Pisma urzędowe od dawna kojarzą się z zawiłym językiem, który często sprawia trudności ich odbiorcom, mimo że powinny być napisane w prosty sposób, umożliwiający szybkie i łatwe zrozumienie treści. Pracownicy urzędów powinni używać prostego języka we wszystkich dokumentach. Tak starają się robić urzędnicy m.in. w Krakowie, Gdańsku czy Rybniku, jednak to nadal nieliczna grupa w porównaniu ze skalą administracji w Polsce.

Język urzędowy wreszcie przestanie być trudny. Sztuczna inteligencja w służbie prostej komunikacji

Na pomoc w tworzeniu dostępnych dla każdego obywatela dokumentów ruszyła sztuczna inteligencja. Narzędzie „Proste pismo” wykorzystuje AI do przekształcania skomplikowanych pism w komunikaty zrozumiałe praktycznie dla każdego. Zamiast frazy „z uwagi na fakt, iż” można przecież użyć wyrazu „ponieważ”, a „podlega wyjaśnieniu” zastąpić „należy wyjaśnić”. Im prościej, tym lepiej.

Wdrożone już m.in. w Poznaniu narzędzie pozwala urzędnikom na gromadzenie pism i ich szablonów, zawiera słownik oraz panel administracyjny, który ułatwia korzystanie z systemu. Obecnie pozwala wkleić treść pisma wymagającego uproszczenia i generuje propozycje komunikatu przyjaźniejszego w odbiorze. Jak przyznało Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, to nie byłoby możliwe, gdyby nie wytrenowanie AI na bazie danych dostarczonych przez językoznawców z Uniwersytetu Adama Mickiewicza i informacji przekazanych przez Urząd Miasta Poznania.

Urzędnicza nowomowa wciąż jest poważnym problemem, bo często rozumieją ją jedynie… urzędnicy

Urzędnicy powinni tłumaczyć skomplikowane ustawy i rozporządzenia napisane trudnym językiem prawniczym na język zrozumiały dla obywateli. Normy wymagają, aby komunikaty – szczególnie w sektorze bankowym – były zrozumiałe na poziomie B2, czyli dla kogoś o średnich kompetencjach językowych.

Choć to nie urzędy tworzą skomplikowane przepisy, to rola urzędników polega na komunikowaniu zawiłych kwestii w sposób przystępny dla obywateli. Niestety, urzędnicy często po prostu nie potrafią albo nie chcą wytłumaczyć sprawy „po ludzku”. Wykluczenie informacyjne, podobnie jak wykluczenie społeczne czy cyfrowe, jest poważnym problemem. Z tego powodu upraszczania języka nie należy zaniedbywać.

Czy AI w urzędzie to na pewno dobry pomysł?

Pozostaje pytanie, czy używanie sztucznej inteligencji w urzędach jest bezpieczne? Jan Kozak z Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach przekonuje, że jeśli ze sztucznej inteligencji korzystamy mądrze, nie ma się czego bać. Po pierwsze, należy zdecydować, czy korzystamy z wewnętrznego oprogramowania, czy z zewnętrznych programów wyposażonych w AI. Wewnętrzne rozwiązania zapewniają większe bezpieczeństwo, ponieważ mamy pewność, że nie zbierają danych. Po drugie, zawsze dla pewności należy usunąć wszelkie dane osobowe przed przesłaniem pisma do systemu.