Pracodawca niekiedy musi zapewnić swojemu personelowi napoje. Dotyczy to przede wszystkim okresu upałów, ale nie tylko. Na szczęście z punktu widzenia przedsiębiorcy zakup napojów dla pracowników to kolejny koszt uzyskania przychodu. Wystarczy udokumentowanie zakupów wody, kawy, herbaty czy soków.
Pracodawca musi zapewnić swoim pracownikom coś do picia nie tylko w czasie upałów, ale także na co dzień
Typowy dla lata upał potrafi dać się we znaki pracownikom zarówno na zewnątrz, jak i w firmowych pomieszczeniach. Nie bez powodu przepisy nakładają na przedsiębiorców określone obowiązki związane z zapewnieniem pracownikom napojów, gdy temperatura przekroczy 28 stopni wewnątrz budynku i 25 stopni na zewnątrz. Wynika on z §4 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
1. Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:
1) w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C,
2) w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25ºC,
4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.
2. Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 – napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.
To nie koniec, bo istnieje także §112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z tym przepisem, zakup napojów dla pracowników stanowi obowiązek, który należy wypełniać zawsze. Ściślej rzecz ujmując: absolutnym minimum jest woda pitna. Pracodawcy pozostawiono jednak dowolność w kwestii wyboru napojów. Wystarczy, że personel do nich swobodny dostęp.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.
Siłą rzeczy zakup napojów dla pracowników wymaga poniesienia nakładów finansowych przez przedsiębiorcę. Na szczęście takie wydatki jak najbardziej stanowią koszt uzyskania przychodów.
Zakup napojów dla pracowników to dość oczywisty wydatek przedsiębiorstwa
Jak wiemy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Pomijając oczywiście wyłączenia z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zakup napojów dla pracowników jak najbardziej wpisuje się w tę definicję. Nie chodzi nawet o to, że realizujemy w ten sposób obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Nasi pracownicy, którzy mają dostęp do wody i innych napojów pracują w bardziej komfortowych warunkach. Zapewniamy w ten sposób ich podstawowe biologiczne potrzeby. Dzięki temu pracują wydajniej, czy może raczej: nie pracują niewydajnie z powodu pragnienia. Związek z osiąganymi przychodami i zabezpieczaniem ich źródeł jest tutaj wręcz oczywisty.
Warto zwrócić uwagę na interpretację indywidualną z 7 maja 2013 r. o sygnaturze IPPB5/423-129/13-2/MK. Jej treść jasno wskazuje, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów nawet wartość zużywanych przez pracowników podczas spotkań, narad oraz szkoleń produktów spożywczych. Wlicza się w to wodę, herbatę, kawę soki, a nawet dodatki do nich, takie jak cukier, czy ciastka.
Czego nie możemy uznać za koszt uzyskania przychodu, to wydatki na produkty spożywcze podawane w trakcie spotkań z kontrahentami. W teorii dotyczy to nawet drobnych zwyczajowych poczęstunków dla klienta albo partnera biznesowego. Są to bowiem wydatki reprezentacyjne, które zostały wprost wyłączone w art. 23 ust. 1 pkt 23) ustawy o PIT.
1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
[…]
23) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych;
Obowiązująca linia interpretacyjna o nie wymaga nawet elementu wystawności takiego poczęstunku. Nawet zaoferowanie klientowi butelki wody mineralnej w upalny dzień ma kreować pozytywny wizerunek przedsiębiorcy wśród partnerów. Tym samym o zaliczeniu takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie może być mowy.
