UODO wydał poradnik dla pracodawców
UODO wydał właśnie nową publikację, pt.: „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”. Zgodnie z tytułem, wydawnictwo artykułuje w jaki sposób oraz w jakim zakresie powinny być przetwarzane dane osobowe pracowników przedsiębiorstwa. Zawiera również wskazówki dotyczące potencjalnych kandydatów, biorących udział w rekrutacji. Oprócz omówienia zagadnień związanych z przetwarzaniem danych osobowych osób zatrudnionych na umowę o pracę, poradnik daje również wskazówki dotyczące zatrudnienia na podstawie umów cywilno-prawnych.
Do kogo skierowany jest poradnik dla pracodawców?
Jak wskazuje UODO, publikacja przyda się pracodawcom, agencjom zatrudnienia, ale również potencjalnym pracownikom, którzy często nie mają pojęcia o prawach przysługujących im na mocy RODO. W poradniku znajdują się także zagadnienia dotyczące relacji między pracodawcą a związkami zawodowymi, firmami szkoleniowymi czy podmiotami świadczącymi usługi z zakresu medycyny pracy.
RODO zabrania korzystania z Facebooka przy rekrutacji
W dobie powszednienia social mediów, portale społecznościowe stały się dla rekruterów doskonałym źródłem informacji o kandydatach. Do korzystania z wiedzy o kandydatach lub pracownikach przyznaje się coraz więcej przedsiębiorstw, a nawet urzędów. Z Facebooka korzystają urzędy pracy, urzędy skarbowe oraz inne jednostki, którym brak nowoczesnych narzędzi do weryfikowania wątpliwych oświadczeń interesantów. Łatwo w ten sposób zweryfikować, że L4 pracownika, który umieszcza w sieci zdjęcia z wycieczki na Rodos, jest mocno naciągane. Podobną logiką kierują się pracodawcy.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
Wydawać by się mogło, że nie ma nic złego w zapoznaniu się z informacjami, które kandydaci na wybrane stanowiska, umieszczają w kanałach social mediów jako publiczne i ogólnie dostępne. Okazuje się jednak, że RODO zabrania korzystania z Facebooka przy rekrutacji. Ta sama zasada dotyczy wszelkich innych mediów społecznościowych. Dlaczego? UODO tłumaczy:
”Co do zasady niedopuszczalne jest gromadzenie przez pracodawców i agencje rekrutacyjne informacji zamieszczanych przez kandydatów do pracy na swój temat w mediach społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródłach (…) Co prawda rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na „budowanie” przez potencjalnych kandydatów do pracy swojego wizerunku w sieci, również w oczach przyszłego pracodawcy, poprzez zamieszczane w Internecie różnych informacji na swój temat, ale nie oznacza to, że informacje te mogą zostać wykorzystane w procesie rekrutacyjnym. Należy również pamiętać, że takie działanie potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w Internecie danych.”
Przypomnijmy, że RODO nie zabrania, ale ogranicza przetwarzanie danych osobowych do tych, które są niezbędne do finalizacji danego procesu. Jeśli więc mowa o procesie rekrutacyjnym, zbieranie informacji z social mediów jest bezzasadne.
RODO nie pozwala na konfrontowanie opinii o pracowniku u poprzedniego pracodawcy
O ile zakaz posiłkowania się informacjami o kandydatach z social mediów (skądinąd publicznymi i dostępnymi dla każdego) jest względnie zasadny, o tyle zakaz zasięgania opinii o kandydacie u poprzedniego pracodawcy cokolwiek dziwi. Dostęp do informacji o pracowniku od byłego pracodawcy może wzbudzać pewne obawy, gdy ustanie stosunku pracy przebiegało burzliwie. Tego rodzaju informacje mogą mieć jednak związek z procesem rekrutacyjnym. W moim odczuciu informacje o tym czy kandydat jest konfliktowy, kompetentny bądź rzetelnie wykonywał swoje obowiązki - bywają kluczowe dla wyników rekrutacji. Nie mówimy tu o pytaniach, które faktycznie mogłyby dyskryminować kandydata (o religię, poglądy polityczne, zamiary założenia rodziny itp.), ale o informacjach związanych z profilem pracownika.
Dla pracowników są to korzystne przepisy, ponieważ nie pozwalają na dłubanie rekruterów w prywatności kandydatów. Ale czy udostępnianie w profilach publicznych informacji o sobie nie jest, poniekąd, zaproszeniem do ich weryfikacji? Nawet jeśli tak jest, UODO podkreśla, że w świetle przepisów, RODO zabrania korzystania z Facebooka przy rekrutacji. Analogicznie z Twittera, Instagramu, NK i wszelkich innych również.
Zakaz zbierania danych „na zapas”
Przedmiotem zastrzeżeń UODO stały się również informacje zbierane „na zapas”, w przypadku gdy pracodawca spodziewa się rekrutacji w nieokreślonym czasie. Okazuje się bowiem, że ma on prawo gromadzić dane osobowe tylko na potrzeby konkretnej rekrutacji. Po jej zakończeniu, dane osób, które nie zostały przyjęte do pracy, powinny zostać niezwłocznie usunięte.
Pracodawca nie ma prawa potwierdzać wiarygodności przedstawianego przed kandydata dyplomu
RODO zabrania korzystania z Facebooka przy rekrutacji, ale również weryfikowania prawdziwości dyplomu potwierdzającego zdobyte przez kandydata wykształcenie. Jest to o tyle niezrozumiałe, że pracodawca musi, w zasadzie, uwierzyć na słowo każdemu kandydatowi, który bierze udział w rekrutacji. UODO komentuje:
„Potwierdzanie prawdziwości dyplomu ukończenia studiów wyższych, jak i innych danych zawartych w dokumentach przedkładanych przez kandydata w toku rekrutacji, poprzez kierowanie zapytań do podmiotów, które wydały te dokumenty jest niedopuszczalne. Polski prawodawca co do zasady nie przewiduje w przepisach krajowych uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów i danych w nich zawartych przedłożonych przez kandydatów w toku rekrutacji.”
Pracodawca w potrzasku?
W świetle nowych przepisów o ochronie danych osobowych, pracodawcy będą musieli uciekać się do tradycyjnych metod rekrutacyjnych. Pozostanie im ufać we wszystko, co mówią o sobie na rozmowie kwalifikacyjnej pracownicy. Zastanawiające jest, oczywiście, kto miałby weryfikować, czy pracodawca odmówił zatrudnienia danego kandydata z powodu rozczarowania jego poglądami wyrażonymi na Facebooku. Nie ma bowiem żadnego narzędzia, które zabroni rekruterowi na „podglądanie” kandydatów w mediach społecznościowych. Wygląda na to, że respektowanie rozporządzenia o ochronie danych osobowych będzie jak krążąca po Sieci maksyma: „Jeżeli czegoś nie wolno, ale się bardzo chce, to można.”
W artykule „RODO robi robotę – konsumenci usuwają swoje dane osobowe z mediów społecznościowych, banków i firm handlowych” pisaliśmy już o zwiększeniu się świadomości społeczeństwa w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. Zdarzają się i – jak sądzę – wciąż będą się zdarzać absurdy RODO, w których mistrzowie RODO będą wieść prym. Należy mieć jednak świadomość zmian, jakie nastały wraz z wejściem w życie rozporządzenia. Czasy, w których można było prowadzić niemal oficjalną inwigilację Kowalskiego, odchodzą w niepamięć. Okazuje się, że – jak pisał Tomasz Laba (Dane osobowe – RODO) – niektórzy sami, bezmyślnie udostępniają swoje dane osobowe, czego efektem był wpis jednego z internautów:
„Hehe siedze sobie w kolejce, jakaś babka gada przed telefon i słyszę : „podam dane męża„ xD
I leci pesel data urodzenia nr dowodu, adres, imię nazwisko, itp xD I cyyk kredycik xd.”
Jedno jest pewne: ucieczki od RODO już nie ma. Jak będzie z egzekwowaniem przepisów dowiemy się wkrótce. 30 września minął czas, który UODO dał firmom na dostosowanie się do przepisów o RODO. Kontrole UODO właśnie ruszyły.
