Czy smartfon zamiast stacjonarnego telefonu na recepcji sprawdzi się w zastępstwie tradycyjnej, drogiej i skomplikowanej centrali telefonicznej? Oczywiście, wystarczy chcieć – i mieć odpowiednie narzędzia, dzięki którym smartfon zamiast centralki telefonicznej sprawdzi się znakomicie.
Masz firmę – musisz mieć telefon. Choć klienci coraz częściej wybierają kontakt z przedsiębiorcą za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatorów, to dla większości z nas wciąż kontakt telefoniczny jest podstawowym sposobem komunikacji. Posiadanie telefonu firmowego to zatem biznesowy must-have.
Dla większości z nas „telefon komórkowy” kojarzy się wyłącznie ze smartfonem, który zawsze mamy przy sobie. To zrozumiałe – umożliwia bowiem kontakt z nami zawsze i wszędzie, czy to w biurze, czy w terenie. W codziennej praktyce biznesowej wciąż wielu przedsiębiorców korzysta również z tradycyjnej telefonii stacjonarnej. Wydaje się, że obecnie to bardziej kwestia utartej praktyki, a nie konieczności – smartfony potrafią już bowiem doskonale zastąpić telefony stacjonarne, przy okazji dodając kilka pożytecznych opcji i, co ważne, obniżyć koszty działalności gospodarczej.
Smartfon zamiast tradycyjnego telefonu stacjonarnego? To ma sens (i przy okazji obniża koszty)
Operatorzy telefonii komórkowej oferują bowiem usługę, którą można nazwać „komórką stacjonarną”. Operator w takim przypadku wciąż daje klientowi samą kartę SIM lub kartę wraz z telefonem, przy czym zasięg działania usługi jest ograniczony do konkretnego adresu. Przykładowo w sieci Plus usługa Komórka Stacjonarna dla Firm pozwala na korzystanie z promocyjnej oferty w zasięgu 500 metrów od podanego na umowie adresu. Tak duży zasięg (nie do osiągnięcia dla tradycyjnych telefonów bezprzewodowych) pozwala na swobodne korzystanie z telefonu nawet w sporych zakładach pracy. Nawet wtedy, gdy wyskoczymy na burgera do knajpki w pobliżu biura.
Warto dodać, że koszt takiej usługi jest niezwykle niski. Najtańszy abonament kosztuje raptem 15 złotych, w zamian zaś otrzymujemy nielimitowane rozmowy do sieci Plus, a do pozostałych płacimy 19 groszy za minutę netto. Jeśli zależy nam na nielimitowanych rozmowach, to taki abonament również jest dostępny i kosztuje 25 złotych. Co więcej, jeśli skorzystamy z programu SmartFirma, możemy koszt abonamentu obniżyć do poziomu 5 zł netto.
Komórka stacjonarna to jednak nie tylko niskie koszty – to przede wszystkim większe możliwości
Jednocześnie, jak wspomniałem, korzystanie ze smartfona zamiast tradycyjnego telefonu stacjonarnego daje większe możliwości. Pracownik korzystający z takiego telefonu, podłączony do sieci WiFi, może bez problemu skorzystać np. z dostępu do firmowej skrzynki pocztowej czy zarządzać stroną internetową. Wszystko z poziomu jednego i tego samego urządzenia. Sprzężenie kilku usług pozwala zatem np. na szybkie wysłanie klientowi wizytówki czy udostępnienie oferty lub potwierdzenie złożonego zamówienia. W czasach, gdy konkurencja w każdej branży jest ogromna, czas i jakość obsługi ma ogromne znaczenie. Używanie smartfona jako telefonu stacjonarnego pozwala na wykorzystanie wszystkich możliwości, jakie dają współczesne telefony komórkowe. A te są niemal nieograniczone, przecież na telefonach można nagrać wideo w dobrej jakości, napisać powieść i zrobić właściwie wszystko to, co potrafi tradycyjny komputer. Z tą różnicą, że tego ostatniego nie zabierzemy ze sobą do magazynu, prowadząc jednocześnie rozmowę z klientem.
Jednocześnie, decydując się na smartfon zamiast stacjonarnego telefonu, nie rezygnujemy z żadnych udogodnień dostępnych do tej pory. Przełączanie połączeń? Żaden problem. Połączenia oczekujące? Czemu nie. Nagrywanie rozmów? Od tego są setki aplikacji. Smartfon zamiast tradycyjnego telefonu to jak Donna ze Suits wobec wszystkich innych asystentek na świecie. Albo jak porządny multitool przy scyzoryku – niby podobne, ale nieporównywalne. W końcu na tradycyjnym telefonie nie zainstalujemy dodatkowo Skype’a, aby móc uczestniczyć w czacie z klientem – a na smartfonie sprowadza się to do kilku kliknięć. A to raptem jedna z niemal nieograniczonych możliwości, jakie daje biuro w smartfonie.
Smartfon zamiast centralki telefonicznej – czy to w ogóle ma sens?
Sam telefon to jednak za mało. Jeśli firma zatrudnia kilku lub więcej pracowników, posiada rozbudowaną strukturę wewnętrzną czy po prostu zależy jej na dobrej obsłudze kontrahentów – niezbędne są dodatkowe narzędzia, które pozwolą na fachową, telefoniczną obsługę klienta. Do tej pory właściwie jedynym, sensownym rozwiązaniem była droga, tradycyjna centralka telefoniczna – urządzenie, które pozwalało na automatyczna witanie klientów, umożliwiało połączenie z wybranym działem czy pracownikiem, wysłanie faksu czy zostawienie wiadomości głosowej.
Rozwiązanie to ma jednak kilka wad. Po pierwsze: jest kosztowne. Nawet najtańsze centralki telefoniczne kosztują co najmniej kilkaset złotych, a rozbudowa o dodatkowe funkcje potrafi windować koszty naprawdę wysoko. Po drugie: centralki są skomplikowane w obsłudze. Nie każda firma może sobie pozwolić (albo po prostu nie ma takiej potrzeby) na utrzymywanie własnych działów IT, więc preferują one rozwiązania proste, działające od razu po uruchomieniu i łatwe w konfiguracji.
Można jednak to zrobić inaczej: właśnie tak, aby było łatwiej, szybciej, wygodniej, no i przy okazji taniej. Przykładowo, Plus oferuje usługę Centralka firmy. Jak to działa? Jest to usługa, działająca po stronie operatora – a więc współpracująca z dowolnym telefonem komórkowym. Za niecałe 10 złotych miesięcznie zyskujemy:
- menu z własnym powitaniem i wyborem tonowym,
- przekierowanie na numery poszczególnych pracowników,
- przekierowanie na pocztę głosową,
- wysyłanie faksów,
plus kilka innych drobiazgów. Obsługa usługi jest prosta, co wyjaśnia poniższy film.
W praktyce zatem za dosłownie kilka złotych możemy nie dość, że poprawić jakość obsługi naszych klientów, to – niejako przy okazji – obniżyć koszty działalności, nie tracąc właściwie nic. Klienci z pewnością będą zadowoleni z nowej, wyższej jakości świadczonych przez nas usług. Wystarczy wymienić smartfon zamiast tradycyjnego telefonu i centralki telefonicznej. Nic więcej do recepcji w mniejszej (i nieco większej też) firmie nie potrzeba.
Artykuł powstał we współpracy z siecią Plus.
