Problemem jest to, że wielu pracowników nie odróżnia legalnej procedury od bezprawnego działania. A wielu pracodawców liczy na to, że pracownik tej różnicy nie zauważy.
Wynagrodzenie to element umowy – i obie strony muszą się na zmianę zgodzić
Wysokość wynagrodzenia jest jednym z podstawowych składników umowy o pracę, wymienionym wprost w art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Zmiana tego elementu wymaga zgodnego oświadczenia woli obu stron – dokładnie tak samo jak zawarcie samej umowy. Pracodawca nie może więc pewnego dnia poinformować cię mailem, że od następnego miesiąca zarabiasz 1000 zł mniej. Takie działanie jest nieważne z mocy prawa.
Ale „bez zgody" to pojęcie, które wymaga doprecyzowania. Bo w polskim prawie pracy istnieje mechanizm, w którym brak twojego sprzeciwu zostaje uznany za zgodę. I właśnie na nim opiera się najczęstsza metoda obniżania wynagrodzenia.
Sposób pierwszy: wypowiedzenie zmieniające
Wypowiedzenie zmieniające (art. 42 Kodeksu pracy) to podstawowe narzędzie pracodawcy, gdy chce zmienić warunki pracy lub płacy bez porozumienia z pracownikiem. Pracodawca wręcza dokument, w którym wypowiada dotychczasowe warunki wynagrodzenia i jednocześnie proponuje nowe – niższe.
Od tego momentu zaczyna biec okres wypowiedzenia, liczony na takich samych zasadach jak przy zwykłym wypowiedzeniu umowy. Przez ten czas obowiązują dotychczasowe warunki płacy. Pracownik ma czas do połowy okresu wypowiedzenia, żeby odmówić przyjęcia nowych warunków. Jeśli odmówi – umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeśli nie odmówi – nowe warunki wchodzą w życie automatycznie.
I tu jest haczyk: jeśli pracodawca nie pouczy pracownika o prawie do odmowy, termin na złożenie oświadczenia wydłuża się do końca okresu wypowiedzenia. To częsty błąd pracodawców – brak pouczenia nie unieważnia wypowiedzenia zmieniającego, ale daje pracownikowi więcej czasu na decyzję.
Wypowiedzenie zmieniające wymaga formy pisemnej i – w przypadku umowy na czas nieokreślony – podania przyczyny. Przyczyna musi być konkretna i rzeczywista. „Trudna sytuacja finansowa firmy" może wystarczyć, ale „tak zdecydowałem" – absolutnie nie. Pracodawca musi też skonsultować zamiar z organizacją związkową, jeśli taka działa w zakładzie pracy.
Sposób drugi: porozumienie zmieniające
Porozumienie zmieniające to najczystsza forma zmiany warunków wynagrodzenia. Obie strony siadają do stołu i wspólnie ustalają nową wysokość pensji. Nie ma tu okresów wypowiedzenia, pouczeń ani wymogów dotyczących formy – choć pisemne potwierdzenie jest oczywiście wskazane.
Kluczowe jest to, że porozumienie musi być dobrowolne. Jeśli pracodawca wymusza zgodę groźbą zwolnienia dyscyplinarnego, porozumienie może zostać podważone jako zawarte pod wpływem bezprawnej groźby (art. 87 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p.). Różnica między wypowiedzeniem a porozumieniem ma ogromne konsekwencje – przy porozumieniu pracownik traci prawo do odwołania się do sądu pracy, chyba że wykaże wadę oświadczenia woli.
Porozumienie zmieniające może wejść w życie natychmiast – nawet od dnia podpisania. Przy wypowiedzeniu zmieniającym nowe warunki obowiązują dopiero po upływie okresu wypowiedzenia. Dla pracodawcy porozumienie jest więc szybsze i wygodniejsze. Dla pracownika – potencjalnie bardziej ryzykowne, bo rezygnuje z ochrony, jaką daje procedura wypowiedzenia.
Sposób trzeci: przestój
Przestój (art. 81 Kodeksu pracy) to jedyna sytuacja, w której pracodawca może faktycznie wypłacić mniej bez żadnej procedury zmieniającej. Ale przestój to nie decyzja pracodawcy o obniżeniu pensji – to obiektywna przeszkoda w wykonywaniu pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy.
Podczas przestoju pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania (stawka godzinowa lub miesięczna). Jeśli taki składnik nie został wyodrębniony – 60% wynagrodzenia. W żadnym przypadku nie może to być kwota niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, które w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto.
Przestój musi mieć charakter przejściowy i wynikać z konkretnych okoliczności – awaria maszyn, brak materiałów, przerwa w dostawie prądu. Pracodawca nie może ogłosić „przestoju" jako pretekstu do trwałego obniżenia wynagrodzeń. Jeśli to zrobi, pracownik ma roszczenie o wypłatę pełnego wynagrodzenia.
Czego pracodawca nie może zrobić pod żadnym pozorem
Nie może po prostu przelać mniejszej kwoty na konto. Nie może obniżyć pensji „karnie" za spóźnienia, błędy czy niesubordynację – Kodeks pracy nie przewiduje kary finansowej w postaci obniżenia wynagrodzenia zasadniczego. Przewiduje natomiast kary porządkowe (upomnienie, nagana, kara pieniężna), ale kara pieniężna dotyczy wyłącznie konkretnych przewinień (nieprzestrzeganie BHP, nieusprawiedliwiona nieobecność, stawienie się pod wpływem alkoholu) i ma ściśle określone limity kwotowe.
Nie może też obniżyć wynagrodzenia poniżej minimalnego – nawet za zgodą pracownika. Umowa o pracę przewidująca wynagrodzenie niższe niż minimalne jest w tym zakresie nieważna i automatycznie zastępowana przez stawkę minimalną.
Premie i dodatki – tu sprawa się komplikuje
Czy pracodawca może obniżyć wynagrodzenie bez zgody pracownika, jeśli obniżka dotyczy nie pensji zasadniczej, a premii? To zależy od rodzaju premii. Premia regulaminowa – przyznawana po spełnieniu określonych kryteriów zapisanych w regulaminie wynagradzania – jest składnikiem wynagrodzenia i jej odebranie wymaga wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia. Premia uznaniowa – przyznawana według swobodnej decyzji pracodawcy, bez jasnych kryteriów – może zostać cofnięta jednostronnie.
Problem w tym, że granica między premią regulaminową a uznaniową bywa płynna. Sąd Najwyższy wielokrotnie orzekał, że sama nazwa „premia uznaniowa" nie przesądza o jej charakterze. Jeśli premia była wypłacana regularnie, w stałej wysokości i za konkretne wyniki – jest de facto premią regulaminową, niezależnie od nazwy w umowie.
Podobnie z dodatkami. Dodatek funkcyjny wpisany do umowy wymaga procedury zmieniającej. Dodatek stażowy wynikający z regulaminu podlega odrębnym zasadom – jego wysokość zmienia się automatycznie wraz ze zmianą regulaminu, pod warunkiem że zmiana regulaminu była zgodna z prawem.
Zmiana regulaminu wynagradzania – obniżka dla wszystkich naraz
Pracodawca może zmienić regulamin wynagradzania, wprowadzając niższe stawki. Ale nowy regulamin – w zakresie, w jakim jest mniej korzystny niż dotychczasowe warunki indywidualnych umów o pracę – wymaga wręczenia każdemu pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Sam fakt ogłoszenia nowego regulaminu nie zmienia automatycznie wynagrodzeń.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy nowy regulamin jest korzystniejszy niż dotychczasowy – wtedy wchodzi w życie automatycznie, bez konieczności zmiany umów. Ale obniżka wynagrodzeń z definicji nie jest zmianą korzystną.
Jeśli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, pracodawca musi uzgodnić z nimi treść nowego regulaminu. Bez takiego uzgodnienia zmiana jest nieważna. W firmach bez związków pracodawca ustala regulamin samodzielnie, ale i tak musi wręczyć wypowiedzenia zmieniające, jeśli nowe warunki są gorsze.
Jawność wynagrodzeń od 2026 roku a obniżki
Od grudnia 2025 roku obowiązują przepisy implementujące unijną dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawca ma obowiązek informować kandydatów o widełkach płacowych na danym stanowisku, a pracownicy mogą żądać informacji o zasadach wynagradzania. Nowe przepisy o jawności płac mogą ograniczyć uznaniowe różnicowanie wynagrodzeń – jeśli dwóch pracowników na identycznych stanowiskach zarabia różnie bez obiektywnego uzasadnienia, ten zarabiający mniej może dochodzić wyrównania.
W kontekście obniżek wynagrodzeń jawność płac działa na korzyść pracownika. Pracodawcy trudniej będzie uzasadnić selektywne obniżki, gdy pracownicy będą mieli dostęp do informacji o wynagrodzeniach na porównywalnych stanowiskach.
Co zrobić, gdy pracodawca bezprawnie obniżył wynagrodzenie
Trzy kroki. Pierwszy: złożyć pisemne wezwanie do pracodawcy o wypłatę pełnego wynagrodzenia zgodnego z umową o pracę. Drugi: zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy – inspektor może nakazać pracodawcy wypłatę zaległego wynagrodzenia, a od 2026 roku kompetencje PIP w zakresie ustalania stosunku pracy zostały znacząco rozszerzone. Trzeci: pozew do sądu pracy o zapłatę różnicy między wynagrodzeniem należnym a wypłaconym. Termin przedawnienia wynosi 3 lata. Pozew do kwoty 50 000 zł jest wolny od opłat sądowych.
Warto pamiętać, że niewypłacenie wynagrodzenia w pełnej wysokości stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracodawcy i może uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 1¹ k.p.). W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.
Podsumowanie
Czy pracodawca może obniżyć wynagrodzenie bez zgody pracownika? Jednostronnie – nie. Ale może wręczyć wypowiedzenie zmieniające, zaproponować porozumienie lub – w sytuacjach przejściowych – powołać się na przestój. Każda z tych ścieżek ma ściśle określone reguły, a ich naruszenie daje pracownikowi prawo do obrony. Najważniejsza zasada: jeśli nikt nie dał ci do podpisania żadnego dokumentu, a na koncie pojawiła się mniejsza kwota – pracodawca złamał prawo. I to ty masz w ręku silniejsze karty.
Obserwuj nas w Google Discover
Podobają Ci się nasze treści?
Google Discover
