Rozliczenie klimatyzacji w kosztach firmy może być problematyczne, jeżeli pracujemy w domu

Montaż klimatyzacji przestał być już czymś, co kojarzy się z luksusem. Przede wszystkim spadły ceny urządzeń, które nawet z montażem nie kosztują aż tak wiele i często cała należna kwota potrafi zamknąć się w kilku tysiącach złotych. Do tego pogoda motywuje, by podejmować takie kroki. Temperatury, które w cieniu przekraczają 30 stopni, sprawiają, że praca w wielu biurach staje się praktycznie niemożliwa w najcieplejszych godzinach.

Klimatyzacja w kosztach firmy nie powinna być problemem, jeżeli faktycznie używana jest przy prowadzeniu działalności

Zakup klimatyzacji do firmy może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu tak samo, jak każdy inny wydatek, który jest związany z prowadzoną działalnością. Ważne jest jedynie, by podatnik potrafił wskazać, że taka instalacja jest mu niezbędna, by móc uzyskiwać przychód. Jeżeli w jakimś budynku latem jest bardzo ciepło, to wydaje się logicznym, że montaż urządzenia, które pozwoli pracować o każdej porze, ma swoje uzasadnienie, a tym samym może być ujęta w kosztach firmy.

Jeszcze łatwiej uzasadnić taki wydatek, kiedy ma się pracowników. Chociaż w przepisach nie ma jasno określonej maksymalnej temperatury, jaka może być w pomieszczeniach, gdzie przebywają zatrudnieni, to specjaliści od BHP wskazują, że nie powinna być ona za wysoka. Wysoka temperatura w biurze wpływa zresztą na produktywność zatrudnionych, która jest odpowiednio niższa, gdy słupek rtęci wskazuje na 26, 28 czy nawet 30 stopni.

Zakup klimatyzacji do 10 000 złotych pozwoli od razu ująć ją w kosztach. Powyżej tej kwoty podatnik będzie musiał się bardziej natrudzić albo zdecydować się na amortyzację

Drugą kwestią, jaką trzeba ustalić przy zakupie klimatyzacji, jest to, czy wydatek ten należy uznać za środek trwały, czy też można jednorazowo wrzucić go w koszty. Otóż jeżeli jego koszt jest niższy niż 10 000 złotych i nie jest to instalacja, która staje się nieodłączną częścią np. budynku, to wtedy można taki zakup ująć jednorazowo i uwzględnić w kosztach firmy od razu w miesiącu zakupu.

Jeżeli instalacja klimatyzacji kosztowała więcej niż 10 000 złotych to powinna zostać uznana jako środek trwały. Wtedy należałoby ją amortyzować, czyli w każdym roku ujmować część jej wartości. Przykładowo, jeżeli stawka amortyzacji wynosi 10%, a cała instalacja kosztowała 15 000 złotych, to rocznie w koszty ujmowane będzie 1 500 złotych, odpowiednio przez 10 lat.

Mali podatnicy mają specjalne możliwości, by ujmować środki trwałe powyżej 10 000 złotych, np. w ramach jednorazowej amortyzacji do 100 000 złotych. Oznacza to, że taką instalację zazwyczaj można szybko ująć w koszty uzyskania przychodu, niezależnie od tego, jak dużo kosztowała.

Firma w domu, a klimatyzacja na firmę. W takiej sytuacji ujęcie jej w kosztach będzie bardziej problematyczne

Większy problem z rozliczeniem klimatyzacji w firmie będą mieli ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w swoim prywatnym domu. Wtedy, jeżeli ujmą taki koszt w całości, to urząd skarbowy może podważyć ten wydatek, uznając, że był on przeznaczony na cele prywatne.

Istotne jest więc, czy istnieje rozdział pomiędzy częścią domową, a biurową. Jeżeli do korzystania w ramach prowadzonej firmy przeznaczone jest np. 30% domu lub mieszkania, to wtedy najlogiczniejsze byłoby ujęcie w kosztach tylko 30% kosztów, jakie zostały wydane na montaż klimatyzacji. Wtedy urzędy skarbowe powinny nie mieć wątpliwości, że dany zakup, w danej proporcji, może stanowić koszty uzyskania przychodu.