Wykorzystywanie samochodu osobowego w działalności to dość częsta praktyka. Dojazdy do klientów, po towar lub po materiały, to chleb powszedni większości przedsiębiorców. Dlatego warto wiedzieć, jak rozlicza się koszty eksploatacji samochodu, by lepiej zarządzać swoją firmą.
To ile możemy odliczyć poniesionych kosztów, zależy przede wszystkim od typu wydatku jaki ponieśliśmy
Jeżeli kupiliśmy samochód to mamy prawo do odliczenia 100% kwoty netto w koszty uzyskania przychodu oraz 50% VAT-u. W przypadku przedsiębiorców, którzy nie są vatowcami, odliczają oni 100% kwoty brutto. Oczywiście w przypadku tak dużego zakupu należy to zrobić poprzez amortyzację środka trwałego. Niestety możliwość ta istnieje tylko do kwoty 150 tysięcy w przypadku zwykłego samochodu oraz 225 tysięcy, jeżeli zakupimy samochód elektryczny. W przypadku droższego auta, na przykład, jeżeli zakupimy samochód, napędzany silnikiem benzynowym za kwotę 200 tysięcy, to amortyzować możemy go tylko w kwocie 150 tysięcy. Wszystko to, co powyżej tego limitu przepada.
Podobnie jest w przypadku, gdy bierzemy samochód w leasing operacyjny. Jest to ten typ umowy, w którym samochód jest przez cały okres własnością firmy leasingującej, a my dostajemy co miesiąc fakturę, na której mamy kwotę raty oraz odsetek. Wtedy, jeżeli mamy do czynienia z samochodem o wartości do 150 tysięcy złotych (lub 225 tysięcy w przypadku auta elektrycznego), możemy całą kwotę netto wrzucić w koszty oraz odliczyć 50% VAT-u. Jednak jeżeli wartość pojazdu przekracza górne limity, to wtedy kwotę kapitału musimy za każdym razem pomnożyć o współczynnik, wynikający z tego o ile przekroczyliśmy ustawowe normy. Odsetki natomiast możemy odliczyć w całości w koszty.
Przykładowo: jeżeli mamy samochód o wartości 250 tysięcy złotych i nie jest to pojazd elektryczny i otrzymamy fakturę z ratą leasingową o wartości 1500 złotych netto, na którą składa się 1000 złotych kapitału i 500 złotych odsetek, to odliczamy:
– proporcja kosztu samochodu do limitu 150 tysięcy: 150 000 / 250 000 = 60%
– kwota kapitału, jaką możemy zaliczyć w koszty – 1 000 * 60% = 600 zł
– kwota odsetek, jaką możemy zaliczyć w koszty – 500 zł
Łącznie w koszty odliczymy 1100 złotych, a 400 złotych przepadnie i nie będzie mogło zmniejszyć naszego przychodu.
OC i NNW samochodu można odliczać w całości. AC i GAP w zależności od tego ile warte jest auto
W całości możemy też odliczać koszty ubezpieczeń. Jednak aby nie było zbyt przyjemnie to tutaj także obowiązuja limity, które mieliśmy w przypadku zakupu czy leasingu. Te części polisy, które nie odnoszą się do wartości samochodu jak OC czy NNW można ujmować w koszty w całości.
Jednak AC czy GAP samochodu możemy odliczyć proporcjonalnie, w zależności od tego ile warty jest nasz samochód. Jeżeli poniżej 150 tysięcy lub 225 tysięcy w przypadku auta elektrycznego, to nie musimy się tym martwić, bo także te części ubezpieczenia auta będą w całości wchodziły w koszty. Jednak jeżeli mamy auto droższe to, tak samo, jak w powyższych przypadkach musimy policzyć proporcję, a później przez tak wyliczony procent pomnożyć kwotę tych ubezpieczeń.
Koszty eksploatacji samochodu ograniczone do 75%
Najczęstszymi wydatkami, jakie ponosimy w związku z używaniem samochodu to te, związane z eksploatacją. Paliwo, usługi naprawy czy opłaty związane z przejazdem autostradą to coś z czym mierzy się każdy przedsiębiorca wykorzystujący samochód w działalności.
Od stycznia 2019 roku koszty związane z tymi wydatkami można ujmować tylko w 75%. Jeżeli ktoś nie jest czynnym podatnikiem VAT, to dla niego ważna jest kwota brutto wydatku. Oznacza to, że jeżeli za paliwo otrzymamy fakturę w wysokości 246 złotych brutto, to całą tę kwotę mnożymy razy 75% i uzyskaną kwotę, czyli 184,50 złotych wliczamy w koszty. Pozostałe 25% nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
W przypadku osób rozliczających się z VAT-em ta matematyka jest dużo bardziej rozbudowana, ponieważ mają oni prawo też do odliczenia 50% podatku VAT. Pozostała, nieodliczona kwota, może zostać ujęta w kosztach, ale oczywiście w ograniczonej procentowo kwocie.
Przykladowo, jeżeli mamy taką samą jak w powyższym przykładzie, fakturę za paliwo o wartości 246 złotych brutto (200 złotych netto i 46 złotych VAT-u), to rozliczona będzie następująco:
– kwota VAT do odliczenia: 46 złotych * 50%= 23 złote
– kwota do ujęcia w kosztach: 200 złotych netto + 23 złote nieodliczonego VAT-u= 223 złote; 223 złote * 75% = 167,25 złotych.
Kilometrówka pozwoli odliczać 100% kosztów eksploatacji
Istnieje możliwość, by koszty eksploatacji samochodu w całości były odliczanie od przychodu, a nie z ograniczeniem do 75%.
Przede wszystkim musimy użytkować go tylko i wyłącznie w działalności. Aby to potwierdzić należy prowadzić kilometrówkę, stworzyć regulamin użytkowania samochodu oraz zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26. Tylko spełnienie wszystkich tych kryteriów pozwoli na odliczenie w całości kosztów poniesionych na eksploatację samochodu.
Zaletą tego rozwiązania, jeżeli faktycznie mamy samochód, którego używamy tylko w działalności, jest to, że można odliczyć nie tylko 100% kosztów netto poniesionych na użytkowanie samochodu, ale też cały podatek VAT.
Koszty użytkowania prywatnego samochodu też mogą podlegać odliczeniu
Do końca 2018 roku, aby odliczyć faktury wzięte na samochód prywatny, który był używany w działalności, ale nie został wprowadzony do środków trwałych, trzeba było prowadzić kilometrówkę. Od początku 2019 roku zniesiono już ten przepis i zastąpiono go opcją odliczenia kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków.
Podobnie jak w przypadku powyższych wydatków, także tutaj kwota VAT, jeżeli ktoś jest czynny podatnikiem VAT, może zostać odliczona w 50%, a pozostała część może stanowić koszty podatkowe.
Przykładowo: Jeżeli mamy fakturę za paliwo, o wartości 246 złotych brutto (200 złotych netto, 46 złotych VAT-u), która dotyczy samochodu prywatnego, użytkowanego w działalności to rozliczenie będzie następujące:
– kwota VAT do odliczenia: 46 złotych * 50%= 23 złote
– kwota do ujęcia w kosztach: 200 złotych netto + 23 złote nieodliczonego VAT-u= 223 złote; 223 złote * 20% = 44,60 złotych.
