Przedsiębiorcy muszą zajmować się jednocześnie wieloma sprawami związanymi z prowadzoną działalnością. Nie zawsze są w stanie podjąć najlepsze dla nich decyzje biznesowe. Powierzenie tego zadania osobie bardziej doświadczonej czy lepiej znającej się na prowadzeniu firmy wydaje się więc dobrym pomysłem. Niektórzy decydują się więc korzystać ze wsparcia prokurenta.
Prokurent ustanawiany jest przede wszystkim w spółkach. Z reguły jest bowiem osobą, która lepiej zna się na prowadzeniu biznesu niż wspólnicy czy członkowie zarządu. Przedsiębiorstwa chętnie więc powołują nie jednego, a nawet kilku prokurentów. Zazwyczaj funkcję tę pełnią osoby zaufane takie jak menadżerowie wyższego szczebla czy dyrektorzy. Od niedawna prokurę mogą ustanawiać jednak także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Taką możliwość przyznał im znowelizowany w ramach Konstytucji dla biznesu artykuł 1091 Kodeksu cywilnego.
Prokura to nie to samo co pełnomocnictwo
W uproszczeniu można powiedzieć, że prokura stanowi rodzaj pełnomocnictwa. Jest jednak kilka różnic miedzy tymi pojęciami, więc nie powinno się ich traktować zamiennie. Przede wszystkim prokury nie może udzielić każdy, a jedynie przedsiębiorca podlegający obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Co więcej, pełnomocnictwo może być udzielane w różnym zakresie – na przykład do dokonania konkretnej czynności. W odniesieniu do prokury takiej możliwości nie ma. Ustawa dokładnie wyznacza zakres, w jakim może działać prokurent.
W przypadku pełnomocnictwa istnieje też możliwość udzielania dalszych pełnomocnictw (pełnomocnictw substytucyjnych). Nie przewidziano natomiast prokury substytucyjnej. Prokurent będzie mógł jedynie ustanowić pełnomocników do poszczególnych czynności.
Prokurent nie zawsze może działać samodzielnie
Zgodnie z artykułem 1091 Kodeksu cywilnego prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Przede wszystkim więc prokurent będzie uprawniony do reprezentowania spółki w trakcie postępowania sądowego, podatkowego czy administracyjnego. Do jego uprawnień będzie należało także składanie oświadczeń woli w imieniu spółki, a więc zawieranie umów, wypowiadania ich czy uznanie długów. Będzie też mógł reprezentować spółkę przed kontrahentami czy podwykonawcami oraz zaciągać zobowiązania.
Swoboda prokurenta została jednak ograniczona w przypadkach mających szczególne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Prokurent będzie potrzebował dodatkowo pełnomocnictwa szczególnego do dokonania takich czynności jak:
- Sprzedaż przedsiębiorstwa
- Oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania
- Sprzedaż i obciążenie nieruchomości wchodzących w skład przedsiębiorstwa.
Prokurent nie zawsze będzie też działał sam. Oprócz prokury samoistnej istnieje także prokura łączną. W tym drugim przypadku skuteczne podejmowanie czynności możliwe jest tylko przy współdziałaniu – z innym prokurentem, a czasem też z jednym ze wspólników czy członków zarządu.
Choć prokurent ma szerokie uprawnienia, może nim zostać praktycznie każdy
Prokurent w przedsiębiorstwie pełni ważną funkcję, jednak nie ma ograniczeń w zakresie jego doświadczenia czy wykształcenia. Jedynym wymaganiem narzuconym przez ustawę jest, by była to osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych. Wspólnicy czy zarząd spółki mają więc właściwie pełną dowolność w wyborze osoby na to stanowisko. Co więcej, nie muszą ograniczać się do jednej osoby, ale mogą powołać kilku prokurentów.
Dwa etapy ustanowienia prokury i obowiązkowy wpis do KRS
Prokurenta powołuje się w formie uchwały wspólników w przypadku spółek osobowych czy członków zarządu w odniesieniu do spółek kapitałowych. Samo powołanie nie jest jednak jeszcze równoznaczne z udzieleniem prokury. To drugie następuje poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia przez osobę uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorstwa i obowiązkowo w formie pisemnej. W praktyce jednak zwykle oba te etapy sprowadza się do jednej czynności dzięki objęciu uchwały o powołaniu i oświadczenia o udzieleniu prokury jednym dokumentem.
Prokura musi też zostać obowiązkowo wpisana do KRS. W tym celu wysyła się wniosek i dokonuje opłaty zarówno za sam wpis, jak i za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Możliwe jest też złożenie wniosku drogą elektroniczną.
W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą prokura wpisywana jest natomiast do CEiDG. Wpisu można dokonać poprzez zalogowanie do systemu i podpisanie wniosku Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
