Imprezy integracyjne. Jak rozliczyć koszty w firmie?
Imprezy integracyjne. Jak rozliczyć koszty w firmie?
Przedsiębiorstwa bardzo chętnie organizują dla swoich pracowników imprezy integracyjne. Spełniają one funkcję motywacyjną oraz zwiększają lojalność pracowników. Przyczyniają się do polepszenia atmosfery w pracy. Przed organizacją imprezy warto wiedzieć, czy wydatki na zorganizowanie imprezy firmowej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Kiedy imprezę integracyjną możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Impreza integracyjna jest wydatkiem, który w pierwszej kolejność kwalifikujemy do kosztów uzyskania przychodów na podstawie jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Poza tym wydatek musi być pokryty z zasobów majątkowych podatnika. Ponadto musi mieć charakter definitywny. Poza tym musi być właściwie udokumentowany oraz poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Nie może znajdować się w ustawowym katalogu wyłączeń ustawowych z kosztów uzyskania przychodów. Podatnik musi wykazać celowość i racjonalność zorganizowania imprezy integracyjnej.
Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2017 r. (sygn. 1462-IPPB5.4510.1106.2016.1.BC) zauważył, że:
Podobne podejście zostało zaprezentowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.62.2017.1.BC). Analogiczne stanowisko znajdziemy w w interpretacji indywidualnej z 11 stycznia 2017 r. Dyrektora KIS (sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.1050.2016.1.KB).
W tym roku pojawiły się bardzo korzystne interpretacje mówiące o zaliczeniu wydatków na alkohol na spotkaniach z klientami biznesowymi. O czym pisaliśmy tutaj. Jednak w przypadku imprez integracyjnych linia interpretacyjna jeszcze nie wykształciła się w tym kierunku. Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 1 września 2017 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.127.2017.1 uznał, że nie można jednoznacznie powiązać wydatku na alkohol z celem spotkań, jakim jest zwiększenie poziomu motywacji do pracy czy integracja. Jednak biorąc pod uwagę zliberalizowane podejście fiskusa do wydatków na alkohol w czasie spotkań biznesowych, warto zwrócić się o podatkową interpretację indywidualną w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów wydatków na alkohol na imprezie integracyjnej.
Impreza integracyjna dla pracowników, współpracowników i osób spoza firmy.
Nie ma żadnych wątpliwości, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i ich rodzin. Sprawa nieco się komplikuje w przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie i podwykonawców. Czyli osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą i pozostają z podatnikiem w stosunku cywilno-prawnym. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 stycznia 2018 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.411.2017.1.MS uznał, że wydatków na innych pracowników niż zatrudnionych na umowę o pracę nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów. Wprawdzie sąd uznał, że wydatki dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie i podwykonawców też mogą być kosztem podatkowym w firmie. Jednak bez własnej interpretacji w tym zakresie ponosimy większe ryzyko, że w czasie kontroli urząd zakwestionuje nam zakwalifikowanie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Musimy pamiętać, o tym żeby dokładnie opisać stan faktyczny, żeby urząd nie podważył wydanej interpretacji.
W sytuacji, kiedy na imprezie integracyjnej znajdują się także osoby spoza firmy i kontrahenci, musimy tą część wyłączyć z kosztów podatkowych. Wydatki takie są kosztami reprezentacji firmy. Jeżeli nie możemy wyodrębnić kosztów na pracowników, współpracowników i kontrahentów będziemy zmuszeni do wyłączeniu z kosztów wydatków na całą imprezę integracyjną.
Co z kosztami sfinansowanymi z ZFŚS?
Nie ma problemu jeśli chodzi o finansowanie wydatków na imprezy integracyjne ze środków obrotowych firmy. Zupełnie inaczej ma się sprawa z wydatkami finansowany ze ZFŚS. Albowiem na podstawie art. 23 ust. pkt. 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT do kosztów podatkowych nie zaliczymy wydatków pracodawcy poniesionych na działalność socjalną.
