Zgodnie z zapowiedziami, e-faktury w ramach nowego systemu zostaną wdrożone już od 1 października 2021 r. Przez pierwsze trzy miesiące elektroniczne wystawianie faktur ma funkcjonować w trybie testowym. Jednak już od 1 stycznia 2022 r. ruszy "właściwy system". Z możliwości wystawiania e-faktur przez kolejny rok przedsiębiorcy będą mogli korzystać dobrowolnie. Zła wiadomość jest jednak taka, że zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT od 1 stycznia 2023 r. wystawianie ustrukturyzowanych faktur będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

Co to oznacza dla firm? Po pierwsze - warto pamiętać, że e-faktury w rozumieniu nowego prawa to nie to samo co obecnie często wystawiane przez przedsiębiorców faktury w formacie PDF. Nowe e-faktury to w rzeczywistości ustrukturyzowane pliki, tworzone zgodnie ze standardem narzuconym przez Ministerstwo Finansów. Co jednak najważniejsze - przedsiębiorcy będą wystawiać taki plik za pośrednictwem specjalnej rządowej platformy, która będzie gromadzić wszystkie e-faktury. Tym samym plik będzie trafiać nie tylko do kontrahenta (który będzie mógł pobrać plik z platformy), ale również - do fiskusa. Dostęp do platformy otrzyma każdy przedsiębiorca - po uwierzytelnieniu przez ePUAP lub podpisem elektronicznym. W przypadku jednoosobowych firm uprawnienia wystawiania i pobierania faktur z platformy będą przyznawane właścicielom działalności. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał, by zajmował się tym księgowy lub biuro rachunkowe, będzie musiał upoważnić wybraną osobę.

Wielu przedsiębiorcom nowe rozwiązanie raczej się nie spodoba. Dlaczego? Głównie ze względu na fakt, że wszystkie wystawione i pobrane faktury będą łatwo dostępne dla fiskusa. A to, jak wiadomo - może u niektórych budzić pewne obawy. Dodatkowo nie wiadomo jeszcze, jak nowy system będzie działać - i czy nie sprawi przedsiębiorcom problemów.

Ministerstwo Finansów jest jednak świadome podejrzeń ze strony przedsiębiorców i aby zachęcić ich do korzystania z systemu (przynajmniej dopóki jest dobrowolny), resort obiecuje szybszy zwrot VAT. Przedsiębiorcy, którzy będą wystawiać i pobierać faktury za pośrednictwem rządowej platformy będą mogli liczyć na zwrot VAT w ciągu 40 dni. Warto jednak podkreślić, że w porównaniu do obecnych przepisów (fiskus na zwrot VAT ma maksymalnie 60 dni), proponowana zachęta wypada jednak dość blado.

MF dodaje również, że zaletą wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest fakt, że przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać faktur. Ponownie - taki argument nie przekona raczej zbyt wielu przedsiębiorców.