Praca zdalna w dobie epidemii jest dla wielu jedyną możliwością na zachowanie źródła dochodów. Warto zastanowić się, czy pracodawca musi zapewnić sprzęt do pracy zdalnej. Sytuacja jest zależna od tego, czy faktycznie z pracą zdalną mamy do czynienia.
Czy pracodawca musi zapewnić sprzęt do pracy zdalnej?
Żeby odpowiedzieć na zadane pytanie, należy zdawać sobie sprawę, z jaką formą świadczenia pracy mamy do czynienia. Potocznie do „pracy zdalnej” zalicza się zarówno telepracę, precyzyjnie uregulowaną w Kodeksie pracy, jak i pozakodeksową pracę zdalną.
Zatrudnienie w formie telepracy wynika z 655 § 1 Kodeksu pracy
Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca)
Z czego obie przesłanki są niezbędne, aby mówić o telepracy – czyli samo wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej, bez regularności wykonywania pracy, nie wpisuje się w kodeksową definicję telepracy.
Co do samej telepracy warto wskazać, że jest ona precyzyjnie uregulowana w k.p., a jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi sprzętu, względnie – wypłata stosownego ekwiwalentu za korzystanie ze swoich urządzeń, czy infrastruktury domowej.
Jeżeli jednak telepraca nie jest formalnie wprowadzona, a praca zdalna ma charakter chwilowy – stanowi wyjątek od zasady świadczenia pracy w siedzibie pracodawcy albo innym miejscu pracy – to taki obowiązek wcale nie musi istnieć.
Praca zdalna a telepraca
W wypadku, gdy praca wykonywana jest przez pracownika w sposób zdalny jedynie okazjonalnie, to zastosowania nie mają przepisy dotyczące telepracy. Wydaje się jednak, że konieczność zapewnienia sprzętu do pracy może wynikać z innych regulacji, wchodzących w zakres prawa pracy.
Pracodawca ma obowiązek zorganizowania stanowiska pracy i – co wynika z doktryny i orzecznictwa – wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za korzystanie z jego własnego sprzętu. Taki ekwiwalent musi odpowiadać miesięcznemu odpisowi amortyzacyjnemu, a sam ekwiwalent jest zwolniony z podatku i składek ZUS, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są
Ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność
Jeżeli pracodawca dogaduje się z pracownikiem, że ten może wykonywać pracę chwilowo w sposób zdalny, to powinien on tak zorganizować pracę, by dało się ją wykonywać, a w wypadku, gdy pracownik korzystać będzie ze swoich urządzeń, powinien wypłacić mu stosowny ekwiwalent. Nie jest to jednak równoznaczne z oczywistym obowiązkiem zapewniania urządzeń – co ma miejsce w odniesieniu do telepracy.
Zastanawiając się nad tym, czy pracodawca ma obowiązek zapewnić sprzęt do pracy zdalnej, należy także pamiętać, że pozakodeksowa (incydentalna, nieregularna) praca zdalna, niebędąca – rzecz jasna – telepracą, opiera się w zasadzie na swoistej dowolności ustaleń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
