Fiskus: błędnie wystawionej faktury sprzedaży nie należy korygować, tylko anulować. Nawet jak w programie księgowym anulować dokumentu się nie da

Wyjaśnijmy sprawę obrazowo: firma jest czynnym płatnikiem VAT. Zatrudnia panią Ziutę, do której obowiązków należy wystawianie faktur w systemie informatycznym. Pani Ziuta jest bardzo nieuważna, popełnia błędy. Pracodawca jednak zna panią Ziutę, więc błędy wychwycił. Okazało się, że kobieta wystawiała faktury i wprowadzała do systemu transakcje, które w ogóle nie miały miejsca. Widnieją one jedynie w systemie. Nie były przekazywane kontrahentom, są jedynie w bazie danych. W systemie informatycznym nie można tych faktur usunąć ani zmodyfikować. Szef firmy zdecydował się więc wystawić faktury korygujące o ujemnych wartościach odpowiadającym błędnym fakturom pierwotnym, tak by bilans wyszedł na zero. Z ostrożności jednak zapytał się fiskusa, czy dobrze zrobił. Według Krajowej Izby Skarbowej postąpił błędnie.

Faktura korygująca a anulowanie wystawionej faktury

Jej dyrektor w interpretacji podkreślił, że zgodnie z art. 106b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.) podatnik jest zobowiązany m.in. wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług po otrzymaniu całości lub części zapłaty. W katalogu wymienionym w powyższym przepisie nie znajduje się sytuacja polegająca na wystawieniu dokumentu w wyniku błędu.
Natomiast art. 106j wskazuje jednoznacznie, że fakturę korygującą można wystawić w przypadku obniżki ceny w formie rabatu, dokonanego zwrotu towaru czy zwrotu części lub całości zapłaty. A także - w przypadku podniesienia ceny lub gdy stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Kluczowe jest zatem to, czy przedsiębiorca wprowadził fakturę pierwotną do obrotu. Innymi słowy, czy faktycznie była wykonana usługa lub dokonana sprzedaż towaru. A błędy pojawiają się np. w kwotach należności za towar czy w wyniku błędnego naliczenia podatku VAT czy zastosowania innej stawki podatku. Wówczas wystawienie faktury korygującej jest słusznym rozwiązaniem.

Natomiast jeśli faktura nie została wprowadzona do obrotu, czyli nie doszło do zdarzenia – sprzedaży towaru czy wykonania usługi, wówczas nie należy wystawiać faktury korygującej do zdarzenia, które nie miało miejsca. Należy anulować dokument pierwotny. W praktyce sprowadza się to do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Ponadto powinno się opatrzyć anulowane faktury adnotacją o przyczynach i okolicznościach anulowania.

„Techniczne uwarunkowania wynikające z przyjętych rozwiązań informatycznych nie mogą jednak uzasadniać postępowania Wnioskodawcy niezgodnego z obowiązującymi w tym zakresie zasadami, ponieważ wystawienie faktury korygującej w rozpatrywanej sprawie naruszałoby art. 106j ust. 1 ustawy” – czytamy w interpretacji KIS.

Nie może mieć wpływu fakt, że przedsiębiorca nie ma innej możliwości wyzerowania transakcji jak tylko poprzez wystawienie faktury korygującej.

Podatku od anulowanej faktury płacić nie trzeba

Jednocześnie wskazać należy, że wystawiona przez przedsiębiorcę faktura (wygenerowana i zatwierdzona), ale niewprowadzona do obrotu prawnego nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

„Anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych” – czytamy dalej w interpretacji.

Warto jednak zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

Interpretacja indywidualna KIS sygn. 0114-KDIP1-3.4012.410.2020.2.JF z 28 września 2020 r.