Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (tzw. Tarcza antykryzysowa) co do zasady zarówno płatnicy składek (czyli przedsiębiorcy) jak i osoby fizyczne zlecające wykonanie dzieła (poza pewnymi wyjątkami) są zobowiązane zgłosić zawarcie umowy o dzieło do ZUS. Obowiązek funkcjonuje już od 1 stycznia 2021 r., kiedy w życie wszedł rejestr umów o dzieło.

Kiedy jednak nie trzeba zgłaszać umowy? Między innymi w sytuacji, gdy umowa zostaje zawarta między przedsiębiorcą a jego pracownikiem. Nie trzeba również zgłaszać umowy o dzieło zawartej z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności. Zgodnie z przepisami obowiązku zgłaszania umowy nie ma też wtedy, gdy dana osoba wprawdzie ma wykonać pracę na rzecz własnego pracodawcy, ale umowa jest zawarta z innym podmiotem.

Warto przy okazji pamiętać, że umowę o dzieło można zawrzeć również elektronicznie - chociaż jeśli zakłada ona przeniesienie autorskich praw majątkowych, konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przerwa na reklamę: mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który złożysz bez użycia karty i czytnika. Kwalifikowany podpis elektroniczny złożony w ramach mSzafir jest zgodny z wymaganiami eIDAS i ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. Więcej informacji -> mszafir.pl

Umowę o dzieło należy złożyć na formularzu ZUS RUD; można tego dokonać za pośrednictwem PUE ZUS. Należy w nim uzupełnić takie informacje jak dane wykonawcy dzieła, dane zamawiającego dzieło, przedmiot umowy, liczba zawartych umów o dzieło, a także datę zawarcia umowy i termin na wykonanie dzieła.

Płatnicy składek i osoby fizyczne, które na podstawie przepisów mają obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy o dzieło do ZUS, powinny mieć na uwadze fakt, że na złożenie formularza mają jedynie 7 dni. Jeśli nie zgłoszą zawarcia umowy w podanym terminie, może im grozić kara grzywny - w wysokości nawet do 5 tys. zł.

Rejestr umów o dzieło pozwala nie tylko sprawdzić, czy umowę zgłoszono w wymaganym terminie, ale też - czy dana umowa została zastosowana poprawnie (czyli czy nie powinna być w rzeczywistości np. umową zlecenia). Oczywiście ZUS nie jest w stanie tego stwierdzić wyłącznie na podstawie danych z rejestru, jednak mogą one stanowić podstawę do dalszych ustaleń - i ustalenia, czy umowa o dzieło nie została zastosowana wyłącznie w celu uniknięcia obowiązku zapłaty składek ZUS.