Niektóre kary umowne zostały wprost uznane przez ustawodawcę za niebędące kosztami uzyskania przychodu
Kodeks cywilny pozwala zastrzec w umowie, że za niewykonanie albo nienależyte wykonanie zobowiązania będzie grozić kara umowna. Chodzi oczywiście o zapłatę określonej sumy pieniędzy na rzecz drugiej strony umowy. Przepisy nie wymuszają symetrii. Kary umowne mogą grozić tylko jednej ze stron umowy, mogą grozić obydwu w zupełnie różnych okolicznościach. Co istotne: wysokość takiej kary istnieje w całkowitym oderwaniu od rozmiaru rzeczywistej szkody poniesionej przez wierzyciela.
Nic dziwnego, że to popularne rozwiązanie w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, a nawet w relacjach z konsumentem. Kary umowne stanowią niezły sposób na zapewnienie sobie gwarancji, że druga strona umowy się z niej wywiąże. Niestety może się zdarzyć, że to my będziemy musieli zapłacić taką karę naszemu kontrahentowi. W takiej sytuacji kuszącą perspektywą wydaje się oczywiście wrzucenie takiego wydatku w koszty uzyskania przychodu. Czy to możliwe? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w przepisach.
Na przeszkodzie staną nam przede wszystkim wyłączenia z art. 23 ust. 1 pkt 19) ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 22) ustawy o CIT. Obydwa te przepisy stanowią punkty na długich listach ustawowych wyłączeń od możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Ich treść jest w obydwu przypadkach dokładnie taka sama.
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
19/22) kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług;
Już na pierwszy rzut oka można dostrzec, że nie wszystkie kary umowne zostały ujęte w treści zacytowanych przepisów. Wyłączenia obejmują cztery przypadki: wady dostarczonych towarów, wady wykonanych robót albo usług, zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad, zwłoka w usunięciu wad towaru albo w wykonaniu robót i usług. Tym samym wydaje się, że kary wynikające z innych powodów już jak najbardziej można wrzucić w koszty.
Organom podatkowym zdarza się stosować wykładnię rozszerzającą. Sądy administracyjne stawiają na literalną
W praktyce orzecznictwo sądów administracyjnych – w tym Naczelnego Sądu Administracyjnego – w ostatnich latach pilnuje, by organy podatkowe nie wykraczały poza treść przepisów. Przykładem może być wyrok z 6 maja 2025 r. o sygnaturze II FSK 1012/22. W tym przypadku NSA uznał na przykład, że nie można utożsamiać niezachowania terminu dostawy z wadą dostarczanego towaru. Istotna jest w takich przypadkach przyczyna. Jeżeli do przekroczenia terminu doszło z przyczyn niezależnych od dostawcy, to nie mamy do czynienia ze zwłoką w dostarczeniu towaru wolnego od wad. Tym samym karę umowną za przekroczenie terminu można uznać za koszt uzyskania przychodu.
Równocześnie warto wspomnieć o wcześniejszych interpretacjach organów podatkowych, które wychodzą z innego założenia. Na przykład ta o sygnaturze 0113-KDIPT2-1.4011.288.2023.1.HJ zakłada, że wszystkie kary umowne wynikające z przesłanek wskazanych w zacytowanych wyżej przepisach podlegają wyłączeniu. Nie ma przy tym znaczenia, czy odpowiedzialność została określona na zasadzie winy, czy ryzyka.
Pozostaje także kwestia nie do końca jasnego powiązania kar umownych z przesłankami pozytywnymi umożliwiającymi uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przypomnijmy: chodzi o koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wprost wyłączone przez ustawodawcę. Zapłacone kary umowne siłą rzeczy nie pozwalają nam osiągnąć dodatkowych przychodów.
O wiele lepiej pasuje tutaj zabezpieczenie ich źródła. W jaki sposób? Płacąc kary umowne, nierzadko unikamy dużo gorszych konsekwencji, które mogłyby zachwiać naszą firmą. W grę wchodzi na przykład umowa, która okazała się skrajnie niekorzystna dla przedsiębiorstwa. Jej wypowiedzenie wiąże się z koniecznością zapłaty kary umownej. Dzięki takiemu posunięciu koniec końców stracimy mniej pieniędzy. Wydaje się więc, że takie kary umowne w ogóle nieujęte w treści art. 23 ust. 1 pkt 19) ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 22) ustawy o CIT można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu.
