Choć urlop na żądanie został pomyślany jako instrument ochrony pracownika w nagłych sytuacjach życiowych, pracodawca w określonych okolicznościach może odmówić jego udzielenia. Sprawdź, jakie są granice tego uprawnienia i kiedy szef ma prawo powiedzieć „nie".
Czym jest urlop na żądanie i ile dni przysługuje?
Urlop na żądanie to szczególna forma urlopu wypoczynkowego uregulowana w art. 167² Kodeksu pracy. Pracownikowi przysługują 4 dni takiego urlopu w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu i stażu pracy. Co istotne, te 4 dni nie są dodatkowymi dniami wolnymi – wchodzą w skład standardowej puli urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni rocznie).
Specyfika urlopu na żądanie polega na tym, że pracownik może go zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, bez konieczności wcześniejszego planowania czy uzgadniania z pracodawcą. Nie musi też podawać przyczyny, dla której potrzebuje wolnego. To odróżnia go od zwykłego urlopu wypoczynkowego, który wymaga planowania, w przeciwieństwie do urlopu bezpłatnego, udzielanego na wniosek pracownika w dowolnym terminie.
Warto pamiętać, że niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie przechodzą na następny rok jako „urlop na żądanie" – stają się zwykłym urlopem zaległym, który można wykorzystać do 30 września następnego roku.
Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Wbrew powszechnemu przekonaniu, urlop na żądanie nie jest prawem bezwzględnym. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że pracodawca może odmówić jego udzielenia, gdy zachodzą szczególne okoliczności. Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie zgodnie z orzecznictwem?
Przede wszystkim odmowa jest uzasadniona, gdy nieobecność pracownika mogłaby zagrozić interesom zakładu pracy. Chodzi tu o sytuacje, w których obecność konkretnego pracownika jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania firmy – na przykład podczas akcji ratunkowej, w szczycie sezonu przy napiętych terminach, czy gdy pracownik jest jedyną osobą posiadającą określone uprawnienia lub wiedzę niezbędną do wykonania pilnego zadania.
Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. II PK 123/09) wyraźnie stwierdził, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.
Szczególne okoliczności uzasadniające odmowę
Orzecznictwo sądowe wypracowało katalog sytuacji, w których odmowa udzielenia urlopu na żądanie jest prawnie uzasadniona. Do najważniejszych należą sytuacje kryzysowe w firmie, takie jak awaria, wypadek, nagłe zdarzenie wymagające natychmiastowej reakcji. Odmowa jest też uzasadniona przy kumulacji nieobecności, gdy wielu pracowników jednocześnie zgłosiło urlop na żądanie lub zachorowało. Pracodawca może odmówić również przy pilnych terminach – realizacji kontraktu o kluczowym znaczeniu dla firmy, którego niedotrzymanie grozi poważnymi stratami – oraz gdy pracownik posiada unikalne kompetencje i jest jedyną osobą mogącą wykonać określone zadanie.
Co istotne, pracodawca nie może odmówić urlopu na żądanie z błahych powodów ani wykorzystywać tej możliwości do szykany wobec pracownika. Odmowa musi być uzasadniona obiektywnymi, wyjątkowymi okolicznościami, a nie zwykłymi niedogodnościami organizacyjnymi.
Jak prawidłowo zgłosić urlop na żądanie?
Aby urlop na żądanie był skutecznie zgłoszony, pracownik musi dopełnić określonych formalności. Kluczowe jest zgłoszenie żądania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną, o której pracownik powinien stawić się do pracy. Spóźnione zgłoszenie może być podstawą do odmowy.
Forma zgłoszenia nie jest ściśle określona w przepisach – może to być telefonicznie, mailowo, SMS-em, a nawet ustnie. Warto jednak zadbać o dowód zgłoszenia na wypadek sporu. Pracownik musi też jasno wskazać, że wnioskuje właśnie o urlop na żądanie, a nie o zwykły urlop wypoczynkowy.
Istotne jest, że samo zgłoszenie urlopu na żądanie nie oznacza automatycznego jego uzyskania. Pracownik powinien poczekać na akceptację pracodawcy lub przynajmniej upewnić się, że pracodawca otrzymał informację i nie zgłasza sprzeciwu. Samowolne udanie się na urlop bez reakcji pracodawcy może być ryzykowne.
Konsekwencje niestawienia się do pracy mimo odmowy
Co się stanie, jeśli pracownik mimo odmowy pracodawcy nie stawi się do pracy? Konsekwencje mogą być poważne. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Różnica między zwolnieniem dyscyplinarnym a wypowiedzeniem jest ogromna – w pierwszym przypadku pracownik traci pracę natychmiast, bez okresu wypowiedzenia i z negatywnym wpisem w świadectwie pracy, co może utrudnić znalezienie nowego zatrudnienia.
Oczywiście, jeśli odmowa pracodawcy była nieuzasadniona i naruszała przepisy prawa pracy, pracownik może dochodzić swoich racji przed sądem. W praktyce jednak udowodnienie, że odmowa była bezprawna, może być trudne, a ryzyko utraty pracy – realne.
Urlop na żądanie a inne obowiązki pracownicze
Urlop na żądanie bywa czasem nadużywany przez pracowników, którzy chcą uniknąć pracy w niedogodnym dla siebie terminie. Warto jednak pamiętać, że stosunek pracy opiera się na wzajemnym zaufaniu i lojalności obu stron.
Podobnie jak pracodawca ma określone uprawnienia – może w uzasadnionych przypadkach zmusić pracownika do pracy w nadgodzinach czy sprawdzić sposób wykorzystania służbowego sprzętu – tak pracownik powinien korzystać ze swoich praw w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Systematyczne zgłaszanie urlopu na żądanie w terminach szczególnie niedogodnych dla pracodawcy (np. zawsze w poniedziałki lub piątki, przedłużając weekendy) może być potraktowane jako nadużycie prawa i stanowić podstawę do odmowy kolejnych wniosków.
Czy pracodawca może odwołać z urlopu na żądanie?
Teoretycznie tak – art. 167 Kodeksu pracy przewiduje możliwość odwołania pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Dotyczy to również urlopu na żądanie.
W praktyce jednak odwołanie z urlopu na żądanie jest rzadkością. Przede wszystkim dlatego, że urlop ten trwa krótko (zwykle 1-2 dni), a procedura odwołania wymaga pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem. Poza tym, jeśli pracodawca przewidywał, że może potrzebować pracownika, powinien był odmówić udzielenia urlopu, zamiast najpierw go udzielać, a potem odwoływać.
Warto jednak wiedzieć, że obowiązek odpowiadania na maile po godzinach pracy nie istnieje – podobnie pracownik na urlopie nie ma obowiązku pozostawania w kontakcie z firmą, chyba że pracodawca formalnie go z urlopu odwoła.
Urlop na żądanie w okresie wypowiedzenia
Szczególna sytuacja dotyczy pracowników w okresie wypowiedzenia. Czy pracownik, który złożył lub otrzymał wypowiedzenie, może korzystać z urlopu na żądanie? Tak, prawo do urlopu na żądanie przysługuje również w okresie wypowiedzenia.
Jednocześnie jednak pracodawca może w okresie wypowiedzenia wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy (w tym na niewykorzystane dni urlopu na żądanie), bez konieczności uzyskania jego zgody. Wynika to z art. 167¹ Kodeksu pracy.
Dla pracownika rozważającego odejście z pracy często korzystniejsze jest polubowne rozstanie. Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to dwa różne tryby zakończenia współpracy, z których każdy ma swoje zalety – porozumienie pozwala elastycznie ustalić datę rozwiązania umowy i sposób rozliczenia urlopu.
Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie – podsumowanie
Urlop na żądanie to ważne uprawnienie pracownicze, ale nie jest ono bezwzględne. Pracodawca może odmówić jego udzielenia w szczególnych okolicznościach, gdy nieobecność pracownika mogłaby poważnie zagrozić interesom zakładu pracy. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji kryzysowych, kumulacji nieobecności innych pracowników czy realizacji pilnych zadań o kluczowym znaczeniu dla firmy.
Pracownik powinien pamiętać o prawidłowym zgłoszeniu urlopu na żądanie – przed rozpoczęciem dnia pracy, w odpowiedniej formie i z jasnym wskazaniem, że chodzi właśnie o ten rodzaj urlopu. Samowolne nieustawienie się do pracy mimo odmowy pracodawcy może skutkować poważnymi konsekwencjami, włącznie z dyscyplinarnym rozwiązaniem umowy o pracę.
Kluczem do uniknięcia konfliktów jest wzajemny szacunek i zrozumienie interesów obu stron stosunku pracy. Pracownik powinien korzystać z urlopu na żądanie zgodnie z jego przeznaczeniem – w nagłych, nieprzewidzianych sytuacjach życiowych – a pracodawca nie powinien nadużywać prawa do odmowy, blokując pracownikom możliwość skorzystania z tego uprawnienia bez naprawdę ważnych powodów.
Artykuł z 2016 roku, aktualizacja 24.01.2026 r.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
