Istnieje wiele uzasadnionych powodów, by interesować się położeniem samochodu należącego do przedsiębiorstwa
Wiele firm dysponuje samochodami, z których korzystają pracownicy. Niekiedy chodzi o transport towarów, niekiedy po prostu o efektywne przemieszczanie się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Jak sprawdzić, czy są należycie wykorzystywane? Rozwiązanie nasuwa się wręcz samo. Możemy przecież w stosunkowo tanio i w bardzo prosty sposób śledzić trasy, którymi auto się porusza i gdzie się w danym momencie znajduje.
Dość łatwo sobie wyobrazić powody, dla których chcielibyśmy zamontować GPS w firmowym samochodzie. Wcale nie musi chodzić o patrzenie na ręce pracownikom, którzy dysponują naszą własnością, choć jest to oczywiście dość ważna przyczyna. Może się w końcu zdarzyć, że taka osoba korzysta ze służbowego samochodu w sposób, na jaki jej nie pozwalamy, albo który wprost koliduje z interesami przedsiębiorstwa. Przykładem może tutaj być rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, które nie obejmuje prywatnych celów pracownika realizowanych przy okazji.
Przyczyny, by zamontować GPS w firmowym samochodzie, mogą być dużo bardziej prozaiczne. Możemy po prostu chronić w ten sposób samochód przed kradzieżą. Śledzony na bieżąco pojazd dużo łatwiej znaleźć i odzyskać. Może nas także interesować optymalizacja tras wybieranych przez naszych kierowców w celu zmniejszenia zużycia paliwa albo oddziaływania na środowisko. Lokalizator GPS stanowi po prostu jedno z wielu narzędzi w dyspozycji przedsiębiorcy.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
Pytanie jednak brzmi, czy mamy w ogóle prawo zamontować takie urządzenie. Teoretycznie moglibyśmy uznać, że śledzenie położenia pojazdu, którym porusza się pracownik, stanowi jakąś formę naruszenia jego prywatności albo innych dóbr osobistych. Na szczęście przepisy są w tej kwestii jasne. Jak najbardziej możemy zamontować GPS w firmowym samochodzie. Sprawa jest więc dużo prostsza, niż w przypadku stosowania takiego urządzenia przez podejrzliwego partnera.
GPS w firmowym aucie jest w pełni legalny, a formalności z nim związane są wręcz symboliczne
Kluczowym przepisem, który wprost zezwala nam na korzystanie z lokalizatora GPS zamontowanego w firmowym aucie, jest art. 223 §4 kodeksu pracy.
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Przepisy art. 222 § 6-10 stosuje się odpowiednio.
§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.
Lokalizator GPS jak najbardziej stanowi "inną formę monitoringu". Montujemy go właśnie w celu "zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy" lub "właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy". Musimy jednak spełnić wymogi określone w pozostałych dwóch paragrafach zacytowanego wyżej przepisu.
Czy zamontowanie GPS w firmowym samochodzie może rzeczywiście naruszać jakieś dobra osobiste pracownika? Przede wszystkim informacja o lokalizacji pracownika jak najbardziej stanowi dane osobowe. W samym powinniśmy odwołać się do przepisów RODO określających, kiedy przedsiębiorca może takie dane przetwarzać. Odpowiedź znajdziemy w art. 6 pkt f):
1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
[...]
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
O prawnie uzasadnionych interesach przedsiębiorcy w kontekście lokalizacji położenia firmowego auta wspominałem wyżej. Racjonalnych powodów, by zdecydować się na taki krok, jest naprawdę dużo. Praktycznie nikt o zdrowym rozsądku nie będzie ich kwestionować.
Pozostaje więc kwestia obowiązków informacyjnych wynikających z kodeksu pracy. Informację o stosowaniu lokalizatorów GPS w należących do przedsiębiorstwa samochodach powinniśmy zawrzeć w stosownym akcie wewnętrznym, który obowiązuje w naszej firmie. Może to być zbiorowy układ pracy albo regulamin pracy. Jeśli nie mamy obowiązku zawarcia pierwszego ani sporządzenia drugiego, to wystarczy zwykłe obwieszczenie w sposób przyjęty w naszym przedsiębiorstwie. Kolejnym kluczowym wymogiem jest upewnienie się, że pracownicy zostaną poinformowani o lokalizatorze przed dopuszczeniem ich do pracy.
Problem praktyczny pojawia się w sytuacji, gdy zezwalamy pracownikowi na korzystanie z auta do celów prywatnych. Wówczas teoretycznie powinniśmy uzyskać jego zgodę na stosowanie modułu GPS. Rzecz jednak w tym, że jeśli nie wyrazi takiej zgody, to my nie musimy podtrzymywać naszej na korzystanie przez niego z auta po godzinach pracy. Zaryzykowałbym wręcz stwierdzenie, że prawnie uzasadniony interes pracodawcy w lokalizowaniu położenia auta zachodzi także wtedy, gdy pracownik korzysta z niego do celów prywatnych. W końcu w dalszym ciągu pozostaje kwestia ustalania położenia pojazdu na bieżąco na wypadek jego kradzieży.
