Wydatki poniesione na wdrożenie KSeF w firmie to typowy koszt uzyskania przychodu
Chcemy czy nie, zbliża się objęcie polskich firm obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur. Duże przedsiębiorstwa będą musiały dostosować się do nowych wymogów już od 1 lutego. Mniejsze podmioty mają czas do 1 kwietnia. Na przeszkodzie stoi nie tylko ograniczony czas oraz stopień skomplikowania implementacji KSeF, ale także wymierny koszt całej operacji.
Ile dokładnie zapłacimy za wdrożenie KSeF w naszej firmie? Eksperci najczęściej podają kwoty w granicy od 500 zł do 2000 zł dla małych i średnich przedsiębiorstw. W niektórych przypadkach będzie nawet taniej. Mam na myśli te firmy, którym wystarczy aktualizacja dotychczas używanego programu księgowego oraz względnie mało intensywne przeszkolenie pracowników, którzy będą z niego korzystać. Jeżeli jednak prowadzimy większe przedsiębiorstwo, to powinniśmy się liczyć z nawet większym wydatkiem.
Ktoś mógłby stwierdzić, że państwo po raz kolejny wymyśliło sobie nowy obowiązek, za który będą musieli zapłacić przedsiębiorcy. To jednak półprawda. Owszem, to my poniesiemy koszt wdrożenia KSeF w naszej firmie. Na szczęście możemy odzyskać te pieniądze, odliczając je sobie od podatku dochodowego.
W tym momencie warto przypomnieć prawne podstawy rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT albo bliźniaczy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Jak się łatwo domyślić, nie znajdziemy w tych dwóch przepisach nawet słowa o wydatkach na implementację KSeF. Pozostaje kwestia związku pomiędzy poniesionymi wydatkami a uzyskiwanymi przez nas przychodami. Można śmiało postawić tezę, że takowy będzie zachodzić praktycznie zawsze.
Tak naprawdę trudno sobie wyobrazić koszt wdrożenia KSeF, którego nie można byłoby odliczyć od podatku
Konieczności implementacji KSeF w przedsiębiorstwie stanowi obowiązek narzucony przedsiębiorcom przez ustawodawcę. Jeżeli chcemy prowadzić działalność gospodarczą i osiągać z niej jakiekolwiek przychody, to co do zasady musimy zacząć korzystać z KSeF. Tym samym kryterium zabezpieczenia źródła przychodów spełnia się nam niejako automatycznie.
Co właściwie możemy odliczyć od podatku dochodowego? Na dobrą sprawę w grę wchodzi każdy poniesiony koszt wdrożenia KSeF. Kosztem uzyskania przychodu będzie więc zakup oprogramowania księgowego niezbędnego do prawidłowego korzystania z nowego systemu. Łatwo sobie wyobrazić scenariusz, w którym opłacić zewnętrzne wsparcie w dziedzinie IT. Musimy także przeszkolić naszych pracowników z jego obsługi, czym jak najbardziej może się zająć osoba z zewnątrz, której będziemy musieli zapłacić. Możemy także wykupić gotowe pakiety szkoleń.
Siłą rzeczy zmiany w codziennym stosowaniu VAT mogą się także wiązać z koniecznością skonsultowania się ze specjalistą w dziedzinie prawa podatkowego. To z kolei oznacza, że wynagrodzenie kancelarii doradztwa podatkowego również będzie stanowiło nasz koszt uzyskania przychodu. Jeżeli po prostu zrzucamy większość problemu na biuro rachunkowe, z którego usług korzystamy, to oczywiście rachunki na jego rzecz również będą stanowiły nasz koszt podatkowy.
By odliczyć koszt wdrożenia KSeF w firmie od podatku dochodowego, musimy spełnić typowe warunki formalne. Sprowadzają się one przede wszystkim do właściwego udokumentowania ich poniesienia. Należy także pamiętać, że nie każde przedsiębiorstwo skorzysta z tej możliwości. Jak to zwykle w takich przypadkach bywa, wszystko zależy od wybranej przez nas formy opodatkowania. Rozliczanie kosztów wchodzi w grę, jeśli rozliczamy się na skali podatkowej, korzystamy z podatku liniowego, albo jesteśmy podatnikami CIT. Siłą rzeczy ryczałtowcy nie uwzględniają kosztów uzyskania przychodów przy rozliczaniu swoich podatków.
