Sytuacja, w której ktoś nie płaci nam naszej faktury, jest jedną z najbardziej frustrujących przy prowadzeniu działalności. Warto więc wiedzieć, że w momencie, gdy termin płatności został przekroczony mamy prawo ubiegać się o zwrot kosztów dochodzenia należności.
Praktycznie każdy, kto prowadzi firmę i wystawia faktury innym przedsiębiorcom, spotkał się zapewne z czymś takim jak kredyt kupiecki. Jest to sytuacja, gdy nabywca nie musi płacić od razu, przy wystawieniu faktury, a ma na to pewien określony czas. Zdarza się jednak, że przedsiębiorcy przeciągają ten czas zapłaty, często nawet nie kontaktując się z wystawcą faktury. Czasem wynika to z faktycznych problemów finansowych, a czasem z przekonania, że tych kilka dni nie zrobi różnicy.
W prawie zapisane są jednak instrumenty, które zezwalają sprzedawcy na uzyskanie dodatkowych rekompensat pieniężnych za to, że ktoś płaci po ustalonym na fakturze terminie. Oprócz dobrze znanych odsetek, mamy do czynienia też z czymś, co się nazywa zwrot kosztów dochodzenia należności.
40, 70 lub nawet 100 euro. Tyle właśnie może wynieść ryczałt na zwrot kosztów dochodzenia należności
Taki zwrot kosztów dochodzenia należności nalicza się ryczałtowo i jego wysokość jest ustalona odgórnie. Zależy ona głównie od wartości świadczenia pieniężnego.
Oznacza to, że sprzedawca może obciążyć nabywcę taką opłatą w wysokości:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 złotych,
- 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5 000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych,
- 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.
Chcąc przeliczyć te kwoty na złotówki, należy przyjąć średni kurs NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Warto też pamiętać, że nie wystarczy samo wystawienie faktury, ale musi być też spełnione świadczenie, którego dotyczy faktura. Oznacza to, że jeżeli wystawiliśmy fakturę np. za usługę naprawy samochodu, to aby móc naliczyć taką opłatę, to auto musi być już naprawione, a termin płatności przekroczony. Przykładowo:
Wystawiliśmy fakturę 5 października 2021 roku na kwotę 12 000 złotych netto za wykonanie usługi remontowej. Usługa ta została już wykonana, a termin płatności mija 19 października 2021 roku.
Jeżeli więc nie została ona opłacona w terminie, to przysługuje nam prawo do zwrotu kosztów dochodzenia należności w wysokości 70 euro. Chcąc wiedzieć, ile to złotych należy spojrzeć na średni kurs NBP z ostatniego dnia września, czyli 30 września, który przypadał w czwartek. Kurs euro w tym dniu wynosił 4,6329. Oznacza to, że na złotówki kwota zwrotu wyniesie 324,30 złotych.
Co istotne, sprzedawca nie musi w żaden sposób udowadniać, że faktycznie poniósł jakieś wydatki związane z odzyskaniem należności. Kwota ryczałtu należy mu się bowiem z samego faktu, że taka zaległość powstała. Sumowanie kosztów jest istotne jedynie, jeżeli chcielibyśmy przed sądem udowodnić, że wydaliśmy więcej na odzyskanie należnych nam pieniędzy, niż wynosi kwota ryczałtu.
Przy małych kwotach warto się zastanowić, czy korzystać z tego prawa
Korzystanie z tego typu ryczałtu jest wygodne, ale ma pewne swoje ograniczenia, które wskazał Sąd Rejonowy w Koninie w wyroku z 23 września 2020 roku. Odnosił się on bowiem do sytuacji, gdy ktoś żąda opłacenia kwoty ryczałtu w wysokości 40 euro za jedną fakturę w momencie, gdy kwota należności jest niższa lub praktycznie równa tej wynikającej z dokumentu.
W sytuacji, której dotyczył wyrok, mieliśmy do czynienia z należnościami wynikającymi z dwóch faktur, których łączna wartość wynosiła 232,47 złotych, a jako że zostały one zapłacone po terminie, to sprzedawca domagał się jeszcze 337,16 złotych (80 euro) w ramach zwrotu kosztów dochodzenia należności.
Sąd uznał jednak, że chociaż zgadza się, iż sprzedawca miał prawo do naliczenia ryczałtu w wysokości 40 euro za każdą z faktur i mógł to zrobić bez wykazywania faktycznie poniesionych kosztów, to jednak takie zachowanie nie może naruszać art. 5 Kodeksu Cywilnego. Artykuł ten zaś mówi, że
nie można czynić ze swego prawa użytku, który by był sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego.
Sąd uznał, że ideą tego prawa dotyczącego zwrotu kosztów było rekompensowanie kosztów, które można ponieść w związku z próbą odzyskania należności, a nie mają one stanowić swego rodzaju sposobu na dodatkowy zarobek.
Oznacza to więc, że w przypadku małych kwot należności należy tego typu ryczałt stosować ostrożniej i z większą odpowiedzialnością, tak by jego wysokość była adekwatna do kwoty należności. Jednak w przypadku wyższych kwot zaległości, zwłaszcza tych powyżej 5 000 złotych, to nie ma już powodu do uznania, że kwota ryczałtu jaki przysługuje w ramach zwrotu kosztów dochodzenia należności jest nieadekwatna do wysokości zaległości.
