Podjęcie decyzji o sprzedaży nieruchomości to niekiedy dopiero początek drogi przez mękę dla sprzedającego. A wcale nie chodzi tu o trudności w dojściu do porozumienia z kupującym, co do warunków sprzedaży. Osoby, które nie uczestniczą w aktach notarialnych, umów sprzedaży zbyt często mogą być mocno zaskoczone tym, czego zażąda od nich rejent. Dokumenty potrzebne notariuszowi niekiedy mogą nas dziwić, czy nawet bulwersować szczególnie, jeśli sprzedajemy dom w centrum dużego miasta, a notariusz żąda zaświadczenia, iż nieruchomość ta nie jest lasem…
Dokumenty potrzebne notariuszowi do umowy sprzedaży – ale czy tylko rejentowi są one potrzebne?
Zanim zajmiemy się wymienianiem dokumentów, w konkretnych przypadkach warto zastanowić się nad celem, jaki powinien przyświecać stronom każdej umowy. Cel jest w gruncie rzeczy jeden – bezpieczeństwo. Żeby te bezpieczeństwo zapewnić stronom, notariusz musi, między innymi, zażądać różnych dokumentów do umowy, co wynika również z różnych przepisów. Z praktyki można wysnuć smutny wniosek, iż dla stron umowy często jest to problematyczne. Istnieje niestety przekonanie, że większość dokumentów jest zbędna, a rejent ich żąda, bo lubi je kolekcjonować w kancelarii. Otóż nie lubi. Natomiast z punktu widzenia bezpieczeństwa, duża ilość dokumentów stanowi o tym, iż sprzedający nic przed kupującym nie ukrywa. A kupujący ma pełen obraz tego, jaką nieruchomość kupuje. Gdy solidnie odrobimy tę lekcję żadna ze stron nie będzie mogła zasłaniać się niewiedzą, tudzież powoływać się na nieuczciwość drugiej strony.
Lokale stanowiące odrębną nieruchomość
Tu sytuacja zdaje się być najłatwiejsza. Najważniejszym dokumentem jest akt nabycia lokalu. Dalej dobrze jest, aby sprzedający przedłożył w kancelarii zaświadczenie o braku osób zameldowanych oraz zaświadczenie o braku zaległości w opłatach od zarządcy. Kolejnym zaświadczeniem wymaganym przez notariusza będzie zaświadczenie dotyczące rewitalizacji. Jednak w tym przypadku zależy to od miejscowości i praktyki notariusza w tym zakresie.
Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
Należy mieć na uwadze, że dla prawa może być powadzona księga wieczysta, ale też może jej nie być. Z najistotniejszych dokumentów potrzebujemy: dokument, z którego wynika, iż sprzedający jest uprawniony (tj. akt nabycia lub przydział), zaświadczenie o braku osób zameldowanych oraz zaświadczenie dotyczące braku zaległości z opłatami za użytkowanie lokalu.
Bardzo istotnym dokumentem w przypadku, gdy nie ma księgi wieczystej, jest zaświadczenie informujące o tym, iż: zbywcy przysługuje to prawo, że nie jest prowadzona księga wieczysta, że wkład budowlany został uregulowany i stan prawny gruntu jest uregulowany. Często z adnotacją, iż spółdzielnia nie widzi przeszkód dla założenia księgi wieczystej. Gdy chcemy założyć księgę wieczystą dla przedmiotowego prawa, to dodatkowo musimy uzyskać zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu. Dokument ten przeznaczony jest do założenia księgi wieczystej. Należy również przedłożyć wszystkie nabycia, jakie miały miejsce od samego przydziału. Z racji trudności w uzyskaniu wszystkich dokumentów informujących o kolejnych nabyciach spółdzielnie często wystawiają pismo, w którym opisują kolejne nabycia. Często jest to już wystarczające dla sądu, aby księgę wieczystą założyć.
Niezabudowania nieruchomość gruntowa
Zaczynamy kolejny raz tak samo, czyli w pierwszej kolejności akt nabycia. Konieczny będzie wypis z rejestru gruntów, zaświadczenie informujące, o tym, iż przedmiotowa działka nie stanowi lasu, zaświadczenie informujące o przeznaczeniu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub braku planu dla tej działki. Kolejny raz potrzebujemy zaświadczenie dotyczące rewitalizacji, a także dobrze byłoby przedłożyć notariuszowi mapę ewidencyjną. Jeśli działka będzie odłączana z większej nieruchomości i będzie dla niej zakładana nowa księga wieczysta, to niezbędny będzie również wypis z rejestru gruntów razem z wyrysem z mapy ewidencyjnej, a także decyzja podziałowa z adnotacją, iż jest ostateczna/prawomocna. W praktyce od pewnego czasu rejenci żądają również zaświadczenia informującego o dostępie do drogi publicznej.
Nieruchomość gruntowa zabudowana
Tu sprawa zdaje się być dość prosta w opisywaniu, jednak wcale nie prostsza dla sprzedającego. Potrzebne są wszystkie dokumenty takie jak do sprzedaży nieruchomości gruntowej niezabudowanej plus pozwolenie na budowę wraz ze zgłoszeniem do użytkowania.
Co musi mieć przy sobie kupujący?
Kupujący co do zasady okazuje dowód osobisty i umowę kredytu, jeśli zakup jest kredytowany. Jeśli życzy sobie ustanowienia hipoteki w akcie, to dodatkowo zostawia notariuszowi odpowiednie oświadczenia w tym zakresie.
Czy to już wszystkie dokumenty potrzebne notariuszowi do umowy sprzedaży?
Odpowiedź brzmi: to zależy. Wyżej wymienione dokumenty stanowią z pewnością solidną podstawę, jednak katalog może być niestety dużo szerszy. Zależy to od wielu czynników. Chociażby związanych ze sposobem nabycia. Gdy nabycie nastąpiło ze spadku, to niezbędny będzie dokument z urzędu skarbowego dotyczący podatku od spadku i darowizn. Jeśli mamy do czynienia z darowizną po 01 stycznia 2013 roku, to również musimy przedłożyć dokument wskazany zdanie wcześniej.
Jeśli nieruchomość/prawo obciążone jest hipoteką, to należy uzyskać dokument, w którym wskazany będzie stan zadłużenia oraz rachunek techniczny do spłaty. Ważne jest także zobowiązanie banku do wydania zgody na wykreślenie tej hipoteki po całkowitej spłacie tego zadłużenia.
Gdy w księdze wieczystej widnieją wpisy komornicze, to konieczne będą dokumenty wydane przez komornika z kwotami i rachunkami do spłaty zadłużenia. Zresztą podobnie jak w przypadku hipoteki ustanowionej na rzecz banku.
Zdarzają się sytuacje, iż sprzedający zmienił nazwisko, na przykład z powodu zawarcia związku małżeńskiego. Natomiast nie ujawnił tych danych w księdze wieczystej. W tej sytuacji konieczny będzie do sporządzenia aktu notarialnego odpis skrócony aktu małżeństwa.
Zdarza się, iż będą potrzebne zaświadczenia o braku zaległości w Urzędzie Skarbowym, bądź w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
A to nadal nie koniec. Niestety zawsze, jeśli powstaje wątpliwość, jakie dokumenty będą potrzebne notariuszowi, powinniśmy skonsultować to z rejentem, który będzie przygotowywał akt notarialny. Innej rady niestety nie ma.
