Tylko 10% firm gotowych na KSeF. Co z resztą? Za kilka dni może być za późno

Małe i średnie firmy na celowniku — kogo obejmie KSeF od 1 kwietnia

Już od 1 kwietnia obowiązek korzystania z KSeF obejmie kluczową grupę przedsiębiorców. Chodzi o małe i średnie firmy, które uzyskują wartość sprzedaży poniżej 200 mln zł. Większe firmy muszą korzystać z systemu już od 1 stycznia. Poza KSeF do końca roku pozostaną najmniejsi podatnicy "wykluczeni cyfrowo". Upiecze się także przedsiębiorcom korzystającym ze zwolnienia podmiotowego w VAT.

Pod koniec zeszłego roku istniały poważne wątpliwości dotyczące tego, czy polskie firmy zdążą ze wdrożeniem KSeF przed upływem terminu. Wówczas dużo lepiej radziły sobie największe przedsiębiorstwa, które dysponowały większymi środkami pozwalającymi na zakup oprogramowania, przeprowadzenie szkoleń i przestawienie firmowej księgowości. Pytanie brzmi: czy tym razem jesteśmy gotowi?

Przynajmniej 10 proc. firm już wysyła faktury ustrukturyzowane

Co ciekawe, dane przedstawione przez Krajową Administrację Skarbową pozwalają na pewną dozę optymizmu. Wiceminister finansów i zastępca szefa KAS Zbigniew Stawicki poinformował 12 marca Senat, że coraz więcej przedsiębiorców korzysta z KSeF, choć jeszcze nie musi tego robić.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Na dzień dzisiejszy w systemie mamy (…) – to są dane z godziny 10 z dnia dzisiejszego – blisko 61,5 miliona faktur. To jest kilkunastokrotnie więcej niż przez cały okres (…) działania systemu fakultatywnego. Faktury w systemie wystawiło ponad 256 tysięcy podmiotów, z których ponad 5 tysięcy to są podmioty z populacji, która była objęta obowiązkiem od 1 lutego, czyli te podmioty muszą wystawiać. Zdecydowana większość, bo 250 tys. podmiotów wystawiających faktury w KSeF robi to dobrowolnie.

Liczba 250 tys. podatników brzmi całkiem imponująco do momentu, aż zauważymy, że według danych GUS mamy w Polsce ponad 2,7 miliona przedsiębiorstw. Z kolei informacje Ministerstwa Finansów podpowiadają, że liczba czynnych podatników VAT oscyluje w okolicach 1,7 miliona. W najlepszym wypadku wchodzi więc ok. 10 proc. zobowiązanych, którzy na pewno są gotowi do korzystania z KSeF na trzy tygodnie przed wejściem w życie obowiązku.

Co z firmami, które wciąż czekają na przełożenie terminu

Nie sposób nie zadać sobie pytania o to, co z pozostałymi 90 proc. przedsiębiorców, którzy teoretycznie powinni być już gotowi na e-fakturowanie za pomocą KSeF. Wspominałem niedawno na Bezprawniku, że cały czas znajdziemy przedsiębiorców, którzy wciąż liczą na kolejne przełożenie KSeF przez ustawodawcę. Szanse na taki obrót spraw są praktycznie zerowe.

Dla najmniejszych firm wdrożenie może być prostsze, niż się wydaje

Wbrew pozorom nie oznacza to wcale, że polskie firmy masowo ignorowały zbliżające się zmiany. Zaryzykowałbym wręcz stwierdzenie, że tym razem w najlepszej sytuacji będą najmniejsze podmioty. Jeżeli wystawiają stosunkowo niewiele faktur – na przykład ze względu na stosunkowo niską liczbę transakcji w miesiącu – to prawdopodobnie ich właściciele są w stanie wdrożyć KSeF samodzielnie za pomocą darmowych rozwiązań oferowanych przez Ministerstwo Finansów.

Tym samym implementacja systemu nie wymaga od nich większego wysiłku ponad zapewnienie sobie dostępu do systemu oraz zorientowanie się, jak on właściwie działa w praktyce.

Największą przeszkodą we wdrożeniu KSeF może być konieczność oduczenia się starych sposobów fakturowania

W trudniejszej sytuacji są większe firmy o bardziej skomplikowanej strukturze wewnętrznej, które wystawiają dużą liczbę faktur i do tego ich sytuacja prawnopodatkowa jest nieco bardziej skomplikowana. Każdy czynny podatnik VAT prowadzący złożoną księgowość powinien zdawać sobie sprawę, jak dużo zmian organizacyjnych niesie ze sobą KSeF. Doradca podatkowy Jacek Dziuba zwraca uwagę na to, jak złożony może być to proces:

W przypadku wielu małych przedsiębiorców KSeF nie jest jedynie zmianą techniczną, ale realną zmianą sposobu pracy z dokumentami. Dlatego tak ważne jest zrozumienie podstaw działania systemu i przygotowanie się do niego z wyprzedzeniem. Wdrożenie KSeF nie powinno być traktowane jako jednorazowe "kliknięcie w systemie". To proces obejmujący technologię, organizację pracy oraz współpracę z księgowością.

Bałagan w firmowej księgowości zemści się przy wdrożeniu KSeF

Infor zasugerował także niedawno, że obowiązkowy KSeF od 2026 stanowi tak duży problem dla części przedsiębiorców dlatego, że do tej pory w ich firmowej księgowości panował bałagan, prowizorka i przywiązanie do archaicznych rozwiązań. Tymczasem KSeF wymusza uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów finansowych w przedsiębiorstwie. Co ciekawe, w międzyczasie z tym samym problemem borykają się samorządy, które również muszą korzystać z KSeF. W tym przypadku sygnały są raczej pozytywne. Wygląda na to, że akurat w tej kwestii sektor publiczny radzi sobie lepiej i wykazuje się większą otwartością na zmiany.

Być może największą przeszkodą we wdrożeniu KSeF jest nie tyle sam system oraz wiążące się z nim obowiązki, ile konieczność zerwania z dotychczasową wieloletnią praktyką i przyzwyczajenia się do robienia rzeczy "po nowemu"? Właśnie dlatego odkładanie implementacji systemu na ostatnią chwilę, przed którym wielokrotnie przestrzegaliśmy także na Bezprawniku, było naprawdę fatalnym pomysłem.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj