Błąd na fakturze może się zdarzyć każdemu, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności czy doświadczenia przedsiębiorcy. Z pomocą przychodzi wtedy faktura korygująca. Jak i kiedy się ją wystawia? Co trzeba wiedzieć o tego typu dokumencie?
Błąd na fakturze wbrew pozorom nie jest prosty do cofnięcia. Skreślenia, dopiski czy inne zmiany tego typu – przepisy nie dopuszczają takiego rozwiązania dla żadnej ze stron . W zasadzie jedyną dozwoloną formą ingerencji w wystawiony już dokument jest wystawienie faktury korygującej. To z jej pomocą możliwe jest skorygowanie danego błędu.
Faktura korygująca – termin wystawienia
Jeśli przedsiębiorca zmuszony jest do skorygowania błędu na fakturze, zazwyczaj pierwszą wątpliwością, jaka pojawia się w tej kwestii, jest termin. Przepisy zaskakują nas tutaj dość pozytywnie, bo nie określają ostatecznego terminu.
Po wykryciu błędu na fakturze przedsiębiorca powinien jednak jak najszybciej dążyć do przywrócenia właściwej wersji, czyli wystawienia faktury korygującej. Nieścisłości mogą doprowadzić bowiem do nieprawidłowości w sferze podatkowej oraz do innych niedociągnięć w księgowości. W przypadku błędów wykrytych dość późno, mamy tutaj jednak swobodę co do terminu wystawienia faktury korygującej.
Faktura korygująca – kiedy się ją wystawia?
Ustawa o VAT ściśle określa przypadki, w których faktura korygująca jest niezbędna. Dzieje się tak, jeśli po wystawieniu pierwotnej faktury:
- podatnikowi dokonano zwrotu towaru i opakowań,
- po dokonaniu sprzedaży udzielono zniżek,
- udzielona została obniżka ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
- miał miejsce zwrot nabywcy całości bądź części zapłaty,
Tego typu zmiany zdarzają się w biznesie dość często. Warto więc od razu zapoznać się z kwestią poprawek, czyli fakturą korygującą.
Potwierdzenie odbioru – kiedy konieczne?
Warto wiedzieć, że faktura korygująca wymaga czasem także otrzymania potwierdzenia odbioru. Krok ten jest obowiązkowy, kiedy dokument zmniejsza podstawę opodatkowania. Sprzedawca musi w takim przypadku otrzymać potwierdzenie odbioru faktury korygującej.
Forma potwierdzenia odbioru to może być m.in. wiadomość mailowa, fax z potwierdzeniem, pisemne potwierdzenie odbioru, przysłanie odręcznie podpisanego dokumentu czy potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej.
Co ważne, faktura korygująca w świetle przepisów traktowana jest jak faktura pierwotna. Należy wystawić ją w dwóch egzemplarzach – dla nabywcy i wystawcy, który przechowuje ją w dokumentacji. W programach online do wystawiania faktur zazwyczaj jest opcja wystawienia faktury korygującej. To najprostszy sposób, by poprawnie i szybko naprawić dany błąd w dokumencie.
