Koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu, czyli które wydatki są prywatne?
Zacznijmy od samych kosztów uzyskania przychodu. Można pod nie podciągnąć mnóstwo wydatków, a przedsiębiorcy często wykazują się w tym dużą finezją. Co jednak istotne, takie koszty nie mogą mieć znamion wydatku o charakterze prywatnym. Można więc wliczyć w koszty firmowe zakup kota, jeśli ten wyłapuje myszy, grasujące pośród dokumentów. Gorzej za to będzie z zakupem garnituru. Przepisy pozostają niejednoznaczne, bo lista wydatków jest otwarta - a Izby Skargowe wydają mnóstwo interpretacji indywidualnych, kiedy sprawa nie jest oczywista.
Podstawowy kłopot stanowi rozdzielenie kosztów prywatnych od kosztów związanych z działalnością gospodarczą. Co gorsza, prawo również tego nie reguluje. Przedsiębiorca musi więc sam prowadzić odpowiednią dokumentację. Do tego potrzebne będą odczyty z liczników oraz bilingi. Rzecz w tym, że nie zawsze można tak szczegółowo rozliczyć opłaty. Zdaje się, że znacznym ułatwieniem rozliczania mediów byłoby wydzielenie osobnego pokoju. Do niedawna było to wymogiem. W takim pomieszczeniu nie mogły się znajdować prywatne sprzęty, a jedynie te niezbędne do pracy. Nie zawsze jednak jest to możliwe. Od 2017 roku przedsiębiorca może po prostu określić w procentach, jaką część powierzchni przeznacza na domowe biuro.
Można więc wyliczać wysokość opłat ustalając współczynnik, jaki wyznacza część przeznaczona na działalność gospodarczą podzielona przez powierzchnię całego mieszkania. Bez problemu w ten sposób rozliczymy czynsz. Co do mediów, wygodniejsze będzie zainstalowanie odrębnych liczników. Jeśli to niemożliwe, znów wykorzystamy współczynnik, choć nie będzie to już jednoznaczne i trzeba w tej kwestii być bardziej elastycznym. Prywatne zużycie wody będzie bez porównania większe od służbowego.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
Do tego trzeba mieć jeszcze na uwadze, że wliczenie opłat za Internet odbywa się na tych samych zasadach, jak w przypadku abonamentu. Jeśli przedsiębiorca korzysta z Internetu zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych, nie może wliczyć opłat w koszty uzyskania przychodu. Jeśli jednak zainstaluje odrębny router - może to zrobić.
Mało tego, przedsiębiorca może wliczać w koszty uzyskania przychodu odsetki kredytu hipotecznego na mieszkanie, w którym prowadzi działalność. Wystarczy na podstawie tego samego współczynnika przeliczyć wysokość odsetek. Na tej samej zasadzie przedsiębiorca może rozliczyć remont mieszkania.
Jak to zaksięgować w KPiR?
Koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu należy zaksięgować w kolumnie trzynastej. Spójrzmy do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.09.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
§ 14. 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
Do tego potrzebny będzie dowód wewnętrzny, czyli po prostu faktura VAT. Do tego przyda się jeszcze dokument potwierdzający wydatek, na którym przedsiębiorca powinien określić metodę, którą posłużył się przy wyliczaniu kwoty.
