Czym jest program do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie i jak wspiera zarządzanie dokumentami?
Program do elektronicznego obiegu dokumentów to system informatyczny, który umożliwia sprawne i bezpieczne zarządzanie cyklem życia dokumentów w firmie – od momentu ich wprowadzenia do systemu, przez akceptację, dekretację i przetwarzanie, aż po elektroniczne archiwum. Taki elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na pełną kontrolę nad dokumentacją, niezależnie od jej formatu i źródła pochodzenia.
System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie (EOD) automatyzuje obieg zarówno faktur kosztowych, jak i wniosków urlopowych, korespondencji z urzędami, formularzy kadrowych czy dokumentów księgowych. Co ważne, coraz więcej rozwiązań dostępnych jest również w wersji mobilnej, co umożliwia użytkownikowi szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.
W kontekście wymagań Krajowego Systemu e-Faktur, nowoczesny EOD oferuje pełną integrację z krajowym systemem, wspierając księgowość, digitalizację dokumentów i zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi.
Jak działa system elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie? Praktyczny przewodnik po wdrożeniu EOD.
Poniżej prezentujemy praktyczne działanie systemu zarządzania dokumentami w firmie – w ujęciu procesowym, krok po kroku.
1. Przyjęcie dokumentów do systemu i digitalizacja – pierwszy etap wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
Każdy dokument trafiający do organizacji – papierowy lub elektroniczny – musi zostać zarejestrowany. W zależności od formy może to być:
- ręczne wprowadzanie dokumentów i informacji przez pracownika,
- skanowanie i rozpoznanie treści za pomocą OCR,
- import z innych systemów (ERP, CRM, e-mail, aplikacje zewnętrzne).
System automatycznie przypisuje dokumentowi metadane, odpowiednią kategorię, a także umożliwia jego ewidencję i oznaczenie zgodnie z polityką firmową. Digitalizacja pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje problem zarządzania obiegiem dokumentów papierowych.
2. Automatyzacja, workflow, OCR i trasowanie, czyli jak elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie usprawnia procesy
Jedną z kluczowych funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest workflow – czyli zaplanowany, logiczny przepływ pracy, dopasowany do struktury organizacji. System informatyczny automatyzuje proces przetwarzania dokumentów, kierując je do odpowiednich osób według ustalonych ról i procedur. Dzięki temu możliwe jest:
- automatyczne przesyłanie dokumentów do właściwych działów,
- obsługa formularzy firmowych, takich jak wnioski urlopowe czy zamówienia,
- konfiguracja powiadomień i eskalacji,
- monitorowanie czasu obsługi i efektywności pracy zespołów.
System ról oraz integracja z innymi systemami, takimi jak ERP czy CRM, umożliwia sprawną organizację pracy w firmie i bezpieczne przetwarzanie informacji pomiędzy działami.
3. Akceptacja, podpis i ścieżki zatwierdzania – jak pracownik obsługuje dokumenty firmowe?
Kolejnym etapem elektronicznego obiegu dokumentów jest akceptacja i podpis. W zależności od typu dokumentu i polityki firmy proces może wyglądać inaczej, jednak system EOD wspiera:
- zatwierdzanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego,
- stosowanie kwalifikowanych pieczęci i uwierzytelnienia,
- ustalanie ścieżek akceptacji oraz kontroli dostępu,
- przetwarzanie dokumentów zgodnie z audytowalnymi procedurami.
Taki system zarządzania dokumentami zwiększa bezpieczeństwo danych oraz zgodność z regulacjami, co jest kluczowe w każdej firmie.
4. Integracja z systemami ERP i CRM, raportowanie oraz funkcjonalność modułów EOD
System EOD nie działa w izolacji – jego skuteczność zależy od poziomu integracji z pozostałymi rozwiązaniami IT. Program usprawniający zarządzanie dokumentami w firmie może współpracować z:
- systemami ERP i finansowo-księgowymi,
- platformami HR i zarządzania kadrami,
- systemami CRM,
- narzędziami do generowania raportów i analiz.
Dzięki temu informacje pomiędzy systemami krążą automatycznie, zapewniając spójność danych i ograniczając błędy. System pozwala również na generowanie raportów operacyjnych, kontrolnych oraz tych dotyczących obiegu dokumentów w firmie.
5. Archiwizacja i bezpieczeństwo danych – automatyczne elektroniczne archiwum pod pełną kontrolą użytkownika
Na końcu każdego procesu znajduje się archiwizacja dokumentów. System elektronicznego obiegu dokumentów oferuje:
- centralne, bezpieczne elektroniczne archiwum,
- narzędzia do archiwizacji dokumentów zgodnie z prawem,
- filtrowanie i wyszukiwanie po dowolnych kryteriach,
- historię przetwarzania dokumentów i pełną ścieżkę audytu.
Dzięki temu użytkownik ma stały dostęp do dokumentów, co znacznie usprawnia obsługę dokumentów w przypadku kontroli, audytów czy analiz wewnętrznych.
Korzyści z wdrożenia systemu informatycznego EOD – od digitalizacji po zdalny dostęp
Wdrożenie systemu EOD niesie za sobą szereg praktycznych korzyści, spośród których najważniejsze to:
- zwiększona efektywność pracy – automatyzacja procesów skraca czas obsługi dokumentów,
- zaoszczędzenie czasu – szybki dostęp do dokumentów i brak potrzeby ręcznego przetwarzania,
- wysoki poziom bezpieczeństwa danych – ograniczony dostęp, audyt, backupy,
- pełna mobilność – możliwość pracy zdalnej i obsługi dokumentów z dowolnego urządzenia,
- całkowita kontrola nad procesem – od momentu wpływu faktury do jej zaksięgowania,
- szybsza księgowość – lepsza organizacja dokumentów finansowych,
- obsługa firmowa w jednym miejscu – integracja z kadrowymi, księgowymi i operacyjnymi systemami,
- łatwiejsze wdrożenie systemu KSeF – dzięki pełnej cyfryzacji i automatyzacji obiegu faktur.
Altera – program do elektronicznego obiegu dokumentów, który usprawnia organizację pracy, ewidencję faktur i inne procesy w firmie
Altera oferuje kompleksowy program do elektronicznego obiegu dokumentów, zaprojektowany z myślą o automatyzacji, bezpieczeństwie i pełnej zgodności z aktualnymi przepisami prawa. Rozwiązania Altera wspierają firmy w zakresie zarządzania dokumentami w firmie, integracji z systemami ERP, obsługi KSeF i archiwizacji danych.
Dzięki rozwiązaniom Altera:
- użytkownik zyskuje szybki dostęp do dokumentów,
- pracownik może obsługiwać dokumenty mobilnie,
- organizacja zyskuje narzędzie do pełnej kontroli i monitorowania procesów,
- każda firma może usprawnić swoją księgowość, obieg faktur i digitalizację procesów.
Jeśli planujesz wdrożenie systemu do zarządzania dokumentacją – wybierz sprawdzone rozwiązania, które dostosują się do specyfiki Twojej firmy i zautomatyzują kluczowe procesy biznesowe.
Wpis zawierał lokowanie altera.co
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
