Koniec roku to czas, kiedy oprócz świątecznych i sylwestrowych przygotować, wielu przedsiębiorców musi przeprowadzić remanent. Spisanie posiadanych na 31 grudnia towarów czy materiałów to ważna czynność. Z jednej strony pozwala zapoznać się z tym, co faktycznie nie sprzedało się w danym roku, a z drugiej wpływa na rozliczenie podatkowe. Oba te czynniki są istotne i sprawiają, że remanent, nawet w małej firmie, powinien zostać przeprowadzony rzetelnie i zgodnie z przepisami.
Remanent w małej firmie nie jest trudny, ale wymaga poświęcenia czasu
W przypadku firmy zajmującej się sprzedażą towarów czy materiałów, spis z natury to czynność bardziej czasochłonna. Polega ona na spisaniu faktycznie posiadanych wszelkich:
- towarów,
- materiałów podstawowych i pomocniczych,
- półwyrobów,
- wyrobów gotowych,
- braków i odpadów.
Jeżeli w naszej firmie korzystamy z programu do zarządzania magazynem i z przeprowadzonego remanentu wyniknie, że faktycznie mamy nadwyżkę lub stratę towarów, to takie różnice powinny zostać zaksięgowane jako przychody lub koszty finansowe. Wszystko po to, by stan spisu z natury na koniec roku zgadzał się z tym faktycznym.
Remanent w małej firmie, prowadzonej na książce przychodów i rozchodów, powinien być przeprowadzany przede wszystkim na koniec i początek nowego roku. Oczywiście, jeżeli przeprowadzamy inwentaryzację na 31 grudnia, to nie musimy jej powtarzać i liczyć wszystkiego jeszcze raz 1 stycznia nowego roku, lecz przyjmuje się, że wartość remanentu jest taka sama.
Inwentaryzację należy też przeprowadzać w innych przypadkach. Spis jest niezbędny przy otwieraniu działalności gospodarczej, w razie jej zamknięcia, a także przy wszelkich zmianach dotyczących liczby czy udziałów wspólników.
Spis z natury musi zawierać określone dane pozwalające określić, ile faktycznie towarów zostało nam na koniec roku
Aby remanent był sporządzony poprawnie i mógł stanowić potwierdzenie tego, jaka jest wartość posiadanych przez przedsiębiorcę towarów czy materiałów, musi on zawierać szereg danych. Są to przede wszystkim:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury oraz
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
Jeżeli ktoś nie prowadzi magazynów programie komputerowym, to aby uzyskać ceny zakupów danych towarów czy materiałów, konieczne będzie zajrzenie do pierwotnych faktur zakupu, które wielu przedsiębiorców ma w biurach rachunkowych, prowadzących ich księgowość.
Różnica remanentowa zwiększa lub obniża dochód firmy na koniec roku podatkowego
Po porównaniu spisu z natury z końca roku, z tym, co przedsiębiorca miał na początku roku, powstaje różnica remanentowa. Opiera się ona na zasadzie, że towary, które nie zostały sprzedane, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Ustalając tę różnicę, najpierw dodajemy w koszty stan z początku roku (który wyrzuciliśmy z kosztów na końcu poprzedniego roku, robiąc wtedy remanent), a potem odejmujemy od tego stan z końca roku (wyrzucona w ten sposób kwota, wejdzie nam w koszty w przyszłym roku, podczas analogicznej operacji).
Jeżeli różnica między stanem początkowym a końcowym jest na plus, to zwiększa kwotę kosztów, a tym samym obniża podatek dochodowy, jaki trzeba zapłacić za dany rok. Jeżeli jest na minus, to obniża kwotę kosztów uzyskania przychodów, a podatnik musi liczyć się z wyższym podatkiem na deklaracji rocznej. Przykładowo:
- Stan magazynowy na 1 stycznia: 10 000,00 złotych
- Stan magazynowy po inwentaryzacji na 31 grudnia: 5 000,00 złotych
- Różnica w stanach: 10 000,00 – 5 000,00 = 5 000,00 złotych
- Różnica na plus – zwiększa koszty uzyskania przychodu danego roku, podatek za dany rok niższy;
- Stan magazynowy na 1 stycznia: 2 000,00 złotych
- Stan magazynowy po inwentaryzacji na 31 grudnia: 6 000,00 złotych
- Różnica w stanach: 2 000,00 – 6 000,00 = – 4 000,00 złotych
- Różnica na minus – obniża koszty uzyskania przychodu danego roku, podatek za dany rok wyższy.
Inwentaryzacja musi być przeprowadzona nawet wtedy, gdy jest zerowa
Najłatwiej w kwestii remanentu mieć będą firmy usługowe. Tutaj spis z natury będzie zazwyczaj zerowy, ponieważ skoro firmy te nie handlują żadnymi towarami, to nie powinny mieć ich też na stanie 31 grudnia. Nie oznacza to jednak, że taki przedsiębiorca nie musi już dokonywać inwentaryzacji. Nawet jeżeli jest ona zerowa, to także musi zostać sporządzona.
Jest to też forma sprawdzenia, czy na pewno w trakcie roku nie doszło do sytuacji, gdy kupiliśmy jakiś towar okazyjnie, licząc na późniejszą sprzedaż, a potem zapomnieliśmy o nim lub okazał się mało chodliwy.
