Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz powszechniejszy. Nie każdy może sobie jednak pozwolić na wyeliminowanie papierowych wydruków. A papier i toner nie są darmowe. Czy dzierżawa drukarki może pomóc zoptymalizować koszty prowadzenia firmy?
Od dłuższego czasu możemy zaobserwować trend odchodzenia od własności na rzecz usług. Doskonale to widać choćby po sposobie korzystania z dóbr kultury. Powszechnie korzystamy z abonamentów na dostęp do serwisów streamingowych, takich jak Netflix czy Spotify. Coraz mniej osób kupuje płyty z filmami czy muzyką.
To zjawisko dotyczy jednak nie tylko usług. Coraz częściej „w abonamencie” dostępne są fizyczne przedmioty, takie jak choćby samochody. Zakup własnego samochodu przez przedsiębiorcę jest coraz rzadszym zjawiskiem, a długoterminowy najem zdobywa coraz większą rzeszę zwolenników. W zamian za miesięczną ratę zyskujemy przede wszystkim spokój. Nie musimy się zastanawiać nad naprawami, przeglądami. Płacimy ratę i dolewamy paliwo (i płyn do spryskiwaczy) – na tym kończy się rola użytkownika.
Dzierżawa drukarki – czy to w ogóle ma sens?
Prowadzenia firmy wymaga z reguły jednak posiadania dużo większego parku maszynowego, niż tylko ładnego auta dla szefa/szefowej. Przedsiębiorcy więc dość powszechnie korzystają np. z leasingu komputerów, które po kilku latach są wymieniane na nowsze, szybsze modele. W międzyczasie raty leasingu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednocześnie nie wydając horrendalnych sum na zakup nowych maszyn za gotówkę.
W dzierżawę można też wziąć np. drukarki czy kserokopiarki. Choć coraz więcej dokumentów przyjmuje postać wyłącznie elektroniczną (np. wniosek o zwolnienie ze składek ZUS), to wielu przedsiębiorców i urzędów wciąż musi drukować nieraz znaczne ilości pism. A drukarki to urządzenia wymagające sporo nakładów na bieżącą obsługę i konserwację. Trzeba przecież wymieniać tonery czy tusze, czyścić rolki i inne elementy ruchome czy wymieniać zużyte podzespoły.
Jeśli drukujemy niedużo – zakup niedrogiej drukarki laserowej czy urządzenia wielofunkcyjnego jest najprostszym rozwiązaniem. Ale jeśli drukujemy dziesiątki tysięcy stron miesięcznie, można się zastanowić nad dzierżawą lub najmem urządzeń wielofunkcyjnych. Z reguły wygląda to w ten sposób, że płacimy czynsz składający się z dwóch elementów:
- stałej raty za urządzenie, zależne z reguły od parametrów drukarki,
- zmiennej, zależnej od liczby zadrukowanych stron (np 3 grosze brutto za stronę druku czarno-białego).
Taka forma korzystania z urządzeń ma kilka zalet. Po pierwsze, unikamy dużego wydatku związanego z zakupem nowego urządzenia. Dzięki temu może od ręki mieć nowe urządzenie, zamiast zastanawiać się np. nad zakupem urządzeń używanych, poleasingowych, z dużym przebiegiem. Po drugie, nie przejmujemy się kosztami serwisowania urządzeń. Tym zajmuje się dostawca, w ramach płaconego czynszu dzierżawnego. W tym wymianą tonerów, przywożonych do biura przez serwisantów. A jeśli urządzenie się zepsuje, jest po prostu wymieniane na inny egzemplarz.
Czy dzierżawa drukarki jest tańsza od zakupu za gotówkę?
Należy oczywiście wziąć pod uwagę, że summa summarum dzierżawa może (choć nie musi) być droższa w dłuższym rozrachunku niż zakup urządzenia i jego samodzielne serwisowanie. Istnieje przecież mnóstwo sposobów na zmniejszenie bieżących kosztów obsługi, np. korzystanie z nieoryginalnych tonerów czy zakup używanych części zamiennych na Allegro. Oznacza to jednak, że przedsiębiorca – zamiast skupiać się na rozwoju firmy i zarabianiu – musi dzielnie walczyć z drobnymi przeciwnościami losu.
Ale czy to na pewno się opłaca? W mojej firmie drukuje się blisko 250 tysięcy stron rocznie. Dzierżawa drukarki odejmuje mi mnóstwo zmartwień. Toner przyjeżdża sam (automagicznie, urządzenie samo informuje serwis o zapotrzebowaniu). Ewentualne usterki mam w cenie najmu. Ostatnio, gdy (po zadrukowaniu 400 tysięcy stron w dwa lata) kserokopiarka zaczęła irytująco piszczeć, wymieniono mi całe urządzenie na nowy egzemplarz.
Owszem, kup urządzenia i korzystania z tanich zamienników mogłoby mi pozwolić oszczędzić parę groszy. Ale zamiast tracić czas na walkę z wiatrakami, po prostu skupiam się na swojej pracy. I dzięki temu zarabiam sporo więcej, niż wydaję na dzierżawę drukarki.
