Krajowy System e-Faktur już w 2023 r. ma się stać obowiązkowy – a przynajmniej tak wynika z wcześniejszych zapowiedzi. To z kolei oznacza, zwłaszcza dla najmniejszych przedsiębiorców, spore wyzwanie. Warto jednak pamiętać, że nowy system ma też sporo zalet.
Krajowy System e-Faktur w 2023 r. może być już obligatoryjny
KSeF zaczął funkcjonować już w tym roku, ale na razie z systemu korzystają wyłącznie chętni przedsiębiorcy. Nie ma jednak wątpliwości, że Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjny (i może się to stać już w 2023 r. – choć na razie termin ten nie został ostatecznie zatwierdzony przez rząd). To z kolei oznacza, że przedsiębiorcy, zwłaszcza ci najmniejsi, staną przed kolejnym wyzwaniem.
Po pierwsze – ci, którzy korzystają wyłącznie z papierowych faktur, będą musieli zacząć w końcu korzystać z systemów finansowo-księgowych. Po drugie – wszyscy, którzy w kwestii wystawiania faktur korzystają z usług biur rachunkowych, muszą liczyć się z dodatkowymi kosztami, ponieważ niemal na pewno biura podniosą swoje stawki w związku z nowym systemem. Ponadto może dojść do sytuacji, że biura rachunkowe niechętnie będą przyjmowały nowe zlecenia tego rodzaju. Wreszcie po trzecie – zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury obejmuje wiele dodatkowych elementów, których nie obejmuje standardowa faktura. Dodatkowo większość mikroprzedsiębiorców może być zmuszona do samodzielnej nauki wystawiania faktur w nowym systemie, ponieważ nie będzie ich stać na zlecenie tej usługi.
Teoretycznie dobra informacja jest taka, że możliwe będzie korzystanie z darmowego oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. W praktyce jednak większość przedsiębiorców, ze wzglęgu na wygodę, prawdopodobnie nadal będzie korzystać z oprogramowania komercyjnego (o ile będzie dostosowane do KSeF).
KSeF z założenia nie jest złym pomysłem, choć brak zaufania ze strony przedsiębiorców nie dziwi
Zalet Krajowego Systemu e-Faktur jest wbrew pozorom sporo. Część z nich wynika z samego faktu znajdowania się faktur na państwowym serwerze – przedsiębiorca nie będzie musiał obawiać się, że faktura zaginie lub zniszczy się (jak czasem ma to miejsce w przypadku faktur papierowych). Ponadto fakturę będzie można w każdej chwili pobrać z bazy ministerstwa, co będzie też dużym ułatwieniem nie tylko dla samych przedsiębiorców, ale też dla księgowych.
Dodatkowo możliwy będzie również szybszy zwrot VAT, co dla części przedsiębiorców również może być istotne. Oprócz tego nie trzeba będzie też wysyłać plików JPK FA. Warto też pamiętać, że zaletą KSeF jest bez wątpienia to, że przedsiębiorca będzie miał pewność, że faktura trafi do kontrahenta – a ten nie będzie mógł zasłaniać się tym, że rzekomo jej nie otrzymał.
Nie dziwi jednak to, że przedsiębiorcy wciąż nie mają zaufania do Krajowego Systemu e-Faktur. Część obawia się częstszych kontroli. W praktyce jednak elektroniczny obieg dokumentów to zdecydowanie krok naprzód – i po trudnym okresie wdrożenia przedsiębiorcy (o ile nie wyjdą na jaw poważne niedociągnięcia systemu) mogą docenić nowy system.
