Żeby prowadzić firmę, wcale nie trzeba posiadać dedykowanej przestrzeni biurowej na siedzibę. Możemy ją wynajmować, możemy wybrać wirtualne biuro. Na dobrą sprawę wcale nie musimy mieć siedziby. Mamy także możliwość zorganizować sobie biuro w domu. Trzeba jednak pamiętać o potencjalnie wyższym podatku od nieruchomości. Z drugiej strony, są także korzyści na gruncie VAT i PIT.
Nie każda firma musi mieć własny biurowiec, by móc prowadzić działalność
Siedziba firmy to teoretycznie ważna rzecz. Gdzieś musimy prowadzić naszą działalność i przyjmować klientów. Można też śmiało zaryzykować tezę, że dostatecznie okazała siedziba buduje prestiż naszego przedsiębiorstwa. Co jednak jeśli nie potrzebujemy takiej ekstrawagancji, na przykład ze względu na charakter naszej działalności? Mamy całkiem sporo możliwości pozwalających na ograniczenie kosztów związanych z zakupem albo wynajmem przestrzeni biurowej.
Prawo pozwala nam zupełnie zrezygnować z siedziby firmy. Możemy też zdecydować się na nowoczesne rozwiązania w postaci wirtualnego biura. Nic nie stoi też na przeszkodzie, byśmy zorganizowali sobie biuro w domu. Jak by to działało w praktyce? Miejsce prowadzenia naszej działalności gospodarczej wpisane do CEIDG oraz prawdopodobnie także adres do doręczeń byłyby tożsame z naszym adresem zamieszkania. Możemy uznać całe nasze mieszkanie za nasze biuro, możemy także wydzielić sobie część powierzchni na cele firmowe.
Zaletą takiego rozwiązania są oczywiście niższe koszty. Nie musimy kupować żadnego budynku ani wynajmować nieruchomości od kogoś innego. Jest to wręcz oczywiste rozwiązanie w przypadku tych przedsiębiorców, których działalność nie wymaga zatrudniania pracowników ponad absolutnie szczątkowy personel, jeśli w ogóle jakichkolwiek. W grę wchodzą nie tylko drobne warsztaty, gabinety dentystyczne, prywatna praktyka lekarska, czy działalność agenta ubezpieczeniowego. Biuro w domu wydaje się wręcz domyślnym rozwiązaniem dla freelancerów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Trzeba jednak pamiętać, że prowadzenie działalności z własnego mieszkania albo domu wiąże się z pewnymi konsekwencjami o charakterze podatkowym. Te z kolei nie pozostają bez wpływu na opłacalność takiego posunięcia.
Biuro w domu jest niekorzystnym rozwiązaniem z punktu widzenia podatku od nieruchomości
Zacznijmy od złej wiadomości. Podatek od nieruchomości wykorzystywanej na potrzebny działalności gospodarczej oznacza najprawdopodobniej dużo mniej korzystną stawkę. Maksymalne stawki tej daniny obowiązujące w każdym roku ustala w drodze rozporządzenia Minister Finansów. Gminy mają obowiązek poruszać się w granicach wyznaczonych przez to maksimum.
W 2024 r. dla m² budynku mieszkalnego maksymalna stawka wynosi 1,15 zł rocznie. Powierzchnia tego samego budynku, którą podatnik wykorzystuje na potrzeby działalności gospodarczej, może zostać obciążona stawką nawet 33,10 zł za każdy m². Żeby uniknąć nadmiernego obciążenia podatkiem od nieruchomości, należy po prostu wydzielić biuro w domu o takiej powierzchni, jaka jest nam absolutnie niezbędna do prowadzenia firmowych spraw. Przedsiębiorca może liczyć na korzyści w podatku VAT oraz PIT.
W podatku VAT mamy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to tyle, że możemy odliczyć naliczony VAT z tytułu poniesionych przez nas wydatków inwestycyjnych związanych z nieruchomością, czynszem czy mediami. Skoro urządziliśmy sobie biuro w domu, to musimy określić procentowy udział powierzchni wykorzystywanej na potrzeby działalności gospodarczej. To właśnie o ten procent możemy pomniejszyć należny podatek.
Warto także pamiętać, że biuro w domu oznacza, że nasz adres domowy znajdzie się w zgłoszeniu rejestracyjnym na potrzeby podatku VAT. Tym samym trafi do ogólnodostępnej tzw. białej listy podatników.
Jeżeli chodzi o podatek PIT i opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej, to po raz kolejny będziemy mogli nieco zaoszczędzić. Tym razem wydatki na utrzymanie naszej domowej siedziby będziemy mogli zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu, o ile rozliczamy się w formie skali podatkowej albo podatku liniowego. Po raz kolejny musimy jednak ustalić, jaki procent powierzchni mieszkania zajmuje nasze biuro. Co do zasady kosztem uzyskania przychodu będzie część procentowemu udziałowi powierzchni firmowej.
