Każdy przedsiębiorca musi stosować jakiś spójny system fakturowania
W dzisiejszych czasach pewne są nie tylko śmierć i podatki, ale także comiesięczne płatności za różnego rodzaju usług. Wszyscy opłacamy nie tylko daniny na rzecz państwa i jego różnych macek, ale także rachunki za media, energię czy różnego rodzaju subskrypcje. Do lamusa odeszły pielgrzymki na pocztę i wypełnianie tradycyjnych przelewów.
Bankowość elektroniczna rozwiązuje za nas zdecydowaną większość niedogodności wiążących się z tymi czynnościami. Większość, ale nie wszystkie. Zdarza się czasem, że sami przedsiębiorcy sprawiają, że poświęcamy na nie więcej czasu niż to niezbędne. Winowajcą są zaś niespójne numery faktur wystawianych przez przedsiębiorców..
Co rozumiem przez to pojęcie? Najbardziej typowym formatem jest "numer klienta - numer faktury w danym miesiącu - miesiąc - rok". Są jednak firmy i instytucje, które z jakiegoś znanego sobie powodu stosują alternatywy. Przykładem może być "numer faktury w danym roku na całą firmę - miesiąc - numer faktury w danym miesiącu - rok". Bez trudu dostrzeżemy elementy wspólne. Wynikają one w końcu z przepisów prawa, w tym przypadku art. 106a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
1. Faktura powinna zawierać:
[...]
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
[...]
Jak należy interpretować "kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii"? Z punktu widzenia organów podatkowych chodzi o to, by podatnik stosował jakiś konkretny system, który umożliwi bezbłędną identyfikację danej faktury po nadanej jej numerze. Rzecz jednak w tym, że przepisy wraz ze Skarbówką pozostawiają przedsiębiorcom dowolność co do wyboru sposobu numerowania faktur. Skoro więc możemy wybrać taki, który nam najbardziej pasuje, to czemu mielibyśmy wybrać ten wskazany przeze mnie jako "najbardziej typowy"? Już spieszę z wyjaśnieniem.
Niespójne numery faktur prowadzą do marnotrawienia czasu klientów opłacających comiesięczne rachunki
Nie ma się co oszukiwać: płatności odnawialne nie należą do preferowanych przez przeciętnego Kowalskiego rozwiązań w kwestii płacenia rachunków. Większość z nas wciąż woli mieć kontrolę nad swoimi wydatkami. Model subskrypcyjny się upowszechnia, ale jeszcze nie wszystko da się w nim oferować. Równocześnie mało kto za każdym razem wypisuje ręcznie zlecenie przelewu w bankowości elektronicznej, jeśli może tego uniknąć. Stałe zlecenie w zasadzie odpada, jeśli z miesiąca na miesiąc może się zmienić kwota przelewu. W przypadku rachunków za na przykład telefon czy energię to niemalże oczywistość.
Nasz konsument ma w takim razie dwie możliwości. Jedną jest zapisanie sobie danych odbiorcy przelewu, to jest: nazwę, numer konta i ewentualnie adres siedziby naszej firmy. W ten sposób oszczędzi sobie czas. Pozostaje jednak ręczne wprowadzenie kwoty i całego tytułu przelewu. Popularniejszą opcją jest "ponawianie" przelewu z zeszłego miesiąca. Wówczas musi jedynie wpisać właściwą kwotę oraz zmienić tytuł przelewu na właściwy w tym miesiącu. Tutaj właśnie na scenę wkraczają niespójne numery faktur.
Jeżeli przesyłane przez nas faktury są numerowane w zupełnie przypadkowy z punktu widzenia konsumenta sposób, to będzie on musiał poświęcić nieco więcej czasu. W grę wchodzi na przykład znalezienie fizycznego dokumentu albo wiadomości email, a później skrupulatne przepisanie właściwego numeru. Następnie rozsądek podpowiada, by sprawdzić, czy aby na pewno wpisuje, co trzeba. Z pewnością wielu klientów każdego miesiąca irytuje się, że musi sobie tym zawracać głowę. W końcu można to rozwiązać inaczej.
Indywidualny numer klienta w numerze faktury przydaje się na różne sposoby
Proponowany przeze mnie format "numer klienta - numer faktury w danym miesiącu - miesiąc - rok" sprawia, że co miesiąc konsument jedynie zmienia jeden numer. Co roku zmienia się drugi. Nie musi niczego sprawdzać ani pamiętać, nie ma większej możliwości popełnienia kłopotliwego błędu.
Numer faktury powiązany z indywidualnym numerem klienta ułatwia także rozpoznanie już na pierwszy rzut oka, o który rachunek chodzi. Przydaje się to na przykład wówczas, gdy płacimy rachunki za dwie różne nieruchomości, albo rachunek domowy oraz firmowy.
Co jednak w sytuacji, gdy niespójne numery faktur z punktu widzenia konsumenta są koniecznością dla wewnętrznych systemów naszego przedsiębiorstwa? Istnieje proste rozwiązanie. Wystarczy niedomagać się od klientów, by wpisywali numerów faktur w tytule przelewów. Trzeba im jeszcze o tym wspomnieć, bo mogą taki wymóg traktować jako oczywistość.
