Przedsiębiorcy, zwłaszcza prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, często szukają sposobów na obniżenie kosztów w firmie i dodatkowe oszczędności. Aby móc skutecznie oszczędzać, przedsiębiorca powinien jednak pamiętać o kilku kwestiach – i nie chodzi wyłącznie o wliczanie jak największej ilości wydatków w koszty firmowe.
Oszczędności w firmie – od czego zacząć?
Przedsiębiorcy, którzy chcą skutecznie działać na rynku, muszą z jednej strony pracować nad podniesieniem przychodów firmy, z drugiej – nad obniżaniem kosztów. Dzięki temu nie tylko zwiększają swój własny zysk, ale też zapewniają prowadzonemu biznesowi większą stabilność, zwłaszcza na wypadek pogorszenia się nastrojów konsumentów (z czym mamy zresztą do czynienia obecnie) i tym samym – spadku sprzedaży. Prowadzący działalność, zwłaszcza jednoosobową, szukają zatem oszczędności i sposobów na to, jak zmniejszyć ponoszone obciążenia finansowe. Jak zacząć?
W pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien zastosować się do zasady, która świetnie sprawdza się również w przypadku domowego budżetu. Mowa o… rachunku sumienia – a konkretniej, o analizie ponoszonych kosztów. Warto zatem spisać wszystkie najważniejsze wydatki i podzielić je na koszty stałe i ruchome; do tych pierwszych można zaliczyć m.in. koszt wynajmu biura czy wynagrodzeń pracowniczych, do tych drugich – wydatki na paliwo, rachunki i inne koszty, które są ponoszone regularnie, ale ich wysokość nie jest taka sama. Dzięki takiemu zestawieniu przedsiębiorcy będzie łatwiej ocenić, gdzie najłatwiej będzie poszukać oszczędności – lub które wydatki można byłoby zredukować niemal do zera.
Jak można oszczędzać jako przedsiębiorca? 5 sposobów, które warto wziąć pod uwagę
Co może zatem zrobić przedsiębiorca, by zredukować koszty w firmie i zaoszczędzić? Sposobów jest co najmniej kilka.
-
Outsourcing usług
Pierwszym sposobem – choć nie zawsze intuicyjnym – jest outsourcing usług. Mowa o zleceniu innym firmom wykonywania konkretnych usług; dobrym przykładem jest outsourcing usług księgowych. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi zatrudniać księgowej na etat – może za to zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznemu specjaliście czy nawiązać współpracę z biurem rachunkowym. To samo dotyczy np. prowadzenia działań marketingowych. Powierzenie konkretnych działań zewnętrznemu specjaliście może być tańsze, niż zatrudnienie pracownika – zwłaszcza jeśli wykonanie wspomnianych czynności realnie zajmują kilka-kilkanaście godzin w ciągu miesiąca.
2. Elektroniczny obieg dokumentów
Kolejnym sposobem na zmniejszenie wydatków firmowych może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. To dobre rozwiązanie, jeśli przedsiębiorca zużywał do tej pory sporo papieru i przy okazji mocno eksploatował firmowe drukarki. Obecnie można też znaleźć na rynku oprogramowanie różnego rodzaju, które pomaga w prowadzeniu cyfrowej dokumentacji. Warto zaznaczyć, że elektroniczny obieg dokumentów to też szansa na zaoszczędzenie dodatkowego miejsca w firmie – przechowywanie danych elektronicznie pozwala zwolnić miejsce w biurze na obszerne segregatory z dokumentami. Przedsiębiorca musi pamiętać jedynie, by odpowiednio zabezpieczyć dane przechowywane w formie elektronicznej.
3. Przegląd opłat: które opłaty można obniżyć, a które – zredukować do zera?
To krok, którego nie powinien pomijać żaden przedsiębiorca – a zwłaszcza ten, który prowadzi małą działalność jednoosobową. Warto przeanalizować ponoszone koszty i zastanowić się, które z nich – i jak – można obniżyć. Większość przedsiębiorców może na przykład poszukać oszczędności, jeśli chodzi o opłaty za media. Dobrym pomysłem jest sprawdzenie swoich taryf i umów na dostarczanie mediów; przedsiębiorca może spróbować renegocjować umowę w taki sposób, by lepiej dopasować ją do potrzeb swojej firmy. Na dłuższą metę oszczędności może przynieść również wymiana starych urządzeń, które pochłaniają mnóstwo energii. Warto też pamiętać o regularnym sprawdzaniu stanu poszczególnych instalacji, w tym m.in. wodno-kanalizacyjnej; niepokoić powinno zwłaszcza zwiększone zużycie wody, mogące świadczyć o jakiejś awarii.
Przedsiębiorca nie powinien jednocześnie ograniczać się do opłat za media – warto przejrzeć abonamenty firmowe, przeanalizować, czy każde płatne oprogramowanie faktycznie jest wykorzystywane, jakie są koszty reklamy (i czy realnie przekładają się na zysk ze sprzedaży lub budowanie lepszego wizerunku), czy można zaoszczędzić na kosztach związanych z logistyką (jeśli przedsiębiorca sprzedaje jakieś produkty). Możliwości jest naprawdę sporo; prowadzący firmę musi zatem sam zdecydować, które koszty może zredukować do zera, które obniżyć (również poprzez negocjacje z dostawcami), a które będą musiały pozostać na dotychczasowym poziomie.
4. Dobrym sposobem na oszczędności jest… konto oszczędnościowe
Metodą na oszczędzanie, która raczej nie kojarzy się ze sposobem dla przedsiębiorców, jest… konto oszczędnościowe. Mikroprzedsiębiorcy również mogą w ten sposób ulokować zgromadzone środki. Konto oszczędnościowe dla przedsiębiorców oferuje m.in. Bank Pekao. Osoby, które zdecydują się na otworzenie Konta Oszczędnościowego Biznes do 31 grudnia 2024 r., mogą liczyć na promocyjne oprocentowanie w wysokości 5,5 proc. w skali roku przez okres pierwszych 92 dni. Konto mogą założyć osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną lub osobową z księgowością uproszczoną oraz rezydenci, którzy od 180 dni nie byli związani z bankiem umową konta firmowego – i zawrą umowę o „Konto Biznes z Żubrem” oraz „Konto Oszczędnościowe Biznes”.
Co istotne, przedsiębiorcy, którzy założą Konto Oszczędnościowe Biznes nie muszą obawiać się, że środki na tym koncie będą zamrożone – możliwe jest swobodne dokonywanie wpłat i wypłat bez utraty odsetek, które naliczane są dziennie i dopisywane do salda konta na koniec każdego miesiąca. Co więcej, prowadzenie rachunku jest bezpłatne – podobnie jak wykonanie każdego pierwszego przelewu w miesiącu w bankowości elektronicznej. Oferta jest zatem wyjątkowo korzystna, bo z jednej strony gwarantuje przedsiębiorcy zysk w postaci odsetek (a można ulokować na koncie sporą kwotę), z drugiej – ogromną elastyczność w korzystaniu ze zgromadzonych środków.
5. Dofinansowanie na szkolenia, doradztwo i nie tylko
Przedsiębiorca szukający oszczędności może również podejść do tematu z zupełnie innej strony – mowa o wykorzystywaniu wszelkich dofinansowań i dotacji do działalności gospodarczej. Najczęściej można uzyskać dodatkowe środki na szkolenie pracowników i podnoszenie ich kompetencji; warto jednak zwrócić też uwagę np. na pojawiające się regularnie dofinansowanie z ZUS (na podniesienie bezpieczeństwa pracowników) czy na programy unijne. Korzystając z dofinansowań i dotacji przedsiębiorca może w ten sposób oszczędzić środki, które i tak musiałby prędzej czy później ponieść.
Sposobów na oszczędzanie w firmie jest oczywiście znacznie więcej; dużo jednak zależy od branży, w której działa przedsiębiorca, charakteru jego działalności oraz wielkości biznesu. Pewne jest natomiast to, że warto raz na jakiś czas przeanalizować swoje koszty i przychody i zastanowić się, co można byłoby zmienić tak, by na koncie firmowym zostawało więcej – co z kolei przekłada się na zapewnienie biznesowi lepszej stabilności i zadbanie o kondycję finansową firmy.
Artykuł powstał we współpracy z Bankiem Pekao S.A.
