Coraz bliżej KSeF. Nowy obowiązek wejdzie w życie już za kilka miesięcy
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF będzie spoczywał na firmach z obrotem powyżej 200 mln zł; od 1 kwietnia - dla pozostałych firm. Na wyjątek ustawodawca zdecydował się jedynie w przypadku najmniejszych przedsiębiorstw, ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie - dla nich KSeF stanie się obowiązkowy dopiero od 2027 r.
Najważniejszą zmianą, jaka wiąże się z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, jest odejście od tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych (np. w formacie PDF) na rzecz jednolitego, cyfrowego standardu, czyli faktury ustrukturyzowanej.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, jest to dokument w formacie XML, zgodny z określoną strukturą logiczną (FA), który jest wystawiany i otrzymywany wyłącznie za pośrednictwem centralnego systemu KSeF. Każda taka faktura, po pomyślnym przetworzeniu, otrzymuje unikalny numer identyfikujący ją w systemie.
Należy przy tym podkreślić, że KSeF będzie służył wyłącznie do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Do systemu nie będą przesyłane inne dokumenty księgowe, takie jak faktury pro forma, noty obciążeniowe czy uznaniowe.
Jak prawidłowo wystawić fakturę w KSeF? Przewodnik krok po kroku
Proces wystawienia e-faktury, choć zautomatyzowany, będzie wymagał od przedsiębiorców i ich biur rachunkowych kilku kroków. MF, chcąc przygotować przedsiębiorców na nowy obowiązek, opublikowało specjalny poradnik.
Zgodnie z tym poradnikiem, pierwszym krokiem na drodze do wystawienia faktury w ramach KSeF jest weryfikacja i nadanie odpowiednich uprawnień w systemie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, właściciel jest automatycznie uprawniony do wystawiania faktur. W przypadku spółek konieczne jest uwierzytelnienie za pomocą elektronicznej pieczęci kwalifikowanej lub złożenie specjalnego zawiadomienia ZAW-FA, w którym wyznacza się osobę fizyczną uprawnioną do działania w imieniu podmiotu.
Po uzyskaniu dostępu i uwierzytelnieniu się w systemie (np. za pomocą podpisu zaufanego lub tokena autoryzacyjnego), użytkownik wypełnia dane faktury w swoim programie finansowo-księgowym, zintegrowanym z KSeF. Po sprawdzeniu poprawności danych, faktura jest wysyłana do centralnego systemu, gdzie podlega automatycznej weryfikacji.
Jeśli dokument jest poprawny, zostaje przyjęty, a system nadaje mu unikalny numer KSeF i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dopiero w tym momencie fakturę uznaje się za formalnie wystawioną.
To właśnie to decyduje o dacie wystawienia faktury. Przedsiębiorcy będą musieli o tym pamiętać
Jedną z najważniejszych i potencjalnie najbardziej problematycznych zmian jest nowy sposób określania daty wystawienia faktury. Zgodnie z nowymi przepisami, co do zasady, datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej przesłania do KSeF.
Istnieje tu jednak istotny wyjątek. Jeśli data wskazana przez podatnika w odpowiednim polu pliku XML (pole P_1) jest wcześniejsza niż data faktycznego przesłania faktury do systemu, to za datę wystawienia uznaje się tę wcześniejszą datę, podaną przez podatnika. Taka sytuacja będzie traktowana jako wystawienie faktury w trybie offline.
Co ważne, system nie pozwoli na antydatowanie w drugą stronę. Jeśli data wskazana przez podatnika w pliku będzie późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF (czyli będzie datą z przyszłości), dokument zostanie automatycznie odrzucony przez system.
Nowe przepisy wprowadzają zatem rewolucję w procesie fakturowania, która wymaga od przedsiębiorców nie tylko dostosowania technologicznego, ale również dogłębnego zrozumienia nowych zasad, zwłaszcza tych dotyczących tak fundamentalnej kwestii, jak moment powstania dokumentu sprzedaży.
