Papierowe faktury można wyrzucić do kosza. Oczywiście po tym, jak już je zeskanujemy

Wniosek o interpretację złożyła spółka zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Otrzymywała ona faktury zakupowe od kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Wszystkie dokumenty były księgowane w systemie finansowo-księgowym. Faktury papierowe były dodatkowo archiwizowane w formie papierowej.

Z uwagi na skalę działalności, przechowywanie faktur w formie papierowej stało się uciążliwe i kosztowne. W związku z tym, spółka chce wprowadza pełną digitalizację faktur zakupowych. Oznacza to odstąpienie od fizycznej archiwizacji dokumentów. Faktury mają być skanowane i przenoszone do systemu finansowo-księgowego. Dokumenty będą zapisane w formatach nieedytowalnych. Spółka zamierza trwale zniszczyć i wyrzucić papierowe faktury.

Czy jeśli podatnik zdecyduje się wyrzucić papierowe faktury, które zarchiwizował w formie elektronicznej, to czy nadal będzie mógł odliczyć VAT?

We wniosku o interpretację spółka zapytała, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawczyni miała też wątpliwość, czy zachowuje prawo do odliczenia VAT.

Wnioskodawczyni przedstawiła swoje stanowisko w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wzięła pod uwagę także dyrektywę 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 roku. Zdaniem spółki, przepisy ustawy (art. 112, 112a) stanowią wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Spółka wskazała, że zgodnie z Dyrektywą VAT państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione. Czyli zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca na gruncie ustawy odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie podatnik ma w tej kwestii dowolność. Może każdorazowo wybierać, czy zarchiwizuje faktury zakupowe w formie papierowej, czy elektronicznej.

Dyrektor KIS przyznał spółce rację w zakresie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego. Potwierdził też, że podatnik zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Bez wpływu pozostaje to, czy spółka zdecyduje się zniszczyć i wyrzucić papierowe faktury.

Metoda przechowywania ma gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur

Spółka zwróciła szczególną uwagę na art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi:

Faktury muszą być więc przechowywane prawidłowo. Inaczej podatnik może utracić prawo do odliczenia VAT-u. Przy tym to podatnik decyduje w jaki sposób utrwali dokument, żeby nie było wątpliwości co do jego treści, integralności oraz autentyczności. Prawidłowość przechowywania weryfikują w razie kontroli organy podatkowe.

Krajowy System e-Faktur zlikwiduje wątpliwości

E-faktury od 1 października 2021 roku obowiązują na zasadzie dobrowolnej. Jednak najprawdopodobniej już od 2023 wystawianie ustrukturyzowanych faktur będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

Już teraz system budzi sporo wątpliwości ze strony podatników. Przede wszystkim ze względu na fakt, że dokumenty, które znajdą się w systemie będą łatwiej dostępne dla fiskusa. Jednak niezaprzeczalnie w momencie zaimplementowania rozliczeń w ramach KSeF, dylemat podatnika opisywany w interpretacji zniknie.