Prowadzenie działalności gospodarczej, zwłaszcza jednoosobowej, nie musi wiązać się z wynajmem odpowiedniego lokalu czy biura. Niekiedy wystarczy stół, kanapa czy blat kuchenny. Problem pojawia się, gdy w grę wchodzą koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu czy w domu. Który przedsiębiorca nie skorzystałby z możliwości wliczenia części czynszu do kosztów uzyskania przychodu?
Koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu, czyli które wydatki są prywatne?
Zacznijmy od samych kosztów uzyskania przychodu. Można pod nie podciągnąć mnóstwo wydatków, a przedsiębiorcy często wykazują się w tym dużą finezją. Co jednak istotne, takie koszty nie mogą mieć znamion wydatku o charakterze prywatnym. Można więc wliczyć w koszty firmowe zakup kota, jeśli ten wyłapuje myszy, grasujące pośród dokumentów. Gorzej za to będzie z zakupem garnituru. Przepisy pozostają niejednoznaczne, bo lista wydatków jest otwarta – a Izby Skargowe wydają mnóstwo interpretacji indywidualnych, kiedy sprawa nie jest oczywista.
Podstawowy kłopot stanowi rozdzielenie kosztów prywatnych od kosztów związanych z działalnością gospodarczą. Co gorsza, prawo również tego nie reguluje. Przedsiębiorca musi więc sam prowadzić odpowiednią dokumentację. Do tego potrzebne będą odczyty z liczników oraz bilingi. Rzecz w tym, że nie zawsze można tak szczegółowo rozliczyć opłaty. Zdaje się, że znacznym ułatwieniem rozliczania mediów byłoby wydzielenie osobnego pokoju. Do niedawna było to wymogiem. W takim pomieszczeniu nie mogły się znajdować prywatne sprzęty, a jedynie te niezbędne do pracy. Nie zawsze jednak jest to możliwe. Od 2017 roku przedsiębiorca może po prostu określić w procentach, jaką część powierzchni przeznacza na domowe biuro.
Można więc wyliczać wysokość opłat ustalając współczynnik, jaki wyznacza część przeznaczona na działalność gospodarczą podzielona przez powierzchnię całego mieszkania. Bez problemu w ten sposób rozliczymy czynsz. Co do mediów, wygodniejsze będzie zainstalowanie odrębnych liczników. Jeśli to niemożliwe, znów wykorzystamy współczynnik, choć nie będzie to już jednoznaczne i trzeba w tej kwestii być bardziej elastycznym. Prywatne zużycie wody będzie bez porównania większe od służbowego.
Do tego trzeba mieć jeszcze na uwadze, że wliczenie opłat za Internet odbywa się na tych samych zasadach, jak w przypadku abonamentu. Jeśli przedsiębiorca korzysta z Internetu zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych, nie może wliczyć opłat w koszty uzyskania przychodu. Jeśli jednak zainstaluje odrębny router – może to zrobić.
Mało tego, przedsiębiorca może wliczać w koszty uzyskania przychodu odsetki kredytu hipotecznego na mieszkanie, w którym prowadzi działalność. Wystarczy na podstawie tego samego współczynnika przeliczyć wysokość odsetek. Na tej samej zasadzie przedsiębiorca może rozliczyć remont mieszkania.
Jak to zaksięgować w KPiR?
Koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu należy zaksięgować w kolumnie trzynastej. Spójrzmy do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.09.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
§ 14. 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
Do tego potrzebny będzie dowód wewnętrzny, czyli po prostu faktura VAT. Do tego przyda się jeszcze dokument potwierdzający wydatek, na którym przedsiębiorca powinien określić metodę, którą posłużył się przy wyliczaniu kwoty.
