutaj. Jednak w przypadku imprez integracyjnych linia interpretacyjna jeszcze nie wykształciła się w tym kierunku. Przykładowo  Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 1 września 2017 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.127.2017.1 uznał, że  nie można jednoznacznie powiązać wydatku na alkohol z celem spotkań, jakim jest zwiększenie poziomu motywacji do pracy czy integracja. Jednak biorąc pod uwagę zliberalizowane podejście fiskusa do wydatków na alkohol w czasie spotkań biznesowych, warto zwrócić się o podatkową interpretację indywidualną w zakresie możliwości  zaliczenia do kosztów wydatków na alkohol na imprezie integracyjnej.

Impreza integracyjna dla pracowników, współpracowników i osób spoza firmy.

Nie ma żadnych wątpliwości, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i ich rodzin. Sprawa nieco się komplikuje w przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie i podwykonawców. Czyli osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą i pozostają z podatnikiem w stosunku cywilno-prawnym. Dyrektor KIS w interpretacji  indywidualnej z dnia 9 stycznia 2018 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.411.2017.1.MS uznał, że wydatków na innych pracowników niż zatrudnionych na umowę o pracę nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów. Wprawdzie sąd uznał, że wydatki dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie i podwykonawców też mogą być kosztem podatkowym w firmie.  Jednak bez własnej interpretacji w tym zakresie ponosimy większe ryzyko, że w czasie kontroli urząd zakwestionuje nam zakwalifikowanie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Musimy pamiętać, o tym żeby dokładnie opisać stan faktyczny, żeby urząd nie podważył wydanej interpretacji.

W sytuacji, kiedy na imprezie integracyjnej znajdują się także osoby spoza firmy i kontrahenci, musimy tą część wyłączyć z kosztów podatkowych. Wydatki takie są kosztami reprezentacji firmy. Jeżeli nie możemy wyodrębnić kosztów na pracowników, współpracowników i kontrahentów będziemy zmuszeni do wyłączeniu z kosztów wydatków na całą imprezę integracyjną.

Co z kosztami sfinansowanymi z ZFŚS?

Nie ma problemu jeśli chodzi o finansowanie wydatków na imprezy integracyjne ze środków obrotowych firmy. Zupełnie inaczej ma się  sprawa z wydatkami finansowany ze ZFŚS. Albowiem na podstawie art. 23 ust. pkt. 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT do kosztów podatkowych nie zaliczymy wydatków pracodawcy poniesionych na działalność socjalną.