Dla firm i biur rachunkowych oznacza to mniej „naprawy po stronie klienta”, a więcej korekt wystawianych przez sprzedawcę i więcej pilnowania całego procesu.
Zasada ma być jedna: niezależnie od tego, czy błąd dotyczy danych nabywcy, nazwy towaru/usługi, stawki VAT, wartości, dat czy opisów, poprawa ma następować przez fakturę korygującą wystawianą przez wystawcę faktury pierwotnej.
Nabywca nie będzie już mógł samodzielnie „poprawić papierów” i domknąć tematu jednym dokumentem. Jeśli zauważy pomyłkę, musi ją zgłosić, uzyskać korektę i dopiero wtedy bezpiecznie rozliczyć fakturę. To wydłuża obieg, zwiększa liczbę kontaktów z dostawcami i podnosi ryzyko, że korekta nie zdąży przed zamknięciem miesiąca albo wysyłką JPK.
Najbardziej kłopotliwy wariant to błędny NIP nabywcy
W KSeF faktura ma funkcjonować jak zapis, którego nie da się „przepisać” na inny podmiot. Jeśli NIP jest pomylony, dokument formalnie trafia do podmiotu o tym numerze. Naprawa wymaga dwóch kroków: sprzedawca wystawia korektę „do zera” (na ten sam, błędny NIP), a następnie wystawia nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi. Efekt uboczny: więcej dokumentów, więcej powiązań w systemach i większe ryzyko dubli oraz pomyłek w obiegu wewnętrznym, np. zaksięgowania do złego kontrahenta, zdublowania zapisów albo mylenia korekty z nową fakturą.
To ma też wymiar podatkowy i operacyjny: gdy dane są błędne, rośnie ryzyko sporu o prawo do odliczenia VAT lub zaliczenia wydatku w koszty do czasu wyjaśnienia. Nawet jeśli finalnie wszystko da się naprawić, problemem staje się „kiedy” i kto tego dopilnuje przy setkach faktur miesięcznie. Do tego dochodzi bałagan w obiegu akceptacji: faktura „wisi”, ale płatność często i tak idzie, bo termin goni, a korekta przychodzi później.
KSeF zmieni sposób w jaki korygujemy faktury
Co zrobić, żeby nie utonąć? Po pierwsze, wzmocnić kontrolę danych przed wystawieniem i przed akceptacją: automatyczne sprawdzanie NIP (np. przez Białą Listę), walidacja kontrahenta w ERP, ograniczenie ręcznego wpisywania danych, centralne słowniki kontrahentów. Po drugie, ustalić procedurę błędów: kto zgłasza, jak oznaczamy dokument „do korekty”, kto monitoruje odpowiedzi i kiedy faktura wraca do rozliczenia. W praktyce pomaga prosta skrzynka „korekty@” albo system zgłoszeń, żeby nic nie ginęło w mailach. Po trzecie, warto w umowach lub zamówieniach dopisać standard obsługi korekt: termin, kanał kontaktu i osobę odpowiedzialną po stronie dostawcy.
Korekty mają obejmować także faktury sprzed obowiązku KSeF (papier/PDF). Korekta w systemie wskaże numer faktury pierwotnej, ale bez numeru KSeF tej faktury, bo go nie miała - przekonują eksperci fillUp.
