KSeF dopadnie nawet osoby bez firmy. Sprawdź, kiedy nie unikniesz nowego obowiązku

Na działalności nierejestrowanej nie unikniemy KSeF — możemy go co najwyżej odwlec w czasie

Trochę się pozmieniało w tym roku w prowadzeniu działalności nierejestrowanej. Mam na myśli dwie kluczowe nowości. Pierwszą z nich jest podwyższenie limitu przychodów i zmiana sposobu jego obliczania z miesięcznego na kwartalny — szerzej pisaliśmy o tym w kontekście zasad działalności nierejestrowanej 2026. Druga zmiana to oczywiście KSeF i nieuchronna konieczność korzystania z systemu.

Obydwie zmiany przeplatają się ze sobą. Teoretycznie działalność nierejestrowana pozostanie do końca roku niejako zwolniona z obowiązku wysyłania faktur za pomocą KSeF. To znaczy: od 1 kwietnia system obejmuje wszystkich przedsiębiorców w Polsce z wyjątkiem podmiotów „wykluczonych cyfrowo".

Tak naprawdę to konkretne zwolnienie nie ma nic wspólnego z kompetencjami cyfrowymi osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Ustawodawca przewidział dwa kryteria: łączna wartość sprzedaży nie może przekroczyć 10 tys. zł miesięcznie, a żadna faktura nie może przekroczyć kwoty 450 zł.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Już teraz musimy uważać na maksymalną wartość pojedynczej faktury

Siłą rzeczy większość działalności nierejestrowanych mieści się w tym limicie. W końcu od 1 stycznia można bez konieczności rejestracji firmy zarobić w każdym kwartale 225 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. W tym roku daje nam to kwotę 10 813,50 zł brutto na kwartał — nowy limit przychodów działalności nierejestrowanej niemalże pokrywa się z miesięczną granicą zwolnienia z KSeF.

Nie sposób jednak nie dostrzec dość istotnego „ale". Wciąż musimy uważać na drugie kryterium. Jeśli trafi nam się większe zamówienie przekraczające kwotę 450 zł, będziemy musieli zacząć wysyłać faktury w KSeF.

Załóżmy jednak, że dostosowaliśmy nasz asortyment idealnie do nowych wymogów z ustawy o podatku VAT i cieszymy się zwolnieniem. Skorzystamy z niego jeszcze przez dziewięć miesięcy. Później czeka nas skok na głęboką wodę, bo od 1 stycznia 2027 r. zaczną obowiązywać również kary za wystawianie faktur poza KSeF. Na szczęście są łagodne.

Kilka różnych definicji tego samego w kilku ustawach to cios poniżej pasa

Ktoś mógłby w tym momencie argumentować, że przecież działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu prawa przedsiębiorców. Zgadza się. Problem w tym, że organów podatkowych nic to nie obchodzi. Wymogi związane z KSeF w działalności nierejestrowanej znajdują się w ustawie o VAT, która zawiera własną definicję przedsiębiorcy.

Mamy więc do czynienia z paradoksalną sytuacją. Działalność nierejestrowana niby nie czyni z nas pełnoprawnego przedsiębiorcy, ale na potrzeby podatku od towarów i usług jak najbardziej nim jesteśmy.

Przy okazji jesteśmy też podatnikiem, który podlega zwolnieniu podmiotowemu w VAT. Nie ma szans, żebyśmy na działalności nierejestrowanej przekroczyli próg 240 tys. zł wartości sprzedaży. To z kolei nie uwalnia nas niestety od konieczności e-fakturowania za pomocą KSeF.

Coraz więcej obowiązków sprawozdawczych dla działalności nierejestrowanej

Warto także wspomnieć, że obowiązków sprawozdawczych związanych ściśle z podatkiem VAT, które dotyczą działalności nierejestrowanej, jest coraz więcej. Oprócz KSeF w grę wchodzi przede wszystkim konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ze zwolnienia korzystają ci przedsiębiorcy, którzy sprzedają konsumentom towary albo usługi za co najwyżej 20 000 zł. Równocześnie udział takiej sprzedaży musi przekraczać 80 proc. przez pierwszą połowę roku.

Możemy się więc cieszyć wyższymi limitami, ale koniec końców ustawodawca nakłada na nas coraz więcej obowiązków, które kojarzymy z zarejestrowanymi przedsiębiorcami. Swoją drogą odbierać faktury w KSeF musimy od 1 lutego. Czy to oznacza, że działalność nierejestrowana traci swój sens? I tak, i nie.

Nie da się ukryć, że ta niezwykle uproszczona forma prowadzenia działalności gospodarczej „na słowo honoru" traci dużą część swojego uroku z każdym kolejnym takim obowiązkiem. Ktoś dostatecznie złośliwy mógłby nawet się zastanowić, czy przypadkiem ustawodawca sam jeszcze wie, po co właściwie umożliwił prowadzenie działalności bez rejestracji firmy.

Działalność nierejestrowana wciąż nadaje się do dorabiania na niewielką skalę

Cały czas mamy jednak do czynienia z zaletą, która wciąż pozostaje całkiem atrakcyjna. Chodzi oczywiście o brak konieczności odprowadzania za siebie składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotnej.

Trudno to przebić nawet korzyściami płynącymi z wyboru właściwej formy opodatkowania albo całej serii programów służących do ograniczania kosztów składkowych zarejestrowanych przedsiębiorców. Nie potrzebujemy ulg dla przedsiębiorców w opłacaniu składek ZUS — „ulgi na start", „małego ZUS-u" czy „małego ZUS-u Plus" — jeśli w ogóle nie musimy płacić składek.

Jest jednak dość istotne „ale": działalność nierejestrowana nie wyczaruje nam tytułu do ubezpieczenia. Ten musimy pozyskać z innego źródła, jeśli chcemy powiększać swój kapitał emerytalny albo móc korzystać z bezpłatnej opieki zdrowotnej.

Dla kogo działalność nierejestrowana jest opłacalna?

Działalność nierejestrowana pozostaje więc opłacalnym rozwiązaniem dla osób, które w ten sposób dorabiają sobie do pensji na umowie o pracę albo którejś z umów cywilnoprawnych. Jeśli jednak miałby to być nasz jedyny sposób utrzymania, to zarejestrowanie firmy będzie się nam opłacało dużo bardziej.

Czym działalność nierejestrowana na pewno dzisiaj nie jest, to „prowadzeniem firmy na próbę". Założenie pełnoprawnej jednoosobowej działalności gospodarczej jest szybkie, proste i stosunkowo łatwo odwracalne — warto sprawdzić, co trzeba wiedzieć przed założeniem firmy. Bez rejestracji tracimy część uprawnień i korzyści, a wkrótce dotkną nas te same obowiązki sprawozdawcze co typowego polskiego mikroprzedsiębiorcę.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj