Wdrożenie KSeF w małej firmie zajmie ok. 4-6 tygodnie. To nie jest coś, co da się zrobić z dnia na dzień
Właściwie się nie dziwię, że duża część przedsiębiorców wychodzi z założenia, że o Krajowym Systemie e-Faktur lepiej nie myśleć. W końcu mamy do czynienia nie tylko z ważną reformą, ale też taką, która dotyczy podatku VAT. Ten ma swoją specyfikę: jest daniną wysoce sformalizowaną i trudną w codziennym stosowaniu. Małe i średnie firmy są pod tym względem w szczególnej sytuacji. Ze wdrożeniem KSeF mogą poczekać trochę dłużej od swoich większych kolegów.
Przypomnijmy: obowiązujący harmonogram zakłada, że małe i średnie firmy muszą wdrożyć KSeF najpóźniej 1 kwietnia. Jakby tego było mało, istnieje specjalny wyjątek dla najmniejszych przedsiębiorców. Wystarczy osiągać miesięczną sprzedaż na poziomie do 10 tys. zł brutto i pod żadnym pozorem nie wystawiać faktur na kwoty przekraczające 450 zł. Wówczas termin wydłuża się do 1 stycznia 2027 r.
Czy to dobry pomysł, by korzystać z okazji i zwlekać do ostatniej chwili? Teoretycznie znalazłyby się argumenty na poparcie tej tezy. Przede wszystkim start obowiązkowego KSeF dla dużych przedsiębiorców oznacza, że wszelkie wątpliwości rozstrzygną się same w praktyce, w systemie znajdą się niezbędne poprawki, a Ministerstwo Finansów wraz z ustawodawcą będą mieli trochę czasu na dopracowanie przepisów. Niech tym razem ktoś inny będzie królikiem doświadczalnym.
Sprawdź polecane oferty
Nawet 1200 zł w tym 300 zł na Mikołajki
Citi Handlowy
RRSO 19,91%
Takie myślenie może się jednak okazać się zgubne. KSeF w małej firmie warto zacząć wdrażać tak szybko, jak to możliwe, właśnie po to, by uniknąć chaosu i zamieszania w momencie, gdy pojawią się prawdziwe konsekwencje ewentualnych potknięć i zaniechań.
Nie da się ukryć, że Ministerstwo Finansów dało przedsiębiorcom mnóstwo czasu, by zacząć się przygotowywać do zmian. Dobrowolne testy systemu trwają w końcu od 1 stycznia 2022 r. Pierwotnie miał się on stać obowiązkowy już od 1 lipca 2024 r. Małe i średnie firmy objąłby od początku tego roku. Tak się oczywiście nie stało ze względu na krytyczne błędy w oprogramowaniu. Nie zmienia to jednak faktu, że teraz z całą pewnością nie mamy już do czynienia z jakąś prowizorką. O dalszym przesunięciu startu systemu nie ma już mowy. Został miesiąc.
Lepszego momentu na wdrażanie KSeF już nie będzie
Skoro nie uciekniemy przed KSeF, nawet za granicę, to równie dobrze możemy wykorzystać czas, jaki nam pozostał, na przygotowanie naszej firmy do realizacji nowego obowiązku. To proces, który trwa. Jak długo? Zależy to przede wszystkim od rozmiarów naszej firmy i stopnia skomplikowania obiegu faktur. Nie ma mowy o działaniu z dnia na dzień. Eksperci branżowi sugerują, że KSeF w małej firmie da się wdrożyć w 4-6 tygodni. Daje nam to ponad miesiąc wytężonej pracy.
W grę wchodzi upewnienie się, że nasze oprogramowanie księgowe jest gotowe na współpracę z KSeF. Może się okazać, że konieczna będzie przesiadka na produkt nowego dostawcy. Kolejnym ważnym etapem jest uwierzytelnienie się w systemie i nadawanie stosownych uprawnień. Trzeba będzie także przeszkolić pracowników, którzy będą mieli styczność z fakturowaniem. Im więcej elementów w naszym firmowym systemie, tym cały proces zajmie dłużej. Nie bez powodu wdrożenie KSeF w średnich firmach może trwać 6-11 tygodni.
Nie da się ukryć, że jedną z podstawowych braku gotowości wskazywanych przez przedsiębiorców są ograniczone możliwości. Tym bardziej warto więc wdrażać KSeF w małej firmie z wyprzedzeniem. Dzięki temu łatwiej będzie rozłożyć w czasie środki i zasoby, którymi dysponujemy.
Kolejny powód, by możliwie szybko zacząć realizować obowiązki związane z KSeF, jest prozaiczny. Niewywiązywanie się z nich w końcu będzie się wiązało z surowymi karami. Na razie przedsiębiorców obowiązuje nieformalny okres ochronny. Organy podatkowe mają zacząć wystawiać kary za wystawianie faktur poza KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Teraz ich wysiłki mają się skupić na edukacji i wsparciu dla firm. Prawdę mówiąc, start systemu to najlepszy moment, by wdrożyć KSeF w małej firmie. To moment, w którym możemy liczyć na dużo większą wyrozumiałość i chęć współpracy ze strony organów podatkowych.
