Wliczenie czegokolwiek w koszt uzyskania przychodu wymaga dobrego uzasadnienia. W praktyce nie trzeba wiele gimnastyki, by wliczyć w koszty firmowe zarówno telefon, jak i abonament czy ofertę na kartę. A oszczędności mogą okazać się spore.
Według raportu Tax Care „Indeks Przedsiębiorczości” każdego dnia w Polsce w 2018 roku rejestrowało się 916 jednoosobowych firm dziennie. Polacy coraz lepiej rozumieją, dlaczego warto prowadzić działalność gospodarczą i jakie ma ona atuty. Jednym z nich jest możliwość wliczania wydatków w koszty firmowe – takich jak telefon służbowy. A w tym wypadku oszczędności mogą być spore.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Kosztem uzyskania przychodu może być tylko taki wydatek, który przedsiębiorca ponosi na skutek prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatek ten musi mieć jednak wpływ na wielkość przychodu. Artykuł 22 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa to następująco:
1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Telefon a koszty firmowe
Telefon jest niezbędny do prowadzenia działalności gospodarczej, a zakup telefonu służbowego może dodatkowo ułatwić sprawę. Trzeba jednak zaznaczyć, że telefon można wliczyć w koszty firmowe tylko wtedy, gdy nie ma on zastosowania prywatnego. To jest właśnie kluczowy problem z kosztami firmowymi. Izby Skarbowe często negują zasadność wliczania konkretnych zakupów w koszty firmowe zwracając uwagę na ich prywatne, osobiste przeznaczenie. W przypadku zakupu telefonu jako dodatkowego urządzenia do kontaktu z klientami problem znika.
Telefon można kupić nie tylko swojemu pracownikowi etatowemu, ale także pracującemu w ramach umowy zlecenie. Taką interpretację indywidualną wydał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w 2016 roku.
Ponadto, należy szczególnie podkreślić, że do wydatków Spółki związanych ze zleceniem wykonania określonych czynności lub zamówionych dzieł będą należeć nie tylko wynagrodzenia przyjmujących zlecenie (wykonawców dzieł), lecz także koszty nabycia rzeczy, do zapewnienia których Spółka będzie zobowiązana na podstawie ww. umów w celu ich wykonania, o ile zawarcie tych umów będzie nakierowane na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.
Abonament na firmę
W przypadku abonamentu zawartego na firmę cała kwota może być wliczona do kosztów uzyskania przychodu. Problem pojawia się, gdy to jedyny telefon danego pracownika. Wówczas urzędnicy mogą zażądać dostępu do bilingów. W ten sposób można określić, które połączenia były rozmowami z klientem, a które nie.
Oszczędności na abonamencie dla pracowników przedstawimy na przykładzie oferty Plusa. Jeżeli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą z pewnością na pewnym etapie rozwoju Waszego biznesu będziecie zastanawiać się, jaki abonament wybrać. Dobrze wypada tutaj oferta abonamentu dla firm Plusa w opcji za 50 zł netto miesięcznie. Co dzięki niej zyskujemy?
Otrzymujemy w niej nielimitowane rozmowy, SMSy, MMSy do wszystkich w Polsce oraz w roamingu w UE. Dostajemy również dużą paczkę danych – łącznie 15 GB. Dla małego przedsiębiorcy posiadającego kilka telefonów, każdy megabajt danych w pakiecie może być na wagę złota. Otrzymamy również 240 minut za darmo na połączenia z Polski do UE, co z pewnością przyda się podczas naszych kontaktów np. z zagranicznym kontrahentami.
Jaka będzie nasza sytuacja jeśli dobierzemy 3 karty SIM do naszego abonamentu? W ramach promocji dla stałych klientów za 3 dodatkowe numery z takim samym pakietem usług zapłacimy łącznie 75 zł. 50% oszczędności na każdej dodatkowej karcie to zdecydowany atut pomagający trzymać nasze wydatki w ryzach.
Po odliczeniu VAT-u cały pakiet czterech kart SIM kosztuje więc 125 złotych. Podatnik rozliczający się na zasadach ogólnych zapłaci 102,50 zł, czyli zaoszczędzi na podatku dochodowym 22, 50 zł. Z kolei podatnik rozliczający się w ramach podatku liniowego zapłaci 101,25 zł, czyli zaoszczędzi 23, 75 zł. Jak to wygląda w perspektywie dwóch lat? Podatnik rozliczający się według zasad ogólnych w ciągu dwóch lat zamiast 3000 zł zapłaci 2460 zł, oszczędzając 540 złotych. Z kolei rozliczając się w ramach podatku liniowego zapłaci 2430 złotych. Krótko mówiąc – warto.
Ile zaoszczędzisz, kupując telefon na firmę?
A gdyby przedsiębiorca chciał wyposażyć pracowników w telefony służbowe? Wróćmy jeszcze raz do oferty Plusa – tym razem spójrzmy na telefony z tym samym abonamentem. Za topowego Huawei P30 PRO na raty z tym samym pakietem usług będzie miesięcznie zapłacić 188,50 zł z VAT, a do tego 299 złotych na start przy odbiorze. Za całość wychodzi 4773 złotych.
Jeśli przedsiębiorca rozlicza się na zasadach ogólnych, na podatku dochodowym wraz z VAT zaoszczędzi miesięcznie 62,84 złotych, w tym 35,25 zł na podatku VAT i 27,59 na podatku dochodowym – w ciągu całej umowy będzie to łącznie 1508,16 zł. Do tego zaoszczędzi na samej opłacie na start – zaoszczędzi 99,67 zł, w tym 55,91 zł na podatku VAT i 43,76 zł na podatku dochodowym.
Podatnik rozliczający się w ramach podatku liniowego zaoszczędzi 64,37 zł na miesięcznej opłacie (z czego 29,12 zł na podatku dochodowym), płacąc 124,13 zl. Na opłacie na start zaoszczędzi 102,10 zł, w tym 43,19 zł na podatku dochodowym.
Wliczanie w koszty firmowe się opłaca – i to nie powinno dziwić. W przypadku zakupu telefonu różnica potrafi być naprawdę duża, a przecież każdemu, kto prowadzi działalność gospodarczą, zależy na oszczędnościach.
Artykuł zawierał lokowanie produktu
