Można się domyślać, że nie każdy przedsiębiorca jest gotowy zatrudnić osoby uprzednio skazane. Niektórym nawet nie wolno tego zrobić. Żądanie zaświadczenia o niekaralności od kandydata starającego się o pracę jest przywilejem tej drugiej grupy. Pozostałym nie wolno nawet prosić o takie zaświadczenie.
Przepisy kodeksu pracy jasno określają, jakich danych osobowych możemy żądać od pracowników
Wydawać by się mogło, że żądanie zaświadczenia o niekaralności od kandydata na pracownika nie powinno budzić większych wątpliwości. Nie każdy przedsiębiorca musi przecież chcieć zatrudniać przestępcę. Wcześniejszy konflikt z prawem może stanowić pewien prognostyk zachowania danej osoby w przyszłości. Do pracowników trzeba zaś mieć zaufanie. Oczywiście na drugiej stronie szali znajdziemy konieczność zapewnienia osobom już rozliczonym z wymiarem sprawiedliwości możliwość powrotu do normalnego funkcjonowania w społeczeństwie. Obowiązujące przepisy stają na jej straży.
Prawdę mówiąc, żądanie zaświadczenia o niekaralności w trakcie rekrutacji w ogóle nie mieści się w ramach określonych przez kodeks pracy. Katalog danych osobowych, których możemy oczekiwać od kandydata oraz już zatrudnionego pracownika, jest zamknięty. Interesuje nas w tym przypadku art. 22¹ przywołanej ustawy.
§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
[…]
Jak widać, zaświadczenie o niekaralności nie znalazło się w żadnym z tych katalogów. Na przeszkodzie stoi nam także art. 10 RODO, który wyraźnie wyklucza przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych bez wyraźnej podstawy prawnej, która by nas do tego upoważniała.
Żądanie zaświadczenia o niekaralności przez przedsiębiorcę bardzo rzadko będzie miało podstawę prawną
Ograniczenia wynikające z przepisów RODO znajdują swoje uzasadnienie także w treści art. 21¹ §4, który wskazuje, kiedy możemy zażądać danych osobowych spoza któregoś z ustawowych katalogów.
§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Warto także zwrócić uwagę na sytuacje, w których przedsiębiorca może samodzielnie uzyskać informację o karalności pracownika albo kandydata starającego się o pracę. Uprawnienie takie istnieje i wynika z art. 6 ust. 1 pkt 10) ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym.
1. Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje:
[…]
pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej;
[…]
Po raz kolejny trzymamy się tego samego schematu. Mamy dostęp do informacji wtedy, gdy ustawa wprost nam takowy przyznaje. Kiedy więc żądanie zaświadczenia o niekaralności będzie dopuszczalne? Co do zasady sytuacja taka zachodzi wtedy, gdy ustawodawca wprost przewiduje, że dany zawód mogą wykonywać jedynie osoby niekarane. Przepisy tego typu znajdziemy w różnych ustawach. Duża część to szeroko rozumiani pracownicy państwa: nauczyciele, prokuratorzy, policjanci, strażnicy więzienni, urzędnicy służby cywilnej.
Z punktu widzenia przedsiębiorców najczęstszym przypadkiem będą ochroniarze. Art. 19 ustawy o ochronie osób i mienia wprost nakłada na przedsiębiorców prowadzących firmy ochroniarskie obowiązek weryfikowania karalności swoich pracowników. Osoba skazana nie może być pracownikiem ochrony. Istnieje jednak pewna poważna wątpliwość. Przepisy przywołanej przed chwilą ustawy niekoniecznie obejmują ochroniarzy w potocznym tego słowa rozumieniu. Wydaje się więc, że żądanie zaświadczenia o niekaralności od stróża niebędącego pełnoprawnym pracownikiem ochrony pozostaje nieuprawnione.
