Przejazd taksówką w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie jest niczym niezwykłym. Przedsiębiorcy często korzystają z takiej formy transportu. Jednak nie zawsze w takiej sytuacji łatwo jest uzyskać fakturę. Pozostaje pytanie, czy paragon za taxi można ująć w koszty firmy.
Ustawa o podatku dochodowym mówi, że w koszty prowadzonej działalności można wliczyć większość wydatków, które dotyczą firmy. Zadaniem przedsiębiorcy jest wskazania, że dany zakup został poniesiony albo w celu osiągnięcia przychodów albo by zachować lub zabezpieczyć źródła przychodów. To, czego nie można wrzucić w koszty, ujęto zostało w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wydatków związanych z taxi tam nie ma, co oznacza, że nic nie stoi na przeszkodzie, by ująć je w kosztach. Oczywiście tylko wtedy, kiedy przejazd faktycznie dotyczył prowadzonej działalności i odbywał się na przykład w celu spotkania z kontrahentem.
Sam paragon za taxi może nie wystarczyć. Potrzebna jest albo faktura, albo paragon z NIP-em
Jednak aby taki zakup mógł faktycznie zmniejszyć dochód do opodatkowania musi on zostać odpowiednio udokumentowany. Standardowo takim dokumentem jest faktura, którą kupujący otrzymuje od sprzedawcy. Nie zawsze jednak taką można jest łatwo uzyskać, zwłaszcza jeżeli mamy do czynienia z przejazdem taksówką w obcym mieście.
Niestety sam paragon za taxi nie wystarczy, chyba że pojawi się na nim NIP nabywcy. Wtedy, jeżeli kwota przejazdu jest mniejsza niż 450 złotych, to taki paragon może zostać uznany za fakturę uproszczoną i co za tym idzie zostać zaksięgowany w koszty.
Jeżeli jednak kierowca nie ma możliwości wystawić nam paragon z NIP-em, to sam paragon nie pozwoli nam na odliczenie VAT-u lub ujęcie w koszty takiego wydatku. Nie ma też możliwości na przykład utworzenia dowodu wewnętrznego z takiego zakupu i w taki sposób ujęcie tego w ramach działalności.
Kupującemu nie pozostaje więc nic innego, jak zadbać o to, by kierowca wystawił fakturę VAT lub rachunek. Najlepiej już w momencie rozpoczęcia przejazdu poinformować o tym taksówkarza, a jeżeli zamawiamy taxi przez telefon to zapytać się od razu o to, jak uzyskać niezbędny dokument, by móc odliczyć dany zakup w kosztach.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy wygodniejsze może być skorzystanie z Ubera lub Bolta, bo tam może być łatwiej uzyskać fakturę
Dla przedsiębiorcy wygodniejsze może być w takiej sytuacji korzystanie z przejazdów oferowanych przez firmy typu Bolt czy Uber. Tam, gdzie zamawia się samochód przez aplikację telefonu, zazwyczaj można samemu założyć swoje konto, wpisać niezbędne dane, w tym nasz NIP.
Wtedy po przejeździe uzyskamy paragon z NIP-em lub fakturę, którą będziemy mieli od razu w aplikacji i będziemy mogli przekazać ją do działu księgowości.
